Преимущества использования архивации электронной почты

Вероятно, мы не ошибемся, если предположим, что каждый день вы получаете и отправляете десятки (а то и сотни) электронных писем — как деловых, так и личных. И это естественно, ведь электронная почта очень быстрая и удобная — идеальное средство связи с коллегами и партнерами, клиентами и поставщиками, родными и друзьями. Но ее популярность в бизнес-кругах обусловлена и другой причиной. Электронная переписка не теряется и не занимает место в шкафах, ее невозможно случайно залить кофе, а при необходимости нужное письмо очень легко найти.

Исследования показывают, что три четверти интеллектуальной собственности предприятий мира хранится именно в службах электронной почты и системах обмена сообщениями. Вполне естественно, что вопрос безопасного хранения данной информации в наше время приобретает критическое значение. Но это, несомненно, огромные объемы сведений. Как сохранить их, не забивая корпоративные серверы до предела?

Где же выход?

Архивация почты — отнюдь не новая возможность: она появилась в почтовых службах уже довольно давно. Так почему же ею пользуются так мало компаний? Предлагаем вашему вниманию пять преимуществ этой функции.

• Экономия места. Если почта хранится на активных серверах, по мере накопления информации их производительность может заметно упасть. Можно, конечно, просто удалить часть писем (и, возможно, потерять важные данные, которые со временем могли бы вам очень пригодиться) — а можно перенести их на другой сервер. Именно по этому принципу работает архивация почты: данные просто перемещаются в защищенное стороннее или облачное хранилище. Некоторые решения при этом используют передовые алгоритмы сжатия и (или) дедупликации, порой помогающие сэкономить до 50 % места и больше.
• Быстрое восстановление данных. Некоторые решения для резервного копирования данных восстанавливают архивную информацию намного быстрее обычной, поскольку она занимает меньше места. Более того, архивация почты снижает нагрузку на серверы, что ускоряет и восстановление обычных писем.
• Безопасность. Хотя заархивированные письма и хранятся на других серверах, они защищены не менее надежно, чем недавняя корреспонденция. Качественное решение для архивации почты обеспечивает регулярное резервное копирование и эффективное аварийное восстановление данных. Но для этого поставщик решения должен гарантировать его надежность, производительность и доступность в течение 99,9 % времени в договорном порядке — и, более того, подкреплять эти заверения финансовыми обязательствами.
• Производительность. Когда активным серверам приходится на постоянной основе обрабатывать гигабайты писем, это заметно замедляет поиск по ним. Автоматическая архивация почты не только ускорит работу службы, но и избавит ваших сотрудников от необходимости по старинке удалять лишние письма или экспортировать их в файлы PST, чтобы сэкономить место. А главное — дав сотрудникам возможность работать с архивными и резервными копиями своей почты, вы позволите им почувствовать себя хозяевами положения и заодно разгрузите ИТ-отдел.
• Соответствие требованиям. Для большинства отраслей действуют законы, требующие от компаний хранить свою деловую документацию достаточно длительное время. Значительная ее часть содержится именно в корпоративной переписке, поэтому удалять старые письма категорически недопустимо. В некоторых отраслях (например, здравоохранительной, фармацевтической, финансовой, энергетической) правовые требования к хранению документации особенно суровы.

Выбирая решение для архивации почты, обязательно оценивайте репутацию разработчика. Оптимальное решение должно соответствовать высоким стандартам безопасности и надежности, но в то же время быть удобным для пользователей и давать вам полный контроль над своими данными.

<!–

Download the Exchange Online capabilities guide, or get the free eBook,9, surefire ways to look professional with email.

–>