Деловая переписка – средство повышения эффективности бизнеса

Каждый день в электронные почтовые ящики приходит более миллиарда писем. Как небольшой компании привлечь внимание пользователя к своему сообщению в этой лавине информации? Как выделиться среди других рекламных рассылок и создать уникальный имидж своей компании с помощью одного лишь электронного письма? Эта задача кажется невыполнимой… но на самом деле у нее есть очень простое решение.

Представляем вашему вниманию пять простых рекомендаций по ведению переписки, которые помогут вам добиться удивительных результатов с помощью самого простого и привычного инструмента — деловой электронной почты.

1. Используйте корпоративные адреса электронной почты. Покажите, что ваша компания — не однодневка, довольствующаяся обычным потребительским почтовым сервисом, а солидная организация. Вы удивитесь, как сильно фирменный адрес электронной почты может поднять ваш авторитет в глазах клиентов. Предприниматели, ведущие деловую переписку с личного адреса, обычно не вызывают особого доверия. “Серьезный” адрес должен выглядеть примерно так: vasheimya@vashakompaniya.ru.
2. Помните о тонкостях использования полей Кому, Копия и Скрытая копия. Одно неверное движение руки — и вы рискуете на следующий день обнаружить, что ваша почта завалена ненужными ответами. Как выбрать между полями “Копия” и “Скрытая копия”? Задайте себе пару вопросов. Знают ли получатели друг друга? Если нет, то хотите ли вы стать невольным виновником их знакомства? Нужно ли всем получателям видеть все ответы на ваше письмо? У поля “Скрытая копия” есть два больших преимущества: указанные в нем адреса получателей видны только вам, и в этом случае вы не рискуете, что кто-то из адресатов нечаянно нажмет “Ответить всем”, отправив свой ответ не только вам, но и остальному десятку получателей. И главный секрет: указывайте любые адреса только после того, как письмо полностью написано, вычитано и готово к отправке. В конце концов, никто не застрахован от шанса случайно послать недописанное сообщение — а так вы спасете себя от возможного позора и сможете лишний раз перечитать письмо перед отправкой.

3. Придумывайте цепляющие темы. Интригующая, вдохновляющая, остроумная, необычная… Правильная тема — это половина вашего шанса на то, что письмо не останется непрочтенным. Подбирая тему, ориентируйтесь на целевого читателя. Она должна звучать так, как будто вы писали письмо лично ему. Постарайтесь акцентировать внимание на пользе, которую читатель получит от вашего письма (или показать, почему ваше сообщение необходимо открыть прямо сейчас). Помните: читателей не привлекают туманные, расплывчатые фразы. Четкая тема, явная польза, призыв к действию — вот что нужно, чтобы по вашему письму щелкнули.
4. Скажите читателю, что делать дальше. Любое ваше сообщение должно содержать четкий призыв к простым понятным действиям: перейти по ссылке, позвонить по телефону, ответить на письмо. Хотите опросить читателей? Не говорите обиняками: в начале письма четко сформулируйте вопрос, а в конце повторите его и подчеркните, что ждете ответов.
5. Вычитывайте свои письма. Проверка орфографии — это лишь первый шаг. Не забывайте еще и о грамматике, а главное — тщательно следите за тоном письма. Он должен соответствовать вашему посылу, целевой аудитории, специфике бизнеса. Помните, что шутки и особенно сарказм легко понять неправильно (а вы же не хотите обидеть своих клиентов?). И самое главное: если вы написали, что прилагаете к сообщению некий файл, не забудьте вложить его в письмо. Эта досадная и довольно забавная ошибка весьма часто встречается в работе с электронной почтой.

Эти стратегии ведения деловой переписки очень просты, но вы поразитесь тому, насколько они эффективны. Попробуйте применить их в вашем следующем письме, затем вычитайте его еще раз (это никогда не повредит) и отправляйте — результаты не заставят себя ждать.

<!–

Interested in more tips for business email success? Take a look at the “Bump your email up to business-class” e-book. New threats emerging daily, check out the current state of email security.

–>