Păstrați controlul cu software simplu de gestionare a activităților

Pentru unele persoane, organizarea este un mod de viață. Au mesele planificate și liste de cumpărături făcute cu săptămâni în avans, își monitorizează toate proiectele de la locul de muncă și par să știe întotdeauna ce urmează, ce trebuie predat și pentru ce trebuie să se pregătească, fără să uite VREODATĂ de un termen limită. Dar pentru cei care avem probleme cu managementul timpului, cei care gestionează proiecte mari, cu mulți colaboratori, sau orice persoană care vrea un mod mai bun de a rămâne la controlul listei cu lucruri de făcut, putem obține puțin ajutor suplimentar sub forma unui manager de activități.

Software-ul de gestionare a activităților vă poate ajuta nu doar să lucrați mai eficient și să acordați priorități proiectelor (pentru dvs. și pentru alții), ci și să ajungeți la un echilibru mai bun între viața personală și cea profesională (deoarece nu vă veți mai stresa constant pentru ce ați uitat să faceți la locul de muncă ).

Desigur, cel mai bun manager de activități este cel pe care-l veți utiliza, dar dacă sunteți nou în lumea gestionării activităților, poate fi dificil să înțelegeți exact ce caracteristici și funcții veți utiliza. Prin urmare, să ne uităm la câteva calități importante de urmărit și cum pot îmbunătăți ele modul în care lucrați cu alte persoane (sau pe cont propriu).

  • Un Hub de proiect: Cu toate proiectele într-un singur loc, puteți urmări activitățile pentru unul sau mai multe proiecte și activitățile echipei care lucrează cu dvs. În hub, ar trebui să puteți vedea clar progresul tuturor, ceea ce înseamnă că nicio persoană implicată în proiect nu trebuie să fie surprinsă de ceea ce trebuie predat, ceea ce urmează și când este planificat pentru finalizare întregul proiect.
  • Acceptarea activităților: Dacă sunteți manager de proiect sau conducător de echipă, soluția dvs. de gestionare a activităților ar trebui să le ofere tuturor participanților la proiect posibilitatea de a-și accepta activitățile și, prin urmare, de a vedea cine s-a angajat pentru fiecare sarcină. Astfel, nu va exista nicio confuzie cu privire la responsabilitățile fiecăruia și nu vor apărea eforturi dublate.
  • Declanșatoare de activități dependente: În mod ideal, în cadrul hubului, încheierea unei activități ar trebui să anunțe următoarea persoană responsabilă că fișierele sale sunt gata și că este timpul să înceapă lucrul. De exemplu, dacă lucrați în arhitectură sau construcții și marcați ca finalizate planurile de construcție, managerul de activități vă poate avertiza automat asociatul că este momentul să se ocupe de trimiterea planurilor pentru o autorizație de construcție, menținând fluxul de lucru.
  • Aplicația Manager de activități: Forța de muncă de astăzi este în mare măsură mobilă, așa că este logic să alegeți un manager de activități care funcționează pe computerul desktop sau pe laptop la fel ca pe telefon sau pe tabletă. Cu o aplicație de activitate care vă oferă acces la aceleași informații pe care le-ați avea la birou, puteți fi la curent cu proiectele dvs., indiferent unde vă aflați.
  • Stocarea fișierelor: Produsele software de gestionare a activităților care vă permit, de asemenea, să vă stocați și să vă organizați fișierele resursă (cum ar fi documentele, foile de calcul și imaginile) vă pot ajuta să vă asigurați că lucrați întotdeauna cu informațiile corecte. Dacă puteți atașa anumite fișiere la anumite activități, este și mai bine, deoarece veți putea reduce confuziile de corelare între informații și activități.

Cu managerul de activități potrivit, este simplu să respectați programul. Folosind instrumente care vă permit să atribuiți activități pentru dvs. și alte persoane din grup, este simplu să anunțați pe toată lumea exact ce trebuie făcut și când. Iar cu posibilitatea de a atașa fișiere la activități, echipa dvs. nu va trebui niciodată să caute fișierul potrivit, datele sau informațiile potrivite înainte de a începe lucrul. Pentru firmele cu echipe care călătoresc frecvent sau lucrează de la distanță, accesul la o aplicație de gestionare a activităților le va permite tuturor să rămână la curent cu activitățile în timp ce călătoresc sau lucrează de la distanță, ajutându-vă să fiți productivi în timpul orelor de lucru și să vă bucurați cu adevărat de timpul liber.

Despre autor

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Introducere în Microsoft 365

Este același Office pe care îl cunoașteți, plus instrumente pentru a vă ajuta să lucrați mai bine împreună, pentru a putea face mai mult, oricând și oriunde.

Cumpărați acum
Conținut asociat
Manage my business

5 adăugiri indispensabile pentru chatul dvs. de grup de la lucru

Citiți mai multe
Manage my business

5 caracteristici ale software-ului de management de proiect pe care echipa dvs. nu le utilizează

Citiți mai multe
Manage my business

Permiteți echipelor să inoveze, îmbunătățind colaborarea

Citiți mai multe

Growth Center nu oferă recomandări de specialitate în domeniul fiscal sau financiar. Ar trebui să luați legătura cu propriul specialist în domeniul fiscal sau financiar pentru a-i prezenta situația dvs.