Как создание плана процесса поможет преуспеть вашему бизнесу

Что такое создание плана процесса? 

Визуализация процессов может помочь создать диаграмму бизнес-процесса или набора процессов. Она определяет последовательность событий в предстоящем рабочем процессе и часто является его визуальным отображением. Впоследствии схемы процессов позволяют руководителям и менеджерам проектов сближать команды, помогать людям понять свою роль в проекте и то, как их работа влияет на работу других и, в конечном итоге, на общий результат.  

Планы процессов обычно иллюстрируют новый процесс, документируют его или помогают оптимизировать существующий. С помощью программ картирования процессов каждый может создать визуальное представление проекта.  

Преимущества создания плана процесса  

Благодаря способности наглядно видеть и понимать процесс от начала до конца, быстро обнаруживаются возможности для повышения эффективности. Кроме того, схема технологического процесса может помочь вам: 

  • создать документацию процесса 
  • продемонстрировать визуальный проект от начала до конца 
  • продемонстрировать понятную руководству визуальную информацию 
  • подчеркнуть такие неопределенные факторы как сложности и дублирование 
  • разбить процесс на отдельные шаги, используя понятные символы 
  • показать взаимосвязь участников команды, это может облегчить более их более существенные совместные действия 
  • дать вашей команде реальный ориентир  
  • определить проблемы и способы их решения 
  • предоставить вам (и вашей команде) возможность принимать более обоснованные решения 
  • создать библиотеку схем, которые можно модифицировать и многократно использовать по мере появления новых проектов 
  • задавать более стратегические вопросы и находить ответы на них  
  • предоставлять клиентам более качественные продукты и услуги 
  • создавать документацию по соблюдению требований и аудит  
  • Системы управления качеством (QMS) 

Способы использования плана процесса

Независимо от того, работаете ли вы на производстве, в офисе, на складе или в медицинском учреждении, составление карт процессов поможет вашей команде лучше понять, как функционируют компоненты и в чем их личная роль. Демонстрация преимуществ поможет каждому почувствовать себя более вовлеченным в работу и создание продукта. Давайте рассмотрим два способа использования картирования процессов, чтобы вы могли решить, какой из них подходит для вашего проекта.  

Схема процесса 

Диаграмма процесса показывает взаимосвязи между основными компонентами проекта или предприятия. Она поможет вам установить стандарты и процедуры и может использоваться в качестве руководства для решения вопросов. Кроме того, она гарантирует, что ваши команды выполняют рабочий процесс в заданной последовательности.  

Схемы рабочего процесса помогают документировать и оптимизировать процесс или моделировать новый. Когда эти схемы создаются с помощью программного обеспечения для картирования процессов, они могут содержать символы, которые раскрываются при нажатии на них и предоставляют дополнительную информацию о каждой фазе процесса. Поэтому, прежде чем настраивать рабочий или бизнес процесс, включающий набор шагов, вы можете описать весь этот процесс при помощи диаграммы. 

изображение схемы процесса
Пример изображения схемы процесса

Бизнес-процесс 

Создание плана бизнес-процесса сводится к описанию деталей вашего процесса. Она показывает все его этапы от начала до конца. Процедура включает в себя описание того, кто должен участвовать, что именно они должны делать, когда они должны это сделать и как определяется выполнение их задач. Это дает членам вашей команды ответ на вопрос “зачем”, возможность верить в успех и понимать большие цели. Он показывает им их роль, почему они важны для всего процесса и как команда будет работать вместе, чтобы выполнить проект.  

Как и во всех диаграммах процессов, при картировании бизнес-процессов используются символы для обозначения узловых точек, и при нажатии на эти символы раскрывается дополнительная информация. 

диаграмма бизнес-процесса
Пример диаграммы бизнес-процесса

Типы плана процесса  

Поскольку разные компании и разные проекты имеют свои собственные уникальные особенности, постоянное использование одного и того же стиля плана процесса, вероятно, не является лучшим использованием инструмента. Существует несколько типов визуализации процессов для более конкретных целей. Давайте рассмотрим различные типы графического отображения процессов, чтобы вы могли решить, какой из них подходит для вашего проекта.  

Детальное планирование процесса 

Детальное планирование процесса показывает подробности проекта в форме диаграммы процесса. Оно предоставляет точный пошаговый технический анализ, включающий исходные данные, результаты, измерительные методы и список людей, необходимых для завершения процесса. Это делает возможным прояснить детали, показать зависимости и помочь команде подготовиться к работе (и оставаться нацеленной на результат после начала реализации проекта) , Подробные планы процессов обычно связаны с планом высокого уровня для первичного или основного процесса.  

Документальное планирование процесса 

Документальное планирование процесса задает входные и выходные данные проекта. План показывает информацию, которая необходима на каждом этапе, а также результаты (или материальные элементы или услуги), связанные с проектом. Это дает возможность лучше понять, что нужно вашей команде для выполнения работы и как должен выглядеть конечный результат. Добавление документального плана процесса к подробному плану процесса помогает прояснить параметры и решения, которые могут повлиять на вашу работу.  

Планирование процесса высокого уровня 

План процессов высокого уровня включает обзор процессов и целей на уровне организации. Для проекта это позволяет вам просто определить отделы и должности в этих отделах, для которых вам нужна будет информация. Если вы используете программное обеспечение для создания диаграммы процессов, каждый отдел или должность могут быть интерактивными, чтобы обеспечить углубленное рассмотрение нужд проекта. 

Визуализация плана процесса 

Очертив текущие и будущие процессы, вы можете получить общее представление, как будет работать ваша организация или ваш проект. Этот общий взгляд может помочь вам найти новые способы организации работы, определения важных участников и ключевых узлов, улучшения рабочих отношений и создания процесса, позволяющего максимально использовать ресурсы вашей команды.  

“Дорожки” и межфункциональное планирование процессов 

С помощью “дорожек” или межфункциональной схемы процесса вы можете определить отделы, участвующие в проекте, а затем разбить процесс на этапы и поместить эти этапы на “дорожку” ответственного за них отдела. Это отличный способ взглянуть на процесс по-новому, найти области улучшения и точно определить реальные или потенциальные недостатки или дублирование в процессе для раннего планирования.​ 

Отображение цепочки процессов с добавленной стоимостью 

Если вы хотите, чтобы ваша команда имела возможность взглянуть на процесс в целом, то может быть целесообразным использование плана процессов с добавленной стоимостью. Это быстрый и простой план отдельных блоков, который позволяет визуально представить процесс, увидеть основных участников проекта и получить общее представление о его осуществлении. 

Отображение цепочки процессов с потоком создания ценности (VSM) 

Отображение потока создания ценности — метод, используемый для иллюстрации, анализа и улучшения шагов, необходимых для предоставления продукта или услуги. Процедура особенно полезна при поиске и устранении отходов. VSM — ключевая часть методологии, которая анализирует схему процесса и информацию от источника до поставки клиенту. Она обычно используется компаниями, которые производят материальные товары для потребителей.  

План операций процесса 

Составление плана процессов — это инструмент планирования процессов создания ценности, который показывает операции с добавленной стоимостью и без нее. Оно помогает показать, где происходят эти операции, и определить совместные действия участников, которые могут повысить стоимость там, где раньше этого не было. 

Составление схемы рабочего процесса 

При создании диаграммы процесса в формате “схемы”, она не будет содержать символов Унифицированного языка моделирования (UML). Вместо этого используются информационные обозначения или слова. Это отличное решение для объяснения людям, которые не знают символы UML или предпочитают слова символам.   

Создание плана бизнес-процессов требует времени, но оно того стоит. Предоставляя каждому члену вашей команды общее видение, знание процесса и задач или просто более глубокое понимание того, как все функционирует, вы можете установить четкие границы, наметить роли и обязанности и помочь всем понять, что и когда нужно делать. И если вы полагаете, что создание плана процессов подходит только для бизнеса, который производит материальную продукцию, подумайте еще раз. 

В 2018 году Национальная медицинская библиотека США и Национальный институт здравоохранения США опубликовали статью о важности картирования процессов в здравоохранении. Согласно отчету, процесс создания планов принес пользу работникам здравоохранения, помогая им в следующем:   

  • Получить общее понимание 
  • Выявить возможности улучшения 
  • Добиться участия всех заинтересованных лиц  
  • Определить цели проекта 
  • Отслеживать прогресс проекта 
  • Проводить обучение 
  • Повысить степень личного участия 
  • Создать простой метод планирования  

Таким образом, независимо от того, компанией какого типа вы управляете, будь то разработка программного обеспечения или здравоохранение, строительные проекты или маркетинг, создание планов процессов может помочь вам работать эффективнее и идти в ногу со временем. Кроме того, это поможет вашей команде работать вместе, имея общее видение, и каждому сделать все возможное для компании и ее клиентов. Изучите это пошаговое руководство ’  к созданию диаграмм, включающее  программное обеспечение для процесса картирования.  

Начало работы с Microsoft 365

Вы получаете все тот же привычный Office, но дополненный инструментами для более продуктивного взаимодействия в любой точке мира и в любое время.

Купить
Связанное содержимое
Business Tech

Руководство по удаленной работе для малого бизнеса

Подробнее
Business Tech

Как использовать искусственный интеллект (ИИ) для вашего малого бизнеса

Подробнее
Business Tech

Как эффективно планировать пространство с помощью программного обеспечения поэтажного плана

Подробнее

Раздел "Бизнес-аналитика и идеи" не предоставляет профессиональных рекомендаций по налогообложению и финансовым вопросам. Для решения таких вопросов обратитесь к специалисту по налогам или финансисту.