Sfaturi esențiale pentru protejarea datelor clienților

Ținând cont de înmulțirea cazurilor de încălcare a datelor, acum mai mult ca oricând este esențial ca toate firmele să ia măsuri pentru a proteja datelor clienților. Este de preferat să aplicăm o abordare proactivă decât să reacționăm în fața unui dezastru ce ar fi putut fi prevenit și care ar prejudicia reputația firmei, ar costa bani și ar duce la pierderea clienților.

Aflați cum puteți proteja informațiile clienților prin intermediul câtorva sfaturi care vă vor păstra clienții fericiți și vor garanta siguranța firmei.

Stabiliți ce date dețineți și unde sunt stocate

Unul dintre primele lucruri recomandate este efectuarea inventarului. Ce tip de date dețineți? Numere de carduri de credit? Coduri numerice personale?

În plus, aflați unde și în ce condiții sunt stocate toate datele confidențiale și cu caracter personal. Acestea se pot afla pe telefoanele mobile, pe stickurile de memorie, pe tablete, computere sau servere. Organizați datele în funcție de tip și locație, asigurându-vă că le actualizați în mod corespunzător.

Nu uitați elementele de bază

Înainte de a investi timp și bani în software-uri de securitate, începeți cu noțiunile fundamentale. Instalați programe antivirus și software-uri de securitate pe toate computerele și dispozitivele companiei și asigurați-vă că sunt actualizate.

Deoarece puteți primi mesaje de e-mail de la persoane noi în fiecare zi, procedați cu precauție înainte de a le deschide. Așa cum urmăriți tot ceea ce se întâmplă cu surorile Kardashian, trebuie să cunoașteți care sunt noutățile în domeniul riscurilor de securitate, virușilor și programelor malware.

Implicați-vă angajații

Nu este suficient să aflați cum să protejați datele clienților; nici angajații dvs. nu trebuie să devină victime. Transmiteți tot ceea ce aflați angajaților dvs., astfel încât aceștia să-și realizeze sarcinile care le revin, ajutându-vă să păstrați siguranța informațiilor confidențiale.

Organizați ședințe periodice pentru a discuta măsurile pe care trebuie să le ia fiecare, care sunt cele mai noi măsuri de securitate pe care le implementați și cum pot fi utilizate acestea. Este nevoie doar de o singură verigă slabă pentru ca prevederile privind datele cu caracter personal să fie încălcate.

Păstrați doar ceea ce vă trebuie

De-a lungul desfășurării activității dvs., veți colecta o mulțime de informații de la clienți. Analizați-le pentru a stabili care sunt esențiale și care sunt inutile. Nu păstrați datele care nu vă trebuie și nu le mai colectați.

Nu uitați că aveți obligația de a proteja toate datele confidențiale și cu caracter personal pe care le dețineți. În plus, asigurați-vă că folosiți informații precum codurile numerice personale și numerele de carduri de credit numai în scopuri legale și necesare.

Limitați accesul angajaților la date

Nu transformați compania într-un film de groază în care telefonul sună din casă. Traducere: angajații dvs. trebuie să aibă acces numai la datele clienților care le sunt necesare pentru realizarea sarcinilor de lucru. Dacă dețineți o firmă mică cu doar câțiva angajați, iată un sfat deosebit de important:

examinați sarcinile de lucru ale angajaților și comparați-le cu datele clienților de care au nevoie pentru realizarea lor. Nu doriți să descoperiți că unul dintre angajații dvs. este infractorul pe care încercați să îl țineți departe de firmă.

Analizați posibilitatea utilizării unui server dedicat

Dacă sunteți proprietarul unei firme mici, s-ar putea să folosiți un server partajat pentru a nu avea cheltuieli mari. Cu toate că acest lucru este de înțeles, există totodată un risc. Nu știți cine are acces la server sau ce tip de informații sunt stocate și vizibile pe server.

Înainte de toate, nu lăsați ca vulnerabilitatea sau riscul de securitate al altora să devină al dvs. Cu un server dedicat riscurile sunt reduse, iar dvs. nu aveți de ce să vă faceți griji. Stabiliți produsele pentru care se merită să cheltuiți bani.

Distrugeți documentele confidențiale imprimate

Poate că nu știți, dar prin lege aveți obligația de a distruge toate informațiile clienților și angajaților folosite în scopuri comerciale. A lua măsuri înseamnă să ardeți ori să tăiați documentele confidențiale imprimate. Aflați pentru cât timp trebuie să păstrați documentele de afaceri și asigurați-vă că le distrugeți imediat ce nu mai sunt necesare.

Acest lucru este valabil și pentru fișierele digitale. Doar pentru că apăsați tasta „Delete” nu înseamnă că ați eliminat fișierele din computerul dvs. Pe lângă golirea coșului de reciclare (Windows) sau a folderului coș de gunoi (Mac), există programe de ștergere a software-urilor, care „taie” digital fișierele confidențiale din computerele firmei și de pe unitățile de hard disk. Este important să le utilizați în mod eficient.

Nu neglijați securitatea fizică

Imaginați-vă cât de stânjenitor ar fi să cumpărați cel mai sofisticat program de securitate digitală, iar un hoț să intre pe ușa neîncuiată și să fure un computer sau un hard disk. Chiar dacă infractorul nu poate să acceseze informațiile, rămâne valabil faptul că datele se află în posesia unor persoane nedorite. Și nu se știe dacă și când cineva va reuși să acceseze în cele din urmă informațiile stocate.

Aveți grijă de securitatea fizică, cumpărând cabluri și lacăte de calitate, stocând fișierele și documentele confidențiale într-o încăpere încuiată și asigurându-vă că angajații se deconectează de la computere. În plus, creați controale de acces pentru locația fizică, astfel încât să știți cine are acces în anumite locuri și la anumite informații. Chiar dacă lucrați de acasă, măsurile suplimentare de securitate pentru firma dvs. nu vor constitui niciodată o idee proastă.

În mod ideal, se recomandă să reduceți riscurile la minimum aflând cum să protejați informațiile clienților.

Introducere în Microsoft 365

Este același Office pe care îl cunoașteți, plus instrumente pentru a vă ajuta să lucrați mai bine împreună, pentru a putea face mai mult, oricând și oriunde.

Cumpărați acum

Date și idei pentru afaceri nu oferă recomandări de specialitate în domeniul fiscal sau financiar. Ar trebui să luați legătura cu propriul specialist în domeniul fiscal sau financiar pentru a-i prezenta situația dvs.