Для управления контентом существуют специальные решения, позволяющие упорядочивать корпоративную документацию и контролировать ее на всех этапах работы — от создания до архивирования. Но, как и любые другие решения, системы управления данными на предприятии заметно отличаются между собой. Какими же функциями должна обладать идеальная система, которая не просто будет хранилищем данных, но и поможет вашим сотрудникам работать быстрее и эффективнее?
- Единый репозиторий для самых разных видов контента: если в системе можно хранить и видео, и изображения, и электронные таблицы, и текстовые документы, и другие типы файлов, это значит, что под рукой у ваших сотрудников будут все файлы, нужные для совместной работы над проектом, — а значит, команде будет проще и легче его закончить.
- Создание вложенных папок в неограниченном количестве: эта возможность позволяет, например, создать для ежегодного мероприятия одну основную папку (скажем, “Корпоративы”), а потом добавлять в нее вложенные папки для каждой отдельной даты. А в этих вложенных папках можно создавать новые папки — для фото, видео и так далее. Тогда все документы будут на своих местах, и при необходимости вы быстро их найдете.
- Легкое редактирование метаданных и свойств документов: эта возможность несказанно облегчает дальнейший поиск и систематизацию документов.
- Контроль доступа к информации: некоторые материалы предназначены для узкого круга людей, поэтому крайне важно, чтобы решение для управления данными на предприятии давало возможность настраивать разрешения, необходимые для доступа к отдельным документам, группам файлов, целым разделам и даже всей системе. Вы должны полностью контролировать, кто с чем работает.
- Совместная работа: некоторые системы для управления контентом позволяют сотрудникам вместе редактировать документы и следить за правками. Более того, отдельные решения еще и интегрируются с популярными офисными программами, что значительно упрощает работу.
- Воспроизведение медиафайлов: если ваши сотрудники активно работают с видео- и аудиофайлами, вам стоит выбрать решение для управления контентом со встроенным медиаплеером. Так эти материалы можно будет просматривать и прослушивать намного быстрее.
- Безопасное хранение важной деловой и юридической документации: с надежным репозиторием вы будете уверены, что никто не сможет изменить и подделать ваши записи. Более того, если какие-то материалы понадобится предоставить правоохранительным органам, нужные файлы найдутся быстро и без лишних затрат.
- Поиск по ключевым словам: эффективное управление данными на предприятии — это не в последнюю очередь действенная поисковая система. Если любой пользователь сможет мгновенно найти все доступные документы и информацию по интересующему его запросу, это ускорит работу над проектами и улучшит качество результатов. При этом важно, чтобы файлы можно было искать по тексту, метаданным, примечаниям, дате создания и другим параметрам.
- Доступность на всех устройствах: если ваша система управления контентом будет доступна как на компьютерах и ноутбуках, так и на мобильных устройствах, то ваши пользователи смогут работать не только в офисе, но и удаленно — например, в командировке, на выездном совещании или ночью у себя дома.
Эффективное решение для управления данными на предприятии — это не просто хранилище контента. Оно должно быть безопасным и надежным. Оно должно позволять создавать, упорядочивать и искать файлы любых типов. И тогда вы заметите, насколько проще вашим сотрудникам будет общаться и работать вместе. Такое решение даже поможет защитить ваши интересы в случае судебного разбирательства. Ведь эффективное управление контентом — это залог успешной работы любой компании, от маленького офиса с десятком сотрудников до огромной международной корпорации с многотысячным штатом.
Задача команды Центра роста — помочь вам начать собственный бизнес, успешно управлять им и развивать его.