Противники электронной почты, берегитесь! Последний опрос показал, что электронная почта по-прежнему является основным средством делового общения, и в ближайшие пять лет ее роль будет только возрастать. По данным этого же опроса сотрудники ежедневно проводят по 3,2 часа за проверкой рабочей почты. Согласно специальному исследованию компании Radicati Group, в течение последнего года пользователи отправляли и получали в среднем по 122 электронных письма ежедневно.
Это значит, что электронная почта по-прежнему является критически важным приложением для компаний любого размера и сохранит свою значимость в будущем. Существует много факторов, влияющих на выбор решения для деловой электронной почты, особенно если ваша компания относится к малому или среднему бизнесу и ожидает роста в ближайшие 5 лет.
Чтобы найти оптимальную службу электронной почты для вашей компании, выбирайте только те из них, что отвечают следующим обязательным критериям:
- Размещенная служба электронной почты. Существует два основных варианта решений для деловой электронной почты: локальное и размещенное. Совокупная стоимость затрат на локальную электронную почту делает такое решение нецелесообразным для многих компаний. Оно может иметь неудобные для сотрудников ограничения по объему хранилища, а компании придется самой заботиться об обновлениях и резервном копировании. При использовании размещенного решения для электронной почты бремя обслуживания перекладывается с внутренних ИТ-специалистов на службу хостинга. Размещенная служба деловой электронной почты предоставляет возможность динамического расширения хранилища и масштабирования по мере роста потребностей компании.
- Достаточное пространство на сервере. В зависимости от размера компании и объема электронной почты необходимо сделать выбор между совместно используемым и выделенным хостингом. Многие небольшие компании начинают с совместно используемого хостинга, при котором физический сервер обслуживает одновременно нескольких арендаторов. Это недорогое решение, которое обеспечивает все преимущества размещенной электронной почты, включая безопасность, надежность и конфиденциальность. Когда на совместно используемом сервере становится недостаточно места, компании могут перейти на выделенные почтовые серверы. Выделенная электронная почта обеспечивает большую гибкость индивидуальных настроек.
- Мобильный доступ. В современной бизнес-среде, отличающейся высокой мобильностью, очень важна совместимость решения для электронной почты с мобильными устройствами работников. Требуется не только обеспечить доступ сотрудников к электронной почте, когда они находятся вне офиса. Важно, чтобы выбранное решение позволяло настроить мобильный календарь и общий доступ к файлам. Кроме того, решение должно постоянно обновляться с учетом развития мобильных технологий и обеспечивать синхронизацию с другими устройствами.
- Проверенный поставщик. При выборе службы деловой электронной почты вопрос “кто” важен не менее, чем вопрос “что”. Выбирайте проверенную компанию, имеющую многолетнюю репутацию надежного поставщика первоклассной службы хостинга почты. В частности, обращайте внимание на гарантии работоспособности, высокую надежность и исключительную безопасность. Стороннее решение для электронной почты должно упростить работу сотрудников и обладать рядом возможностей, таких как интеграция с календарем, контактами и файлами, общий доступ к календарю и круглосуточная поддержка.
Совершенно очевидно, что в ближайшее время электронная почта никуда не исчезнет.
При выборе решения для деловой электронной почты компании должны проявлять осмотрительность, чтобы в итоге добиться повышения эффективности и улучшения финансовых показателей.
<!–
Related topics
- Bump your email up to business-class—Discover the benefits of switching your organization from free to business-class email.
–>