Сокращение потерь времени за счет ПО для управления задачами

Иногда думаешь, сколько еще можно было бы успеть за день, будь у вас чуть больше времени.

К сожалению, большинство из нас постоянно тратит драгоценное время попусту.

Начните использовать свое время (и время свои сотрудников) с пользой благодаря эффективной системе управления задачами. Она поможет вам отслеживать выполнение различных работ, выявлять случаи нерационального расходования времени и высвобождать его для проектов, которые постоянно приходится откладывать.

В чем разница между управлением задачами и проектами?

Концепции управления задачами и управления проектами могут показаться очень схожими. И они действительно похожи, однако есть и различия.

Управление проектами — это процесс управления набором задач команды для достижения поставленных целей в определенные сроки.

В то же время управление задачами лежит в основе управления проектами, так как предполагает управление каждой отдельной задачей в течение всего ее жизненного цикла. Сюда относится планирование и назначение работ, обновление их статуса, установка сроков и приоритетов, подбор ресурсов и определение результатов.

Управление задачами всей команды играет особую роль при совместной работе, однако может помочь и каждому отдельному ее участнику:

  • выполнять свои задачи за счет планирования текущей работы;
  • правильно выбирать конкретную задачу в каждый момент времени (как в рамках более крупных проектов, так и по отдельности).

Знакомство с системами управления задачами

Существует довольно много разных систем управления временем и задачами. Возможно, вы уже используете простейшую из них — обычный список дел. Однако в долгосрочной перспективе вам и вашей команде, возможно, стоило бы потратить время (и, возможно, деньги) на поиск более комплексного решения. Ведь возможность высвободить время, которое нерационально расходуют сотрудники организации, всегда стоит усилий!

Какую бы систему управления задачами вы ни выбрали для своей команды, она непременно должна включать перечисленные ниже элементы.

  • Цели: определив конечную цель для задачи или проекта, вы сможете наблюдать за общей картиной происходящего, однако важную роль также играют промежуточные вехи. Успешное достижение менее значимых целей улучшает моральный дух команды, благодаря чему становится проще достичь общей цели. Также важно, чтобы каждый участник процесса помнил о своей задаче и о ее месте во всем проекте.
  • Приоритеты: вам надо будет выбирать наиболее важные задачи, которые должны быть выполнены перед остальными.
  • Планирование: заблаговременно определив сроки, ресурсы и ограничения для каждой задачи, вы сможете устанавливать реалистичные ожидания.
  • Визуализация: отслеживая ход выполнения задачи в режиме реального времени, вы и ваша команда будете понимать, что делать дальше и насколько вы близки к своей цели. Такие инструменты, как доски канбан и диаграммы Ганта, позволяют учесть отдельные задачи, участников, ресурсы и сроки и представить все это в понятном и наглядном виде.
  • Совместная работа: системы управления задачами для команды помогают каждому ее участнику отслеживать статус и ход выполнения задач для эффективной работы вместе.

Выбор программных решений для управления задачами

Если вы поняли, что список дел или физическая доска с разноцветными записками больше не работает, вашей команде стоит задуматься о приобретении программного обеспечения для управления задачами.

При выборе нового средства управления задачами учитывайте перечисленные ниже моменты.

  • Простота использования: удобен ли программный продукт в работе и прост ли он в понимании? Освоить новую систему бывает сложно, поэтому позаботьтесь о том, чтобы ваши коллеги смогли быстро перейти на нее с минимальными неудобствами. Также важны специальные возможности. Некоторые программы доступны как на компьютерах, так и на мобильных устройствах, благодаря чему вам и участникам вашей команды становится легко просматривать и обновлять задачи, где бы вы ни находились.
  • Интеграция: насколько хорошо это решение взаимодействует с другими программными продуктами в вашей организации? Этот фактор не всегда является критически важным, однако программы, которые можно интегрировать с разными системами, также проще в использовании.
  • Сложность: насколько возможности программного решения отвечают количеству задач, с которыми ваша команда работает в каждый момент времени? Уточните, нет ли ограничений на объемы входящих и исходящих данных и риска их превысить.
  • Безопасность: будете ли вы хранить в этой системе конфиденциальные данные или подключать их к ней? Убедитесь, что поставщик решения отвечает за свои гарантии. Если же вы не уверены, насколько важна безопасность ваших данных, уточните этот вопрос в своем отделе ИТ.

Три этапа для начала работы

Поздравляем! Вы выбрали подходящую систему управления задачами и готовы развернуть ее у себя в организации. Что дальше?

  1. Планирование: установите сроки и вехи для процесса развертывания системы. Определите круг заинтересованных лиц и решите, как будете информировать их о ходе выполнения.
  2. Информирование: прорекламируйте новое решение среди сотрудников и помогите им понять, как новые технологии послужат в интересах вашей компании. Сначала познакомьте с решением тех работников, которые смогут популяризировать его среди остальных, и попросите их помочь вам донести до команды его преимущества и удобство. Узнайте, что их беспокоит или тревожит, и при необходимости устраните причины.
  3. Обучение и развертывание: предусмотрите возможность постоянного обучения, особенно по мере внесения изменений в новую систему, подключения к ней новых сотрудников или установки программных обновлений.

Возможности, которые открывает вам сэкономленное время

Как модернизация существующей системы управления задачами, так и развертывание новой, безусловно, сослужит вам хорошую службу.

Эффективный анализ и выполнение задач помогут вам и вашей команде высвободить много времени для реализации важных проектов, которые требуют вашего внимания. Даже несколько лишних часов в конечном итоге существенно повысят продуктивность вашей команды, не говоря о финансовых показателях.

Начало работы с Microsoft 365

Вы получаете все тот же привычный Office, но дополненный инструментами для более продуктивного взаимодействия в любой точке мира и в любое время.

Купить
Связанное содержимое
Управление бизнесом

Как управлять командными задачами с помощью решения на основе канбан-методологии

Подробнее
Управление бизнесом

Программа управления проектами: неиспользуемые, но полезные функции

Подробнее
Управление бизнесом

Программа-диспетчер задач как эффективное средство их выполнения

Подробнее

Раздел "Бизнес-аналитика и идеи" не предоставляет профессиональных рекомендаций по налогообложению и финансовым вопросам. Для решения таких вопросов обратитесь к специалисту по налогам или финансисту.