5 советов по улучшению небольших деловых собраний

Всем предприятиям, как большим, так и маленьким, для выполнения работы требуется, чтобы коллектив сколько-то времени работал совместно. Многим сотрудникам собрания могут иногда казаться неприятной обязательной рутиной. Слишком много их или слишком мало, можно было вместо этого обсудить все по электронной почте или они просто являются пустой тратой времени, плохие собрания приводят к расходованию наиболее ценных ресурсов: времени и людей. По данным Статистического управления Министерства труда США из-за ненужных собраний компании США ежегодно теряют миллиарды долларов.   

Эффективные же собрания наоборот обеспечивают эффективную совместную работу, совершенно необходимую для принятия рациональных решений, достижения целей компаний и получения запланированной прибыли. По существу, это особенно верно для малых предприятий. Так как у малых предприятий меньше сотрудников, каждый часто выполняет много различных функций. Это означает более высокую многозадачность, более коллективное принятие решений и множество уникальных сложностей, решение которых возможно только путем хорошего взаимодействия и планирования. 

Несколько основных подходов позволяют верно направить работу коллектива. Приведем пять простых способов оптимизации собраний малого предприятия и поддержки высокой производительности. 

1. Определите ритм и стандартную процедуру 

Когда нужно так много сделать и в наличии так мало людей, регулярные плановые собрания малым предприятиям совершенно необходимы. Это могут быть еженедельные собрания всего персонала, ежемесячные совещания для обсуждения новых идей и мнений, ежеквартальные ретроактивные собрания или даже ежедневные короткие контрольные встречи. Важно задать согласованный ритм, оправданный для вашего персонала и соответствующий вашим бизнес-целям. Сотрудникам сложно приходить подготовленными на незапланированные или неожиданные собрания; кроме того, из-за таких собраний людям не хватает времени на выполнение своей настоящей работы.

  • Структура важна: если точно известно, когда проводятся собрания и какая будет повестка дня, выше вероятность того, что каждый спланирует свое время так, чтобы присутствовать на собрании и эффективно в нем участвовать.
  • Главное — определение целей: ритмичные собрания упрощают для всех определение целей и затем оценку и отслеживание показателей и успехов каждого в их достижении.
  • Собрание может быть кратким: некоторые компании ежедневно проводят собрания «на ходу» или «планерки», которые задумываются такими короткими, что нет необходимости даже садиться. Они позволяют поддерживать синхронность действий каждого и сокращают количество слабых мест без расходования ценного времени, необходимого для выполнения задач.

2. Определяйте повестку дня 

 Никто не хочет участвовать в неопределенных и неорганизованных собраниях. Кроме того, низкая эффективность стоит денег. Согласно отчету 2019 года плохо организованные собрания обходятся экономике США из-за напрасной траты времени в миллиарды долларов и отрицательно влияют на отношения с клиентами. Приведем практические советы по определению повестки дня: 

  • Составляйте план: запись четко определенной повестки дня собрания позволяет распределить задания.
  • Повестка дня должна быть узконаправленной: ограничение числа обсуждаемых вопросов способствует тому, что продолжительность собрания будет разумной.
  • Определяйте цель: выберите ограниченное количество целей или пунктов, которые нужно выполнить. Собрание с четко определенной целью обычно воспринимается участниками как более ценное.
  • Сосредотачивайтесь на решениях, а не проблемах: ориентированность на решения способствует повышению эффективности собраний, особенно если у членов коллектива заранее есть какие-то новые идеи. 

3. Быстрее готовьте отзывы

 Часто реализация проектов замедляется из-за того, что кто-то ждет информации от кого-то другого. Вы можете учитывать время собраний как время, используемое для выполнения заданий, применяя онлайн-инструменты для совместной работы, упрощающие выполнение проектов, позволяющие видеть удаленных клиентов и совместно работать с документами в режиме реального времени. 

  • Работайте над документами совместно: составление и редактирование документов в режиме реального времени и использование облака для хранения всех версий этих документов позволяет никому не ждать отзывов и исключает сомнения в актуальности версий. Все может происходить немедленно в ходе обсуждения.
  • Попробуйте видеоконференции: когда клиенты или члены коллектива могут видеть друг друга, даже если кто-то не может присутствовать лично, время реагирования сокращается.
  • Обменивайтесь визуальными материалам: онлайн-инструменты помогают показать свой экран, вместе работать над графиками и планами выполнения и т. д. 

4. Используйте модель принятия решений

 Так как роли и обязанности сотрудников малых предприятий’ постоянно меняются в зависимости от потребностей предприятия, определить принимающих решения лиц и руководителей проектов может быть непросто. Таблица или диаграмма принятия решений может упростить жизнь (и сэкономить время). Приведем примеры инструментов, упрощающих определение ролей и обязанностей: 

  • Таблицы RACI/DACI: эти инструменты позволяют каждому знать, кто и за какие аспекты проекта или решения отвечает. В идеале, они составляются на собрании до начала реализации проекта. 
    • RACI: группа принимает решение, кто «ответственный» (R) за выполнение действия, кто «несет ответственность» (A) за контроль его выполнения, с кем необходимо «консультироваться» (C) по проекту, а кого просто «информируют» (I) о выполнении проекта. При составлении таблицы можно записывать задания по вертикали, а имена сотрудников по горизонтали и отмечать роль каждого в выполнении задания соответствующей буквой модели RACI. 
    • DACI: в этой аналогичной модели «обеспечивающий» (D) реализацию проекта является руководителем, «утверждающий» (A) отвечает за запуск реализации проекта, «участник» (C) помогает в выполнении проекта, а «информируемый» (I) просто держится в курсе происходящего в рамках проекта.
    • Модели RACI и DACI помогают сократить задержки и избежать путаницы. Кроме того, если кто-то отвечает за выполнение слишком большого количества заданий, по таблицам RACI/DACI это сразу четко видно. 
  • Дерево решения: Это простое, наглядное представление проблемы, вариантов ее решения и различных последствий или смягчающих их факторов. 
  • Разрабатывайте процесс: главное наличие модели или процесса, а не то, какой именно процесс применяется. Когда система определена и используется, принятие решений и распределение обязанностей упрощается.

5. Владейте совместно 

 При том что поручение выполнения заданий и принятия решений для успеха любого малого предприятия (или собрания малого предприятия) исключительно важно, действительно эффективна совместная работа только при совместном владении целями и результатами. Чувство коллективной ответственности на каждом собрании помогает каждому следить за происходящим и принимать активное участие.

  • Личные встречи: иногда для решения проблемы необходимо отказаться от электронной почты, собраться лично и прийти к общему пониманию.
  • Воздерживайтесь от настроения «это не моя работа»: даже если члены коллектива выполняют различные задачи, владение победами и неудачами компании на равных приводит к тому, что каждый больше склонен выступать за группу.
  • Принимайте различные точки зрения: совместное владение принятием решений способствует тому, что предприятие добивается успеха неожиданными путями. 

 В дополнение к изложенному, совершенно необходимо, чтобы выбранная модель, инструмент или процедура соответствовали структуре и культуре компании. Но реализация каких-то из приведенных советов может сэкономить время, улучшить коллективную работу и помочь справиться с бесконечными сложностями в работе малого предприятия. 

Подробнее о собраниях малых предприятий и инструментах, которые могут помочь коллективу в плане эффективности совместной работой и инноваций. 

Начало работы с Microsoft 365

Вы получаете все тот же привычный Office, но дополненный инструментами для более продуктивного взаимодействия в любой точке мира и в любое время.

Купить
Связанное содержимое
Продуктивность

Пять способов повысить продуктивность с помощью интегрированных веб-приложений календаря

Подробнее
Продуктивность

Лучшие советы по продуктивности работы для вашего удаленного или мобильного офиса

Подробнее
Продуктивность

Советы по проведению эффективных встреч с вашими сотрудниками

Подробнее
Продуктивность

Как выбрать наиболее эффективную блок-схему

Подробнее

Раздел "Бизнес-аналитика и идеи" не предоставляет профессиональных рекомендаций по налогообложению и финансовым вопросам. Для решения таких вопросов обратитесь к специалисту по налогам или финансисту.