Как эффективно проводить собрания по сети

Дианна Буэр (Dianna Booher,), приглашенный автор Майкрософт

Собрания по сети зачастую уступают личным встречам в плане вовлеченности участников и количества генерируемых идей.

Большинство из них развиваются по одному из двух сценариев: участники либо молчат, как на похоронах, и разговаривают монологами либо постоянно вставляют свои замечания и комментарии, не особо заботясь о том, куда ведет беседа. Но этого можно избежать.

Чтобы собрания по сети были настолько же живыми и эффективными, как и личные встречи, следуйте этим рекомендациям:

1. Рассылайте официальную повестку собрания

Отсутствие повестки говорит участникам о том, что они собрались “поболтать”, а не поработать, обменяться идеями или принять решение. Оформите повестку в письменном виде и отправьте ее участникам по крайней мере за пару дней, чтобы они могли подготовиться к собранию.

Кроме того, не забывайте выводить ее на экран при переходе от одного вопроса к другому. (Ниже я объясню, зачем это нужно.)

2. Формулируйте темы в виде вопросов

Избегайте стандартных формулировок:

─ Продажи за III квартал

─ Участие в ИТ-конференции

─ Маркетинговая компания конкурентов в августе

Вместо этого сформулируйте темы как вопросы, чтобы обсуждение не уходило в ненужное русло:

─ Какой процент квоты на III квартал мы выполнили?

─ Стоит ли участие в ИТ-конференции затрат (два дня времени и 35 000 $)?

─ Какую стратегию лучше использовать для противостояния августовской кампании Логарда?

3. Определите формат для каждой темы повестки

Укажите в письменной повестке формат для каждой темы: "Открытое обсуждение", "Презентация", "Вопросы и ответы", "Опрос участников", "Рекомендация", "Требуется решить". Зачастую участники считают, что зря потратили время на собрание, так как никакого решения не было принято. При этом целью организатора может быть только обозначить вопрос и собрать мнения. Заранее сообщите участникам о своих намерениях, чтобы они чувствовали, что собрание прошло не зря.

4. Выделяйте время на каждую тему

Время всегда можно скорректировать по ходу дела, но его предварительная оценка дает всем понять, чего следует ожидать. Если в повестке сказано, что на отчет Андрея выделено 5 минут, он не будет составлять презентацию на полчаса.

5. Попросите всех, кого это касается, подготовить нужную информацию

Если для обсуждения нужны данные, которыми располагает Яна, это не должно застать ее врасплох. Добавьте ее как ответственное лицо в повестку, чтобы она не забыла приготовиться.

6. Добавляйте в повестку выводы и дальнейшие действия

На собраниях, проводимых по сети, участникам особо сложно не отвлекаться на свои телефоны или другую работу. Обобщайте основные выводы и решения и кратко записывайте их в пустом столбце повестки, которую вы показываете аудитории. Затем в последнем столбце обозначьте дальнейшие действия и укажите их исполнителей и строки.

Вот и все! Повестка превратилась в заметки к собранию. Отправьте ссылку для ее скачивания тем, кто участвовал в собрании, и тем, кто не смог его посетить.

Продуманная повестка важна для любого собрания, а для собраний по сети она является залогом успеха.

Дианна Буэр — автор 47 бестселлеров, переведенных на 60 языков. Она помогает организациям налаживать деловое общение, а руководителям — укреплять свое влияние. Дианна регулярно пишет статьи в блоги для Forbes, HuffPost и The CEO Magazine. www.BooherResearch.com @DiannaBooher

Сведения об авторе

Дайанна Бухер — автор 47 бестселлеров, опубликованных на 60 иностранных языках. Она помогает организациям наладить четкую коммуникацию, а руководителям расширить свое влияние путем укрепления авторитета. Она регулярно пишет в блогах для Forbes, HuffPost и CEO Magazine. Ее сайт — www.BooherResearch.com, а страница в Twitter — @DiannaBooher.

Начало работы с Microsoft 365

Вы получаете все тот же привычный Office, но дополненный инструментами для более продуктивного взаимодействия в любой точке мира и в любое время.

Купить
Связанное содержимое
Business Tips

Охрана окружающей среды за счет работы на дому

Подробнее
Business Tips

Полезные советы по выбору программы для презентаций

Подробнее
Business Tips

Советы по повышению эффективности онлайн конференций

Подробнее

Центр роста не предоставляет профессиональных рекомендаций по налогообложению и финансовым вопросам. Для решения таких вопросов обратитесь к специалисту по налогам или финансисту.