Partajarea fișierelor pentru întreprinderile mici

În calitate de proprietar sau angajat al unei întreprinderi mici, nu aveți timp de pierdut. Probabil utilizați deja o serie de instrumente care vă economisesc timpul, însă puține instrumente sunt la fel de simple și productive ca cele de partajare a fișierelor.  

Citiți mai departe pentru a afla mai multe despre partajarea fișierelor și modurile în care aceasta poate optimiza procesele de lucru și productivitatea echipei dvs. 

Ce este partajarea fișierelor? 

Partajarea de fișiere se referă la acțiunea generică de trimitere a fișierelor către alte persoane. Când fișierele sunt partajate prin e-mail ca atașamente, este deseori necesar ca acestea să fie trimise în mod repetat de la o persoană la alta pentru a fi descărcate, revizuite, editate și trimise înapoi. Acest proces duce la crearea mai multor versiuni ale aceluiași document, ceea ce face dificilă identificarea celei mai recente versiuni. 

Deși trimiterea fișierelor prin e-mail este o soluție adecvată, aceasta este ineficientă în majoritatea cazurilor. Cel mai bun mod de a partaja fișiere este un serviciu de stocare în cloud. Stocarea în cloud vă permite să partajați și să accesați rapid fișierele, fără a utiliza atașament e-mail. 

Cu condiția de a avea permisiunea necesară, un angajat sau un client poate lucra la un fișier partajat. Nici măcar nu este necesar să trimiteți fișierele de la o persoană la alta pentru a colabora. Două sau mai multe persoane pot lucra la același fișier în timp real.  

Puteți utiliza partajarea de fișiere bazată pe cloud pentru majoritatea fișierelor, inclusiv: 

  • Documentele 
  • Diaporamele 
  • PDF-urile 
  • Foile de calcul 
  • Videoclipurile 
  • Fotografiile 

Partajarea de fișiere bazată pe cloud vă permite să trimiteți cu ușurință fișiere și să colaborați cu echipa dvs. la un singur document. Acest lucru creează un flux de lucru mult mai eficient decât partajarea prin atașamente de e-mail. 

Cum să partajați un fișier  

Partajarea unui fișier printr-un serviciu de stocare în cloud implică deseori etapele de mai jos:  

  • Autentificarea în contul dvs. de stocare în cloud pe computer, tabletă sau un dispozitiv mobil, printr-un browser web sau o aplicație mobilă 
  • Selectarea unui fișier sau folder 
  • Selectarea opțiunii „Partajare” din meniu  
  • Alegerea nivelului de acces dorit pentru destinatar (de exemplu, „permiteți editarea”) 
  • Alegerea persoanelor care pot vizualiza fișierul (de exemplu, anumite persoane, persoanele din compania dvs. sau toată lumea) 
  • Alegerea nivelului dorit de securitate pentru linkul de partajare (de exemplu, linkuri protejate prin parolă sau cu timp de valabilitate limitat) 
  • Introducerea adresei de e-mail a destinatarului și trimiterea mesajului sau copierea linkului de partajare și lipirea acestuia într-un e-mail sau o fereastră de chat 

Deseori, documentele sau foile de calcul sunt integrate cu serviciul de stocare în cloud, astfel încât puteți efectua partajarea direct din fereastra fișierului respectiv. După ce partajați linkul, destinatarul poate accesa documentul. 

Accesarea unui fișier partajat 

Accesarea unui fișier partajat este ușoară pentru destinatarii acestuia.  

O invitație trimisă prin e-mail va conține un link către fișier și informații despre expeditor. Când faceți clic pe link, fișierul se va deschide o nouă fereastră a browserului. Puteți lucra la fișier din browser sau îl puteți descărca din browser pentru a lucra la acesta offline. 

Persoana care partajează fișierul poate trimite linkul și printr-un e-mail personal, un serviciu de chat web sau un mesaj pe o rețea de socializare. Apoi, destinatarul va face clic pe linkul respectiv pentru a deschide fișierul.  

Majoritatea serviciilor de stocare în cloud nu necesită crearea unui cont pentru accesarea un fișier partajat. 

Colaborarea la un fișier 

În medie, colaborarea ocupă 80% dintr-o zi de muncă. Soluțiile de partajare a fișierelor bazate pe cloud sunt instrumente de colaborare utile. Colaborarea la un fișier partajat în cloud este ușoară.  

După ce partajați un fișier, persoanele care au acces la acesta pot efectua următoarele acțiuni:   

  • Vizualizarea. Orice persoană care are linkul poate vizualiza fișierul. Acest lucru nu necesită crearea unui cont pe platforma de stocare în cloud.  
  • Descărcarea. Persoanele care au linkul pot descărca fișierul. Puteți alege să blocați descărcările dacă doriți să restricționați această acțiune.  
  • Editarea. Un destinatar care are permisiuni complete de editare poate edita documentul așa cum dorește. Practica optimă este de a activa funcția de urmărire a modificărilor, care vă permite să vedeți și să aprobați toate modificările.  
  • Revizuirea. Acest mod permite destinatarului să sugereze modificări sau conținut suplimentar. Fiecare nouă revizuire a documentului este marcată cu o culoare diferită.  
  • Comentariile. Persoanele care au acces la fișier pot adăuga comentarii; de asemenea, acestea pot citi și răspunde la alte comentarii din fișier.  
  • Colaborarea. Mai multe persoane pot edita simultan fișierul. Documentul va indica numele tuturor persoanelor care lucrează la acesta. Toate modificările se sincronizează în timp real, ceea ce înseamnă că se actualizează automat în toate copiile documentului. 
  • Partajarea. În cele din urmă, oricine are permisiuni de editare poate partaja fișierul cu alte persoane.  

Alegerea unei soluții de partajare a fișierelor 

Ca reprezentant al unei întreprinderi mici, trebuie să analizați cu atenție funcțiile de partajare a fișierelor oferite de furnizorii de soluții de stocare în cloud.  

Principalele funcții legate de partajarea fișierelor sunt următoarele: 

  • Comentarea. Colaboratorii trebuie să poată comenta anumite pasaje și secțiuni dintr-un document. Proiectele vor progresa rapid dacă echipa dvs. poate edita și comenta un singur document.  
  • Notificările privind comentariile. Notificările privind comentariile comentarii vă informează prin e-mail atunci când cineva adaugă note sau comentarii în fișierul dvs. Aceste notificări vă pot ajuta să rămâneți la curent cu discuțiași să vă concentrați pe proiect. 
  • Urmărirea modificărilor. Această caracteristică marchează clar toate modificările aduse fișierului dvs. Apoi, puteți accepta sau respinge modificările. Această caracteristică vă oferă mai mult control în timpul procesului de editare.  
  • Istoricul versiunilor. Această caracteristică vă permite să vedeți fiecare ciornă a documentului, încă de la crearea acestuia. Istoricul versiunilor protejează documentul în cazul în care membrii echipei îi aduc modificări semnificative care se dovedesc a fi nedorite.  
  • Linkurile de partajare protejate prin parolă. Numeroase fișiere nu necesită protecția prin parolă. Cu toate acestea, unele fișiere sunt prea sensibile pentru a fi partajate liber. Echipa dvs. trebuie să poată proteja linkurile prin parolă. 
  • Expirarea linkurilor de partajare. Echipa dvs. trebuie să poată partaja linkuri care expiră după un interval de timp stabilit. Aceste linkuri sunt utile în cazul proiectelor cu termen-limită determinat, la care nu doriți ca membrii echipei sau contractanții să lucreze după o anumită dată.  

Partajarea fișierelor pentru echipa dvs. 

Partajarea fișierelor optimizează fluxurile de lucru, permite lucrătorilor să colaboreze de la distanță și asigură protecția documentelor. Soluția potrivită vă va ajuta mica întreprindere să economisească timp și să își sporească productivitatea.  

Introducere în Microsoft 365

Este același Office pe care îl cunoașteți, plus instrumente pentru a vă ajuta să lucrați mai bine împreună, pentru a putea face mai mult, oricând și oriunde.

Cumpărați acum
Conținut asociat
Tehnologie pentru afaceri

Stocarea în cloud și serverele locale: nouă lucruri de reținut

Citiți mai multe
Tehnologie pentru afaceri

Cum să profitați la maximum de conferințele video gratuite

Citiți mai multe
Tehnologie pentru afaceri

Este ușor să folosiți să folosiți servicii gratuite de partajare a ecranului, dar o faceți oare în mod corect?

Citiți mai multe
Tehnologie pentru afaceri

Terapia medicală de la distanță – o opțiune pentru pacienți în vremuri dificile

Citiți mai multe

Date și idei pentru afaceri nu oferă recomandări de specialitate în domeniul fiscal sau financiar. Ar trebui să luați legătura cu propriul specialist în domeniul fiscal sau financiar pentru a-i prezenta situația dvs.