Вспомните, когда вы в последний раз физически присутствовали на собрании? Давайте признаем: сегодня рабочие встречи все больше происходят в виртуальной среде. Онлайн- или виртуальные конференции могут быть удобными, но им сопутствует большое число факторов, отвлекающих внимание участников. Если люди отвлекаются, собрания проходят менее организованно, и требуется дополнительное время для повторения сказанного.
Повысьте эффективность ваших онлайн-конференций, воспользовавшись полезными советами для собраний онлайн. Интернет-конференции выйдут на новый уровень.
1. Следуйте повестке. Вне зависимости от того, где находятся участники конференции — в одном здании или в разных странах, — важно, чтобы они обсуждали общий вопрос. И пусть формальные повестки дня вышли из моды — восстановите эту практику. Включите тему собрания в текст календарного приглашения или отправьте документ по электронной почте за 1-2 дня до назначенного времени. Это даст возможность всем участникам понять, что ожидать от собрания. И разумеется, если вы сами получили повестку собрания, обязательно прочитайте ее! Даже если вы в курсе, о чем пойдет речь, вы можете получить важную информацию по обсуждаемым перспективам или проблемам, и не будете застигнуты врасплох.
2. Подготовьте предложения и вопросы. Независимо от наличия повестки дня, вы должны понимать цели собрания. Перед собранием соберите все документы и информацию, которые могут потребоваться для обсуждения, заранее подготовьте вопросы. Наличие подготовленного списка тем или набора тезисов позволит быстрее реагировать на любые неожиданные вопросы, а также даст возможность участвовать в обсуждении. Не стесняйтесь предлагать в повестку дня свои вопросы или заранее разослать всем участникам свои заметки. Следуя этой практике, в день собрания вы не забудете о своей собственной повестке.
3. Проверяйте оборудование. В каком бы по счету онлайн-собрании вы не участвовали, убедитесь, что вы знаете, как пользоваться своим оборудованием. Проверьте, как выполняется вызов и как работают динамики. Если для доступа к конференции или к необходимым письмам и документам требуется Интернет, проверьте работу сети Wi-Fi! Когда одному из участников для подключения к конференции требуется дополнительное время, это с самого начала вызывает досаду. Не становитесь ее источником — заранее придите в переговорную и подключитесь к конференции. Даже если вы отключите звук телефона, пока не присоединятся другие участники, вы сможете сосредоточиться на предмете обсуждения, а не том, чтобы успеть к началу.
4. Позаботьтесь об общем доступе. Если вы обсуждаете какую-то информацию, которая сопровождается изображениями или статистическими данными, или если вы ссылаетесь на внешние документы, сделайте так, чтобы они были доступны всем участникам. Настройте общий доступ к экрану, чтобы иметь возможность направлять внимание аудитории и показывать всем одну и ту же страницу. Тогда вы не будете слышать от аудитории возгласы "Подождите! Где мы сейчас?" или "Постойте, мне надо найти нужную страницу". Общий доступ к экрану позволяет избежать подобных пауз и неловких ситуаций. Просто помните: если вы включаете общий доступ к экрану, обязательно отключите все программы и уведомления электронной почты, телефонии или обмена сообщениями, чтобы избежать неуместных всплывающих окон.
5. Пользуйтесь прямым обращением. Одна из проблем онлайн-собраний — понять, кто собирается говорить или кто должен вмешаться. В зависимости от темперамента участников обстановка на онлайн-конференциях может варьироваться от свободного разговора каждого с каждым до длительных пауз после окончания выступления одного из участников. Чтобы предотвратить невнятный разговор или неловкое молчание, обращайтесь к конкретным участникам собрания. Если кто-то общается друг с другом или ждет реакции других участников, не бойтесь спросить, есть ли у них какие-то вопросы или дополнения. Обращаясь напрямую, вы максимально эффективно используете время собрания. При этом каждый участник получает возможность быть услышанным.
6. Проявляйте индивидуальность. Телефонные или онлайн-конференции могут быть монотонными: вы не можете считывать язык жестов, чтобы понять реакцию собеседника или оценить, насколько он вас понимает. Чтобы удерживать внимание собеседника, проявляйте свою индивидуальность. Будьте так же индивидуальны, как если бы вы общались вживую, или даже больше, если того требуют обстоятельства. Ваша энергетика привлечет аудиторию и настроит ее на обсуждение предложенных тем. Слушатели не будут терять нить беседы, особенно если вы будете обращаться к ним напрямую, интересуясь их мнением по обсуждаемым вопросам. Если все участники собрания будут включены в активное обсуждение, все вопросы будут решаться быстрее и вы сможете обсудить больше за меньшее время.
Какой бы формат собрания не использовался, не нужно превращать его в виртуальную рутину. Хорошая подготовка и активное участие коллег позволят раскрыть все темы и добиться поставленных целей.
А как ваша организация относится к современному поколению? Пройдите тест.
