Анализ электронной почты — ключ к эффективной работе с сообщениями

Писать письма — дело неблагодарное: вы битый час создаете эпистолярный шедевр, потом отправляете его в никуда и в итоге даже не знаете, прочтет ли его кто-нибудь.

Анализ электронной почты позволит вам узнать, стоит ли результат ваших усилий. Если вам известно, сколько пользователей открывали ваши сообщения и сколько времени в среднем они просматривались, вы можете принять более обоснованные решения. Если ваше сообщение не вызывает большого интереса, вы можете попытаться его усовершенствовать — создать разные варианты основного текста и сделать призыв к действию более четким и лаконичным. Возможно, одна из новых версий больше понравится вашей аудитории.

Это сообщение прочитала лишь половина получателей — возможно, пользователю стоит заново разослать сообщение, чтобы получить требуемый отклик.

Узнайте, сколько времени вы тратите на чтение и составление сообщений

Вам кажется, что чтение и составление писем отнимает у вас столько времени, что вы не успеваете выполнять другую работу? В этом вы не одиноки: исследование1 показывает, что информационные работники тратят на электронную почту 28 % рабочего времени.

Персональный анализ электронной почты даст вам полное представление о том, сколько времени у вас уходит на чтение и отправку сообщений. Если эта цифра слишком велика, вы сможете придумать, как ее уменьшить. Нередко проблема решается очень просто: достаточно перейти на средства для чата, такие как Microsoft Teams, которые позволяют отправлять более короткие и неформальные сообщения.

Если же ваш почтовый ящик уже трещит по швам, проблема может скрываться в структуре организации или в вашем персональном подходе к работе — возможно, вы взвалили на себя слишком много обязанностей или принимаете решения по целому ряду вопросов. Персональный анализ электронной почты поможет вам справиться и с этой бедой: вы можете вполне обоснованно делегировать часть своих задач, чтобы ваша команда получила возможность более быстро и успешно принимать решения.

На прошлой неделе этот пользователь потратил почти 11 часов на чтение и отправку электронной почты. Это меньше 12-ти часов — цели, к которой он стремился, однако на эту процедуру у него все еще уходит слишком много ценного времени.

Обеспечьте быстрый старт своему предприятию с помощью экспресс-курса по Microsoft 365

Обеспечьте ежедневную производительность своего коллектива, из любой точки мира, с помощью Microsoft 365.

Подробнее

Пасти или не пасти, вот в чем вопрос…

Многие информационные работники вообще не закрывают свою почту, чтобы проверять входящие сообщения, как только они попадают в ящик. Этот обычай получил шуточное название “пасти письма”. Но такая привычка мешает сосредоточится и целиком отдаться работе над приоритетными проектами: по результатам одного исследования, после просмотра даже одного письма вам потребуется не менее 15 минут, чтобы снова сосредоточиться на задаче.²

Персональный анализ электронной почты раскроет вашу привычную схему поведения в отношении писем и поможет изменить ее, если это необходимо. Например, вы можете выделить время в календаре, чтобы просмотреть всю почту “оптом”, а затем перейти в режим “не беспокоить” до конца дня.

Этот пользователь представляет собой классический пример “пастуха” — он не признает “пакетных процессов” и предпочитает читать и отправлять почту на протяжении всего рабочего дня.

Начало работы с Microsoft 365

Вы получаете все тот же привычный Office, но дополненный инструментами для более продуктивного взаимодействия в любой точке мира и в любое время.

Купить
Связанное содержимое
Бизнес-советы

Анализ данных в Molly Moon’s для формирования меню

Подробнее
Бизнес-советы

Аналитика и идеальный баланс между работой и личной жизнью

Подробнее

Раздел "Бизнес-аналитика и идеи" не предоставляет профессиональных рекомендаций по налогообложению и финансовым вопросам. Для решения таких вопросов обратитесь к специалисту по налогам или финансисту.