Ce trebuie să știe firmele aflate în dezvoltare despre arhivarea e-mailului

Pentru majoritatea funcționarilor, trimiterea și răspunsul la mesajele de e-mail nu mai pare o sarcină atribuită, ci mai degrabă ceva ce trebuie făcut în mod constant și, uneori, aproape automat, ca respirația. Aruncați o privire asupra cifrelor: până la sfârșitul anului curent, vom fi trimis și primit peste 215 miliarde de e-mailuri. Până la sfârșitul anului 2020? Peste 257 de miliarde.

O mulțime de e-mailuri.

De asemenea, o mulțime de informații importante. Gândiți-vă la toate documentele, imaginile și datele stocate într-un inbox obișnuit, ca să nu mai vorbim de corespondența cheie, ședințele de brainstorming și deciziile luate. Firma dvs. face ceea ce trebuie să facă pentru a proteja această proprietate intelectuală? Citiți mai departe pentru afla mai multe despre câteva aspecte ale arhivării e-mailului, care ar trebuie luată în considerare de firmele aflate în dezvoltare.

Considerente de conformitate

Să începem cu noțiunile de bază. Arhivarea e-mailului este exact ce pare a fi: procesul de stocare și de punere la dispoziție a funcției de căutare în e-mailurile unei persoane. Iar aceasta este cerută de lege.

Acum zece ani, au fost implementate reglementări care au obligat toate firmele să păstreze înregistrările electronice ale datelor firmei, inclusiv mesajele de e-mail. În cazul unui proces, fiecare înregistrare trebuie să fie ușor de găsit, ceea ce înseamnă că nu vă puteți baza pe un backup general. Cu alte cuvinte, „Nu pot găsi fișierul” nu este o scuză acceptabilă.

De asemenea, anumite firme trebuie să respecte regulamente suplimentare. De exemplu, societățile cotate la bursă trebuie să respecte Legea Sarbanes-Oxley din 2002, iar furnizorii de servicii medicale și de asigurări trebuie să respecte cerințele HIPAA.

Intern sau găzduit?

Pentru o firmă, arhivarea e-mailului înseamnă stocarea fiecărui mesaj de e-mail trimis și primit de fiecare angajat, chiar și a mesajelor care au fost șterse din inboxurile individuale. Dar unde veți stoca mesajele de e-mail respective?

Prima opțiune este să configurați un server intern, care permite stocarea la nivel local a tuturor mesajelor de e-mail. Această metodă oferă cea mai mare flexibilitate, deoarece veți avea mai mult control asupra platformei și puteți clasifica informațiile exact așa cum doriți. Însă aceasta este costisitoare, atât în ceea ce privește costul inițial, cât și mentenanța ulterioară. Va trebui să configurați și să instalați servere fizice și să plătiți membri ai departamentului IT pentru a le gestiona.

Cealaltă opțiune este să alegeți o soluție găzduită, care presupune să plătiți o sursă terță pentru a stoca mesajele de e-mail ale firmei pentru dvs. Această metodă vă permite să accesați informațiile prin cloud și elimină costul ridicat al unui server local. Însă aceasta reduce nivelul de control, deoarece funcționalitatea specifică a platformei este stabilită de furnizor.

Niciuna dintre opțiuni nu este neapărat mai sigură decât cealaltă. Alegerea uneia dintre cele două se va reduce la cerințele specifice. Firma dvs. are încasări mari și are nevoie de un nivel ridicat de control asupra spațiului de stocare? Dacă da, se recomandă să alegeți o opțiune internă. În caz contrar, încercați să economisiți bani prin externalizare.

Opțiuni suplimentare

Dacă ați ales o soluție locală sau găzduită, există câteva caracteristici suplimentare pe care trebuie să le luați în calcul. De exemplu, dacă este important ca angajații dvs. să poată căuta în mesajele de e-mail vechi (chiar și cu o vechime de până la zece ani), luați în considerare implementarea accesului de pe desktop. Informațiile stocate nu ar trebui să rămână nefolosite, așteptând să se facă utile într-un posibil litigiu în viitor.

Și cum rămâne cu alte forme de comunicare? Dacă doriți, este posibilă de asemenea arhivarea conversațiilor telefonice, a mesajelor instant și a mesajelor de pe Twitter.

Înainte să alegeți opțiunile pentru platforma pe care o veți utiliza și modul în care o veți utiliza, acordați-vă timpul necesar pentru a vă gândi la dorințele și nevoile firmei dvs.

Despre autor

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Introducere în Microsoft 365

Este același Office pe care îl cunoașteți, plus instrumente pentru a vă ajuta să lucrați mai bine împreună, pentru a putea face mai mult, oricând și oriunde.

Cumpărați acum
Conținut asociat
Business Tech

Găsiți caracteristicile potrivite ale unui serviciu de e-mail pentru necesitățile firmei dvs

Citiți mai multe

Growth Center nu oferă recomandări de specialitate în domeniul fiscal sau financiar. Ar trebui să luați legătura cu propriul specialist în domeniul fiscal sau financiar pentru a-i prezenta situația dvs.