Îmbunătățiți comunicarea în muncă pentru a dezvolta afacerea

O femeie care indică spre un ecran mare și se adresează unui grup de persoane cu laptopuri

Nu este un secret că o comunicare deficitară dăunează organizației dvs., dar poate veți fi surprinși când veți afla cât de dăunătoare este. Potrivit studiului „The Poor Cost of Communications”, la care face referire Societatea pentru Managementul Resurselor Umane (SHRM), „în cadrul unui sondaj desfășurat în rândul a 400 de firme cu 100.000 de angajați, fiecare firmă a raportat pierderi anuale în medie de 62,4 milioane de dolari din cauza comunicării necorespunzătoare cu angajații și între angajați”. Și, cu toate că firma dvs. este foarte mică comparativ cu companiile incluse în sondaj, nu sunteți imun la impactul pe care îl poate avea comunicarea insuficientă.

De fapt, întrucât membrii personalului dvs. preiau, probabil, roluri diferite și sunt implicați în mai multe activități decât angajații companiilor mari, comunicarea clară, într-o manieră care se pretează cât mai bine echipei dvs., poate fi și mai importantă pentru o firmă mică. Din fericire, aveți la dispoziție un număr însemnat de instrumente tehnologice și informații pentru a vă ajuta să deschideți (și să păstrați) linii de comunicare clară cu cei pe care vă bazați cel mai mult.

Utilizați tehnologie, dar nu TOATĂ tehnologia

Fără îndoială, tehnologia este un instrument excepțional, dar trebuie aleasă și utilizată cu înțelepciune. În loc să aveți un intranet separat pentru angajați, un intranet social, un spațiu de lucru pentru managementul de proiect, mesagerie instant, camere private de chat, e-mail, canale video etc. pentru comunicarea dvs. internă, alegeți o soluție care să vă ofere tot ceea ce vă trebuie, într-un singur loc convenabil. Astfel, reduceți confuzia și măriți șansele ca personalul chiar să utilizeze instrumentele puse la dispoziție. Dar ce instrumente sunt cu adevărat necesare?

  • E-mail: În aceste zile, e-mailul este de la sine înțeles. Practic nu există modalitate mai bună de a ajunge la persoanele din interiorul și din afara organizației. Aveți doar grijă să alegeți un client de e-mail bazat pe cloud. Astfel, nu doar că aveți acces la mesajele dvs. de pe orice dispozitiv, ci mesajele dvs. au copii backup în cloud, iar securitatea este întotdeauna la zi.
  • Spațiu de lucru care favorizează colaborarea: Având capacitatea să de a vă conecta prin mesagerie instant și conferințe video, precum și de a partaja și a colabora la fișiere în timp real, o aplicație de tip spațiu de lucru îi poate oferi personalului dvs. mijloacele de a colabora la proiecte, de a discuta probleme, de a partaja documente și a clădi relații de lucru și bazate pe încredere care vă vor ajuta să dezvoltați cultura de care aveți nevoie pentru a vă bucura de succes. Și, întrucât toate aceste lucruri se pot face printr-o aplicație pe desktop, laptop, tabletă sau telefon, înseamnă că îi puteți angaja pe cei mai buni, indiferent că se află în apropiere sau la celălalt capăt al lumii.
  • Soluții de gestionare a fluxului de lucru și a activităților: Este esențial ca orice organizație să rămână organizată, însă dacă sunteți o firmă mică, cu personal redus, prioritățile se pot schimba repede, pot crea confuzie și pot încetini productivitatea. Însă, cu un software pentru gestionarea fluxului de lucru și a activităților, puteți să dezvoltați planuri de proiect care vă garantează că toate persoanele din echipa dvs. înțeleg care le sunt prioritățile, ce activități trebuie finalizate (și când), ba chiar puteți să furnizați actualizări de stare și să le permiteți membrilor aceleiași echipe să partajeze fișiere.

Întrebați-i pe membrii personalului dvs. ce doresc/ce au nevoie

Deși culturile de la locul de muncă tind să se dezvolte firesc, crearea unui spațiu care să favorizeze cu adevărat integrarea și colaborarea, fericit și productiv presupune o anumită măiestrie. În definitiv, un sondaj Gallup de dată recentă a dezvăluit că „70% dintre angajații din SUA nu sunt cu adevărat implicați la locul de muncă” și că lipsa de implicare poate crea un loc de muncă apatic, neproductiv și chiar negativ.

Din păcate, atunci când sunt întrebați direct, mulți nu vor răspunde serios și sincer, fie pentru că se tem că nu pot rămâne anonimi, fie pentru că pur și simplu au nevoie de timp pentru a analiza subiectul. Prin urmare, oferiți-le oamenilor spațiul de care au nevoie pentru a vă oferi răspunsuri autentice, sincere, utilizând o aplicație care vă permite să luați legătura cu membrii personalului și care le oferă posibilitatea de a răspunde conform programului lor. Atunci când alegeți aplicația, căutați una care vă permite să programați fără sincope evenimentele angajaților, să solicitați informații de la grupuri mici sau de la echipe mari și chiar să dezvoltați anchete, să le trimiteți tuturor și să colectați răspunsurile (anonim sau în alt mod) în timp real. Permițându-vă să comunicați cu echipa dvs., să aflați ce simt angajații despre firma dvs. și de ce anume au nevoie, o astfel de aplicație vă poate ajuta să creați o cultură în care fiecare se simte binevenit și împlinit.

Cum să comunicați eficient

Abilitățile de comunicare eficientă se predau în facultăți și în cadrul seminariilor pentru membrii personalului de conducere, dar, probabil, le-ați uitat deja după ce ați absolvit sau v-ați întors la birou și v-ați cufundat în munca din „lumea reală”. Și, chiar dacă există numeroase sfaturi pentru a îmbunătăți comunicarea, cele mai bune sunt, de obicei, cele mai simple, cum ar fi:

  • Mențineți mesajele clare, utilizați un limbaj simplu și evitați jargonul. Deși este de așteptat ca echipele dvs. să îl cunoască, jargonul poate să împiedice înțelegerea mesajului. De fapt, utilizarea jargonului este considerată atât de nepotrivită, încât multe facultăți încep să le arate studenților din domeniul administrării afacerilor cum să vorbească fără a-l utiliza; în plus, guvernul SUA a inițiat PlainLanguage.gov, un site web menit a-i ajuta pe angajații instituțiilor guvernamentale să elaboreze documente astfel încât „publicul să citească, să înțeleagă și să utilizeze mai ușor comunicările din partea instituțiilor guvernamentale”.
  • Întâlniți-vă cu echipa acolo unde se află aceasta. Dacă datele arată că personalul dvs. interacționează cel mai bine cu mesajele scrise clasice sau cu mesajele video trimise prin e-mail, procedați ca atare. Dacă o anchetă dezvăluie că aceștia preferă întâlniri în persoană sau prin redare în flux în timp real pentru anunțurile importante, faceți uz de aceste mijloace. În definitiv, „comunicarea internă este considerată un factor-cheie pentru obținerea succesului pentru aproape 79% dintre organizații”, potrivit unui articol de pe LinkedIn; prin urmare, este esențial să păstrați legătura cu echipa și să furnizați informații într-un mod care garantează faptul că membrii ei le vor recepta. În plus, acest lucru vă ajută și să economisiți timp.
  • Pentru anunțuri sau știri importante ale firmei ori alte mesaje semnificative (cum ar fi modificările privind beneficiile), respectați un șablon de plan de comunicare, așa cum ați proceda în cazul anunțurilor externe. Aceasta vă va ajuta să vă asigurați că mesajul (indiferent că este scris sau vorbit) este clar și include toate informațiile pertinente. În plus, după ce mesajul este finalizat, rugați o persoană în care aveți încredere să se uite pe el.
  • Intensificați efectul cuvintelor prin elemente vizuale. Potrivit Social Science Research Network, „65 % dintre noi avem un stil de învățare vizual”, iar potrivit unei anchete din 3M, „putem prelucra elementele vizuale de 60.000 de ori mai rapid decât textele”, prin urmare, ori de câte ori puteți pune la dispoziția echipei o imagine, o diagramă, un grafic, un videoclip, un grafic informativ sau alte exemple vizuale de care aveți nevoie, pe care le doriți sau sperați să le realizați, acesta va spori înțelegerea.

Evident, nu există o abordare universală pentru a îmbunătăți comunicarea și implicarea membrilor personalului dvs., însă încercând o nouă tehnologie și o nouă abordare vizavi de comunicarea de afaceri, puteți să evitați neînțelegerile, să reduceți zvonurile, să economisiți timp, ba chiar să îmbunătățiți modul de lucru al echipei și sentimentele pe care angajații le au față de organizația dvs., precum și să majorați profitul. În concluzie, un raport Aon Hewitt dezvăluie că „pentru fiecare creștere de 1% în privința implicării angajaților, vă puteți aștepta să vedeți o creștere suplimentară de 0,6% în vânzări pentru o organizație”; așadar, toți pașii pe care îi întreprindeți pentru a contribui la implicarea angajaților dvs. vor merita din plin efortul.

Despre autor

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Introducere în Microsoft 365

Este același Office pe care îl cunoașteți, plus instrumente pentru a vă ajuta să lucrați mai bine împreună, pentru a putea face mai mult, oricând și oriunde.

Cumpărați acum
Conținut asociat
Grow my business

Nu pierdeți contactele: 4 sfaturi pentru gestionarea ușoară a persoanelor de contact

Citiți mai multe

Growth Center nu oferă recomandări de specialitate în domeniul fiscal sau financiar. Ar trebui să luați legătura cu propriul specialist în domeniul fiscal sau financiar pentru a-i prezenta situația dvs.