Găsiți caracteristicile potrivite ale unui serviciu de e-mail pentru necesitățile firmei dvs

Serviciile de e-mail sunt utilizate pentru aproape orice activitate online, de la păstrarea legăturii cu clienții și colegii până la configurarea unor conturi de rețele sociale și cumpărături online. Și aproape în orice țară de pe glob, oamenii sunt conectați la un client de e-mail care face posibilă viața modernă. De fapt, potrivit unui studiu efectuat de Radicati Group, Inc., în 2017 aproximativ jumătate din populația globului a utilizat e-mailul și, „până la sfârșitul lui 2021, numărul utilizatorilor de e-mail va depăși 4,1 miliarde la nivel mondial”. Statisticile sunt uluitoare, arătând pur și simplu cât de importante au devenit platformele de e-mail.

Dar e-mailul nu mai este doar o modalitate de a trimite și a primi simple mesaje. Grație unor inovații menite să ajute persoanele individuale și organizațiile să comunice mai eficient, e-mailul s-a dezvoltat ajungând să cuprindă o gamă largă de instrumente care pot îmbunătăți cu adevărat modul în care lucrați. Desigur, nu orice firmă are nevoie de acces la toate instrumentele disponibile; prin urmare, mai jos, aceste instrumente sunt împărțite în soluții „de bază” și soluții „complexe”, ceea ce vă poate ajuta să stabiliți ce tip de client de e-mail vi se potrivește. Să vedem.

Caracteristici de bază

Majoritatea serviciilor de e-mail gratuite oferă unele caracteristici de bază, care vă permit să gestionați și să organizați în mod eficient mesajele de e-mail, cum ar fi:

• Răspunsuri automate: Permițându-vă să creați un mesaj care se trimite automat tuturor celor care vă contactează prin e-mail, această caracteristică vă permite să-i anunțați ușor pe alții că sunteți plecat de la birou, când vă veți întoarce și pe cine ar trebui să contacteze în lipsa dvs.
• Se aplică regulile: Regulile sunt acțiuni pe care le puteți aplica automat mesajelor sosite și/sau de ieșire. Ele vă oferă libertatea de a alege ce anume să declanșeze o regulă și ce acțiuni se întreprind odată ce este declanșată. De exemplu, dacă doriți ca toate mesajele de la șeful dvs. să se ducă într-un folder special, puteți stabili acest lucru configurând o regulă. Sau, dacă doriți să ștergeți imediat mesajele cu „înscrieți-vă astăzi” în subiect, puteți crea o regulă care va face acest lucru.
• Foldere: Majoritatea serviciilor de e-mail gratuite oferă un anumit tip de caracteristică organizatorică, precum folderele, care vă permite să sortați și să stocați manual mesajele pe baza unui sistem care funcționează cel mai bine în cazul dvs. De exemplu, dacă lucrați la „Proiectul X”, puteți să creați un folder intitulat „Proiectul X” și să transferați manual toate mesajele referitoare la proiect în folderul respectiv, ceea ce vă ajută să țineți ușor evidența oricărei comunicări referitoare la proiect. Sau în cazul în care cercetați prețurile pentru un produs de care are nevoie firma dvs., puteți crea un folder pentru toate mesajele și estimările primite până în momentul respectiv, punându-le într-un singur loc ușor de găsit.

Caracteristici suplimentare cu serviciile de e-mail pentru întreprinderi

Desigur, dacă trebuie să dispuneți de capacitatea de a realiza mai mult decât vă permit caracteristicile de bază, soluția poate fi e-mailul de întreprindere. Și deși fiecare client de e-mail este diferit, printre tipurile de caracteristici pe care vă puteți aștepta să le găsiți la o soluție de întreprindere se numără:

• Comunicare prin e-mail și stocare securizate: Utilizând criptarea și o gamă largă de caracteristici de securitate complexe, numeroase soluții de e-mail de întreprindere au capacitatea de vă păstra în siguranță toate mesajele, în tranzit și în inbox.
• Calendare partajate: Cu calendarele partajate, puteți vizualiza când este disponibilă o persoană (sau toată echipa dvs.) pentru întâlniri, ceea ce vă ajută să planificați ușor întâlniri și alte evenimente de grup la ore care sunt convenabile pentru toată lumea. Calendarele partajate pot fi, de asemenea, o modalitate foarte bună de a-i informa pe ceilalți că veți fi plecat de la birou. Nu trebuie decât să adăugați un element de calendar pentru vacanță și să blocați intervalul de timp în mod corespunzător, iar apoi toți cei care au acces la calendar vor ști când anume sunteți plecat.
• Trimiteți un mesaj la mai multe persoane folosind un singur alias de e-mail: Unele servicii de e-mail facilitează trimiterea simultană a unui mesaj tuturor persoanelor care lucrează la un anumit proiect, folosind un singur nume. Să presupunem că lucrați cu 10 persoane la un proiect. Puteți pune cele 10 persoane într-un grup și îl puteți denumi „Echipa proiectului X”; după aceea, puteți trimite un mesaj celor 10 persoane ori de câte ori adresați un e-mail „Echipei proiectului X”, ceea ce facilitează partajarea de fișiere și îi ține pe toți la curent cu informațiile necesare.
• Reținerea e-mailurilor: Pentru a respecta reglementările din industrie și cele guvernamentale, precum și propriile politici de administrare a întreprinderii, este esențială arhivarea mesajelor de e-mail ale firmei. Din fericire, majoritatea soluțiilor de e-mail de întreprindere vă dau posibilitatea de a seta propriile politici de reținere, astfel încât să arhivați ceea ce vă trebuie pentru perioada de timp necesară.

Serviciile de e-mail gratuite își au locul lor, iar dacă aveți o întreprindere individuală, pot fi exact ceea ce vă trebuie la început. Dar dacă administrați o firmă cu foarte mulți angajați sau dacă sunteți supus unor reglementări din industrie sau guvernamentale ori aveți nevoie de ceva mai mult decât să trimiteți și să primiți mesaje, o soluție de e-mail de întreprindere vă va fi de folos și vă va oferi instrumentele necesare pentru a lucra, a dezvolta și a consolida firma dvs. în maniera corespunzătoare.