Управление стадиями проекта с помощью инструментов визуализации

Если вы читаете эту статью, то знаете: эффективное управление проектами — необходимый навык. Следить за всеми участниками, сроками и задачами, связанными с большим проектом становится настоящей проблемой, особенно когда в этом уравнении пока есть неизвестные и случается что-то непредвиденное.  

Исследования показывают, что лишь чуть больше половины всех проектов удается завершить вовремя и удержаться в рамках запланированного бюджета. Часто это происходит из-за неконтролируемого разрастания границ проекта или того, что требования к проекту растут либо их становится больше, когда проект уже начался.  

Один из способов справиться с этим — придерживаться модели из пяти фаз, которые составляют жизненный цикл проекта: инициация, планирование, исполнение, контроль и мониторинг, завершение. На сегодняшний день это общепринятая концепция, разработанная несколько десятилетий назад Институтом управления проектами (PMI). Она служит своего рода структурой, помогающей руководителям проектов планировать, сосредотачивать и организовывать свою работу.   

Существует множество стратегий управления проектами, которые помогут вам и вашей команде пройти все пять фаз. Однако легкие в использование инструменты визуализации для создания схем могут наиболее эффективно помочь вам и вашей команде организовать работу и держать все под контролем от начала до конца.  

Вот что мы можем вам предложить. 

Инициация 

Прежде чем взяться за проект, ваш первый шаг — это выяснить, что и зачем нужно сделать и осуществимо ли это. Этот этап критически важен. Если сама идея просто великолепна, но ее невозможно осуществить с теми ресурсами, что у вас есть, с ней лучше распрощаться (или модифицировать). 

Руководитель проекта не может предвидеть всего в одиночку — важно собрать идеи с команды и получить обратную связь еще в самом начале. Инструменты визуализации помогут вам и команде увидеть происходящее под одинаковым углом.  

Попробуйте начать с шаблона мозгового штурма. Ментальные карты, диаграммы сходства, кластерные диаграммы — вам доступен целый ряд вариантов. Независимо от того, что вы выберете, мозговой штурм с наглядным представлением помогает рождать новые идеи, а также сразу же регистрировать и организовывать их. 

Еще один полезный метод — SWOT-анализ. SWOT-анализ (Strengths —сильные стороны, Weaknesses — слабые стороны, Opportunities — возможности, Threats — угрозы) помогает в принятии решений и планировании крупных бизнес-идей. Например, компания, производящая модные аксессуары для смартфонов, решает рассмотреть возможность запуска новой линии продукции. Задолго до начала производства ей будет необходимо проанализировать цены и конкуренцию. 

Наиболее важный момент на этом этапе — прийти к согласию со всеми заинтересованными сторонами проекта еще до того, как вы перейдете к следующей фазе. А благодаря простому визуальному представлению всем будет гораздо проще посмотреть на ситуацию одинаково. 

Планирование 

Следующий шаг — разобраться, каким образом вы сможете выполнить проект. Кто будет принимать участие? Какие задачи нужно поставить? Выполнение каких задач зависит от других? Сколько времени займет проект?  

Для визуализации этой фазы отлично подойдет диаграмма Ганта. Диаграммы Ганта помогают определять задачи проекта и время на их выполнения, а также могут выручить с повседневными целями. С помощью программ для создания схем и диаграмм вы можете легко добавлять вехи, создавать связи между задачами, использовать маркировку цветом и многое другое.  

Вы также можете визуализировать жизненный цикл проекта с помощью еще более понятной диаграммы временной шкалы, используя одноименный шаблон либо шаблон дорожной карты. Разделение различных аспектов проекта может очень помочь при обмене информацией с другими командами или руководством компании.  

Не забудьте задать себе и своей команде все возможные вопросы по проекту, чтобы создать максимально точную временную шкалу с помощью диаграммы Ганта, шаблона временной шкалы или обоих инструментов.  

А используя их в сети, каждый участник команды может в реальном времени добавлять в документ свои комментарии, а также следить за своими задачи в персонализированном представлении.  

Исполнение 

Хорошее планирование поможет добиться успеха на фазе исполнения. А один из лучших визуальных инструментов как для фазы исполнения, так и для планирования — блок-схема.  

Например, универсальные блок-схемы могут помочь руководителям проектов определить, кто является ответственным за выполнение разных этапов, а также определить зависимости между задачами. В некоторых проектах разные команды могут работать над разными этапами проекта, но блок-схемы могут помочь в организации таких ситуаций и многих других.   

“Плавательные дорожки”, например, определяют людей, вовлеченных в каждую задачу, а “блоки фаз” — временную шкалу или веху. 

После запуска проекта, когда начинается исполнение, может быть полезно сделать общим документ с блок-схемой, чтобы все могли следить за прогрессом и сверяться со сроками. Участники команды могут комментировать схему, добавляя контекст или обновления по мере необходимости. Интерактивные формы могут расширяться и отображать дополнительные сведения либо быть связаны с внешними данными, такими как база данных или электронная таблица.  

Контроль и мониторинг  

На этой фазе очень важно отслеживать каждую задачу, чтобы удостовериться, что все идет по плану. Одно из преимуществ визуального представления и связанных с данными диаграмм — это то, насколько легко делиться прогрессом с другими, даже с теми, кто не принимает непосредственного участия в проекте. 

В программное обеспечение для создания диаграмм часто входят простые шаблоны отчетов о прогрессе, которые помогают руководителям проектов прорабатывать основные моменты и делиться результатами с менеджерами и внешними клиентами, а также заинтересованными сторонами. 

Использование нескольких документов в течение всего проекта, от SWOT-анализа до блок-схем, тоже может помочь удерживать фокус на задачах проекта. Вы можете избежать разрастания масштабов проекта, сосредоточившись на первоначальных целях проекта и планируемом результате. 

Некоторые программы для создания диаграмм также хорошо работают с ПО для автоматизации, так что вы можете спроектировать рабочий процесс вашего проекта, а затем настроить автоматические триггеры, например уведомления о том, что задача выполнена. 

Завершение 

Вы сделали это! После того как ваша команда завершит все итоговые работы, проект можно считать выполненным. Однако эта последняя фаза необходима для оценки всего того, что было проделано. Благодаря наглядному визуальному представлению на протяжении всего процесса намного проще оглянуться назад и проанализировать, что сработало, а что нет. 

Назначьте собрание со своей командой и заинтересованными лицами для анализа проделанной работы. Обсудите удачи и проблемы. И даже для этого вы можете дополнительно использовать инструменты визуализации: воспользуйтесь шаблоном для постмортема проекта, чтобы получить обратную связь и идеи.  

Храните всю документацию в центральном расположении, чтобы у вас оставался такой ресурс на следующий раз. 

Все это кропотливое планирование и документирование может показаться излишним, но это действительно здорово помогает. Использование инструментов визуализации, которые помогают планировать, коммуницировать и отслеживать прогресс, является одним из самых надежных способов поддерживать проект в соответствии с требованиями, бюджетом и сроками.