Безопасный общий доступ к файлам для малого бизнеса

Будучи сотрудником или владельцем небольшой компании, вам часто нужно обмениваться файлами с коллегами и клиентами. Но вы уверены, что ваш существующий способ обмена файлами безопасен? Все ли ваши важные записи и конфиденциальные данные хранятся в защищенном месте? 

Давайте рассмотрим все тонкости безопасного общего доступа к файлам.  

Что такое безопасный общий доступ к файлам? 

Общий доступ к файлам — это просто отправка файлов какому-то пользователю. Раньше вы, возможно, отправляли файлы по электронной почте, прикрепляя их к письму. Затем в файлы вносили правки и отправляли вам обратно. И так раз за разом. 

Может быть, вы даже пользовались файлообменниками. Оба эти способа небезопасны и создают многочисленные риски. 

Безопасный общий доступ к файлам — это обмен файлами с условием, что они защищены от угроз в сети и доступ к ним есть только у людей, получивших разрешение владельца. Службы облачного хранения предоставляют возможность безопасного обмена файлами и обладают следующими средствами защиты: 

  • Доступ на базе разрешений 
  • Доступ с защитой паролем 
  • Шифрование файлов 
  • Отслеживание подозрительных действий при входе в учетную запись  
  • Проверка на наличие вирусов  
  • Обнаружение программ-шантажистов 
  • Двухфакторная проверка подлинности 
  • Ссылки для общего доступа с ограниченным сроком действия 

Эти средства защиты помогают обеспечивать доступ к файлам только тем людям, у которых есть разрешение. Кроме того, они помогают защищать ваши файлы от хакеров, вредоносных программ и других интернет-угроз. 

Доступ к каким файлам должен быть защищенным? 

В идеале все файлы, которыми вы делитесь внутри компании или с клиентами, должны быть защищены. К файлам, к которым может быть предоставлен доступ, относятся все рабочие документы, в том числе: 

  • Юридическая информация 
  • Финансовые данные 
  • Кадровые сведения 
  • Личные данные сотрудников 
  • Секретные проекты 
  • Планы по слиянию или поглощению 

Безопасный общий доступ к файлам защищает ваши документы от несанкционированного доступа, злоумышленников, программ-шантажистов, вирусов и сетевых угроз.  

Способы безопасного предоставления общего доступа 

В 58 % случаев жертвами кибератак становятся небольшие компании. Поставщики решений для облачного хранения хорошо осведомлены об этой проблеме. Они знают, что безопасность данных и файлов имеет большое значение. Многие из них включают в свои решения следующие возможности, помогающие защищать ваши файлы: 

  • Защита паролем. В можете отправлять ссылки на файлы, защищенные паролем. Только получатели, у которых он есть, смогут получить доступ к файлам.  
  • Ссылки с ограниченным сроком действия. Доступ по таким ссылкам прекращается через определенное время. У получателей есть ограниченный период времени, когда они могут получить доступ к файлам. 
  • Настраиваемые разрешения. С помощью прав доступа к файлам вы выбираете, кто может просматривать, комментировать, редактировать файлы или повторно делиться ими. К примеру, вы можете дать доступ только одному человеку, группе, всем сотрудникам компании или кому-либо еще.   
  • Журнал версий. Кто-нибудь может добавить ненужные изменения в общий файл. Журнал версий поможет вам восстановить файл до предыдущей версии черновика. 
  • Корзина. Сами того не желая, вы можете случайно удалить файл. В этом случае вы можете восстановить удаленный файл из корзины
  • Защита от массового удаления файлов. Может случиться так, что кто-то по ошибке удалит сразу большое количество файлов. В этом случае поставщик услуг облачного хранения отправит оповещение. А также предоставит список шагов по восстановлению файлов. 
  • Отслеживание действий. Поставщики следят за подозрительными попытками входа и блокируют их. Автоматизированное наблюдение предотвращает несанкционированный доступ к вашей учетной записи. 
  • Шифрование. В облачном хранилище код шифрования всегда скрывает ваши файлы от назойливых хакеров. 
  • Проверка на наличие вирусов. Во время скачивания файлы проверяются на наличие известных вирусов. 
  • Физическая защита. В центрах обработки данных, где хранится ваше содержимое, находятся сотрудники службы безопасности и датчики движения. В них используются системы видеонаблюдения, а в случае вторжения вам придет оповещение об этом. 
  • Защита сети. Внутри и снаружи сетей центров обработки данных работают брандмауэры. Они ограничивают трафик из неизвестных расположений. 
  • Отслеживание работы системы. Команды разработчиков ПО следят за возможными проблемами с безопасностью и исправляют их при появлении. 
  • Папки-сейфы. Чтобы получить доступ к таким защищенным папкам, необходимо подтвердить свою личность. Они защищают файлы на случай, если кто-то получит доступ к вашему устройству или учетной записи. 

Дальнейшие шаги по обеспечению безопасности файлов в облачном хранилище 

Облачное хранилище защищено. Тем не менее, вы можете принять дополнительные меры по защите файлов как в хранилище, так и на устройствах. Для этого:  

Создайте надежный пароль 

Надежный пароль — это действенная первостепенная защита. С его помощью можно предотвратить несанкционированный доступ к вашим файлам. Создавая пароль, убедитесь, что он: 

  • Состоит из 8 или более знаков 
  • Не включает полные слова 
  • Не включает имя пользователя или реальное имя 
  • Отличается от других ваших паролей 
  • Включает прописные и строчные буквы  

Используйте двухфакторную проверку подлинности

Двухфакторная проверка подлинности защищает вашу учетную запись от хакеров. Она является частью процесса входа. Ваш поставщик услуг облачного хранения отправит код на ваш телефон, электронную почту или через приложение. После того как вы введете код, вы получите доступ к файлам.  

Включите шифрование файлов на своем мобильном устройстве

Ваш поставщик услуг может шифровать файлы, которые вы храните в приложении на вашем устройстве с iOS или Android. Шифрование защищает данные, когда кто-то другой использует ваш телефон. Благодаря шифрованию вы можете оставаться спокойны, если ваше устройство было взломано или украдено. Если вы храните файлы на телефоне, шифрование — то, что вам нужно. 

Совместная работа над общедоступными файлами 

Совместная работа над документами занимает большую часть рабочего времени. Учитывая этот факт, службы облачного хранения предлагают полезные возможности для коллаборации. Все изменения и комментарии в файлах синхронизируются в реальном времени, чтобы команды могли работать над самыми актуальными версиями документов.  

Существует ряд действий, которые пользователи могут выполнять с документами, к которым у них есть доступ. Среди них: 

  • Просмотр. Любой человек, с которым вы поделились файлом, может просмотреть его. Для этого не нужен вход на платформу облачного хранилища.  
  • Скачивание. Пользователи, которым вы предоставили общий доступ к файлу, могут скачать его. Если вам нужен более высокий уровень защиты, вы можете запретить скачивание.  
  • Редактирование. Получатель может вносить правки в файл, если вы предоставите ему такое разрешение. Лучше всего включить отслеживание изменений перед предоставлением общего доступа к файлу, чтобы позже можно было одобрить или отклонить их.  
  • Комментирование. Люди, у которых есть доступ к файлу, могут оставлять в нем комментарии и отвечать на них.  
  • Совместная работа. Сразу несколько человек одновременно могут редактировать файл благодаря совместной работе в режиме реального времени. Все изменения синхронизируются и автоматически обновляются для всех, кто работает над файлом. 
  • Предоставление общего доступа. Пользователи, у которых есть разрешение на редактирование, могут делиться вашим файлом. При этом люди без разрешения на редактирование могут переслать ссылку на файл, если захотят. В некоторых службах вы можете запретить другим пользователям делиться вашим файлом. 

Выбор безопасного решения для обмена файлами 

Рынок предлагает много вариантов решений для организации общего доступа к файлам. При выборе обратите внимание на наличие этих пунктов:  

  • Параметры безопасности. Выбирайте решение с надежной защитой. Прежде всего, в нем должна быть возможность определять разрешения и устанавливать защиту паролем для ссылок. Ссылки с ограниченным сроком действия будут полезны, если вы делитесь файлами со внешними партнерами.  
  • Шифрование. Файлы должны быть защищены, когда вы делитесь ими и когда они находятся в хранилище. Выбирайте поставщика услуг, который предоставляет шифрование.  
  • Простота использования. Решение должно быть простым в использовании. У вас должна быть возможность быстро поделиться файлом, получить его обратно и продолжить работу вместе с командой. Кроме того, изменение уровня разрешений не должно вызывать никаких трудностей. 

Безопасный общий доступ к файлам для вашей команды 

Общий доступ к файлам ускоряет работу над проектами. Но без дополнительной защиты ваши данные могут оказаться под угрозой. Безопасный общий доступ к файлам модернизирует рабочие процессы вашей команды и помогает держать данные под защитой.  

Начало работы с Microsoft 365

Вы получаете все тот же привычный Office, но дополненный инструментами для более продуктивного взаимодействия в любой точке мира и в любое время.

Купить

Раздел "Бизнес-аналитика и идеи" не предоставляет профессиональных рекомендаций по налогообложению и финансовым вопросам. Для решения таких вопросов обратитесь к специалисту по налогам или финансисту.