Поскольку все больше сотрудников работают из дома и в пути, интернет-конференции стали основным способом общения между коллегами. Онлайн-собрания становятся все более важной частью ежедневных коммуникаций и сотрудничества.
Проконсультируйтесь с вашим ИТ-отделом и предоставьте сотрудникам все необходимое для онлайн-конференций, а также научите их пользоваться доступными технологиями. Ваши ИТ-специалисты также могут сэкономить ценное время, показав сотрудникам, как правильно настраивать интернет-конференции.
Заранее проверьте настройки
До начала онлайн-собрания сотрудники вместе с ИТ-отделом должны убедиться, что у них есть необходимые подключаемые модули и самые современные технологии. Кроме того, за несколько минут до собрания сотрудники должны самостоятельно проверить, что камера и микрофон подключены правильно.
Предотвратите нежелательные задержки
Как правило, во время онлайн-собраний участники сталкиваются с запаздыванием сигнала, а также с отсутствием синхронизации видео и звука. Это часто происходит из-за сетевых проблем. Чтобы они не оказывали влияние на собрания, сотрудники могут попросить ИТ-специалистов настроить качество обслуживания таким образом, чтобы при обработке сетевого трафика приоритет отдавался решению для интернет-конференций, которое используется сотрудниками для звонков из офиса. Количество участников также влияет на скорость подключения. С учетом этого сотрудники должны по возможности добавлять в собрание только ключевых участников или группу из нескольких участников по одному номеру.
Подсказки ИТ-специалистов могут повысить эффективность собраний
В современных решениях для виртуальных конференций есть так много функций, что сотрудники не всегда знают о том, какие возможности им доступны. Ваши ИТ-специалисты могут дать сотрудникам рекомендации по использованию чатов в реальном времени, досок для совместной работы и инструментов для прямого общего доступа к файлам.
Составьте и опубликуйте контрольный список с полезными советами
Опытные сотрудники и ИТ-специалисты могут вместе разработать советы, предназначенные для всех в компании и обеспечивающие максимальную эффективность онлайн-конференций. Каждая организация имеет свои особенности, и перечень полезных советов может отличаться. Предлагаем ряд рекомендаций, которые помогут создать контрольный список для ваших сотрудников:
- При использовании внешнего микрофона организаторам собрания и его участникам, возможно, потребуется выбрать этот микрофон в качестве встроенного аудиоустройства по умолчанию.
- Чтобы избежать случайного фонового шума, который мешает общению, участники собрания должны отключать свой микрофон, пока им не нужно будет высказаться.
- Тем, кто планирует показывать свой экран, нужно подготовиться заранее, чтобы избежать сюрпризов в ходе собрания. Поиск нужных вкладок или попытка открыть файлы во время собрания могут замедлить его и привести к запаздыванию изображения на экране.
<!–
Empowering both the IT team and your employees to understand the technology they use helps everyone work more productively. For detailed insights on how to produce compelling virtual meetings and broadcasts, check out the “Host Large-Scale Virtual Meetings Like a Pro” eBook.
Learn how to effectively and efficiently create the best possible meetings for your organization.
Get the eBook
–>
Задача команды Центра роста — помочь вам начать собственный бизнес, успешно управлять им и развивать его.