5 причин объединить облачные приложения

Возьмите любую задачу в бизнесе, и вы сразу же найдете одно или несколько облачных приложений, обещающих решить ее. Облачные приложения стали настоящим подарком для малого бизнеса. Вам не нужно инвестировать в дорогостоящую инфраструктуру для управления бизнес-процессами, например кадрами, проектами, бухгалтерской отчетностью и взаимоотношениями с клиентами. Модель доступа по подписке упрощает работу на начальном этапе, и вы платите только за то, что используете. Но при менее рациональном подходе избыток взаимозаменяемых приложений может приводить к снижению эффективности и росту издержек.

Решая, как выполнять рабочие задачи, вы окажетесь перед выбором между инструментами для выполнения отдельных задач и инструментами, способными выполнять комплекс задач компании или многие из них. Иногда лучше подходит специализированное приложение, но здесь важно сравнить выгоды его использования с преимуществами единого решения.

1. Сокращение расходов на ИТ

Самым очевидным преимуществом консолидированных приложений является оптимизация расходов. Действительно, стоимость подписки, как правило, ниже, чем стоимость размещения приложений на локальных компьютерах, однако при использовании облачных приложений также возникают расходы. В большинстве приложений для бизнеса взимается ежемесячная плата в зависимости от количества пользователей или объема хранилища. Эти расходы достигают ощутимых размеров, особенно если вы платите за несколько приложений с аналогичным функционалом.

Управление несколькими подписками также может доставлять неудобства. Для расчета расходов в разных компаниях могут использоваться свои показатели. Могут возникать сложности в отслеживании оплачиваемых инструментов, если в разных отделах используют разные приложения. При объединении счетов у вас появляется более четкое представление о том, что используется в вашей компании и насколько эффективны для нее те или иные облачные приложения.

2. Повышение эффективности

Кроме неизбежных расходов, связанных с подпиской, избыточное количество приложений также снижает эффективность работы. Как переключение между задачами в целом, так и между приложениями в частности приводит к неэффективному использованию времени и демотивации сотрудников. Он впустую тратят минуты и часы, которые можно было бы посвятить более значимой деятельности. Ниже приведено несколько примеров упрощения работы за счет консолидации приложений:

• Одно приложение для чатов, звонков и собраний позволяет сотрудникам быстро переключаться на нужный режим общения. Например, если сотрудникам не удается решить проблему в чате, одним нажатием кнопки все участники чата могут перейти в режим собрания.
• При работе с одним проектом сотрудникам может потребоваться посовещаться между собой, затем вместе поработать с документом, а затем проверить расписание проекта – и все это в течение нескольких часов. Выполнение этих задач можно упростить, разместив все эти приложения на одной платформе, например Microsoft Teams.
• Когда вся информация находится на одной платформе, сотрудникам не нужно тратить время на запуск разных приложений и поиск необходимых данных.

3. Упрощение технологии

Облачные приложения более просты в настройке, чем локальные решения, однако это не означает, что с ними не бывает проблем. Необходимы специалисты – обычно это системные администраторы, – которые будут следить за их состоянием. В их задачи может входить добавление и удаление пользователей приложений при изменении их ролей в компании, интеграция приложений в другие системы, например решение по управлению доступом, а также устранение неполадок, возникающих у пользователей программного обеспечения.

Чем меньше будет количество приложений, которые системный администратор должен обслуживать, тем больше времени он сможет посвятить вопросам, более значимым для развития вашей компании.

4. Получение более обширной аналитики

Данные являются одним из важнейших активов вашей компании. Чтобы понимать, кто ваш клиент, каковы тенденции сбыта, и знать о производственных проблемах, необходим анализ данных. Однако если данные клиентов, финансовая информация и плановые показатели проекта разбросаны по разным приложениям, вы можете упустить важные детали.

Объединение приложений в одно решение или набор согласованных бизнес-приложений на основе искусственного интеллекта упрощает задачи анализа данных в масштабе компании и получения важнейших данных, позволяющих принимать более рациональные решения. Например, если сотрудники смогут легко обращаться к данным клиентов на всех этапах взаимодействия с ними, они смогут предвидеть их потребности и предоставлять обслуживание более высокого качества. Соединение данных по сбыту и данных по использованию ресурсов сотрудниками поможет понять, как можно использовать ресурсы более эффективно. Кроме того, на многих платформах можно быстро просматривать важные показатели.

5. Усиление защиты

В современном мире каждое устройство, учетная запись и приложение могут быть использованы злоумышленниками для хищения данных или иных действий, наносящих ущерб компании. При использовании приложений от нескольких поставщиков вы подвергаете компанию повышенному риску нарушения безопасности, поскольку пользователи часто используют один и тот же пароль для разных учетных записей. При раскрытии данных одной учетной записи злоумышленники могут использовать их для доступа к другим учетным записям, в том числе в вашей корпоративной сети.

Сократив количество приложений, которыми пользуются ваши сотрудники, вы упростите задачу обеспечения безопасности. Когда сотрудники используют одну учетную запись для доступа к нескольким приложениям, вы можете применить единые средства управления защитой для всех этих приложений. И чем меньше отслеживаемых приложений, тем больше вероятность, что вам удастся локализовать нарушения безопасности до того, как они причинят существенный ущерб компании.

Как оценить количество приложений

Многие облачные приложения легко найти и использовать. В действительности, вы можете не знать обо всех приложениях, используемых в вашей компании. Однако даже если вы очень тщательно подбираете приложения для компании, их можно консолидировать. Вот некоторые показатели того, что в компании используется слишком много приложений:

• Сотрудники разных отделов или команд пользуются разными приложениями с аналогичным функционалом. Например, команда по маркетингу обменивается файлами с помощью Microsoft OneDrive, а команда по разработке продукции использует Box.
• Для решения общих задач сотрудники должны выгрузить данные из одной системы и загрузить их в другую. Например, после закрытия сделки специалистам по сбыту может быть необходимо импортировать информацию о клиенте из инструмента по отслеживанию сбыта в инструмент управления проектами.
• Важная информация разбросана по разным инструментам, и сотрудники вынуждены искать нужные данные в нескольких приложениях.
• Недостаточная наглядность деятельности компании не позволяет соединять точки, т. е. соотносить изменения на уровне проектов, ресурсов и прибыли.

Облачные приложения позволяют вам и вашим сотрудникам работать в любом месте. Однако избыток приложений также может стать причиной снижения эффективности. Для повышения уровня безопасности, эффективности и управления расходами обратите внимание на комплексные решения и посмотрите, есть ли у вас возможности сократить количество приложений, используемых ежедневно. Или проведите более детальный анализ возможностей снижения затрат за счет консолидации приложения и самостоятельно оцените их, чтобы понять, нужно ли вашей компании упрощение экосистемы приложений.