Большинство офисных работников перестали воспринимать обмен электронными письмами как обязанность. Это стало повседневной, почти автоматической и естественной практикой. Посмотрите на статистику: до конца года будет отправлено и получено более 215 млрд сообщений электронной почты. А к концу 2020 года? Объем отправки электронной почты и ее получения составит более 257 млрд.
Это очень много.
И это, помимо прочего, масса важной информации. Только подумайте обо всех документах, изображениях и данных, которые хранятся в обычном почтовом ящике, не говоря уже о важных письмах, обсуждениях и принятых решениях. Делает ли ваша компания все необходимое, чтобы защитить эту интеллектуальную собственность? В этой статье вы узнаете о некоторых аспектах и возможностях архивации почты, которые должны учитывать растущие компании.
Соответствие требованиям
Начнем с азов. Суть архивации почты понятна из самого названия: это процесс хранения личных почтовых сообщений в доступном для поиска виде. Архивация обязательна по закону.
Десять лет назад были приняты правила, согласно которым все компании обязаны хранить электронные архивы данных, включая электронную почту. В случае судебного разбирательства каждая запись должна быть легко доступна, поэтому обычные меры резервного копирования тут недостаточны. Другими словами, аргумент “Я не могу найти этот файл” больше не принимается во внимание.
Ряд компаний должны также придерживаться дополнительных требований. Например, публичные акционерные компании должны соблюдать Закон Сарбейнза-Оксли 2002 года, а компании в сфере здравоохранения и страхования должны соответствовать требованиям HIPAA.
Локальная система или размещение у поставщика?
Архивация корпоративной электронной почты подразумевает хранение всех электронных писем, отправляемых и получаемых каждым сотрудником, включая сообщения, которые были удалены из индивидуальных почтовых ящиков. Но как вы собираетесь хранить все эти письма?
Можно настроить собственный сервер, чтобы хранить всю электронную почту прямо в компании. Этот подход обеспечивает наибольшую гибкость, поскольку вы полностью управляете платформой и можете организовать хранение в наиболее удобном для себя виде. Однако этот вариант очень дорог как с точки зрения инвестиций, так и по текущим расходам. Вам придется развернуть у себя физические серверы и оплачивать труд специалистов ИТ-службы по их обслуживанию.
Альтернативным решением может стать размещение у поставщика, когда вы платите сторонней компании за хранение у нее вашей электронной почты. Этот вариант обеспечивает доступ к информации через облако и не влечет расходов на собственный сервер. Однако он ограничивает возможности управления, поскольку конкретная функциональность платформы зависит от поставщика.
Сам по себе ни один из вариантов не обладает преимуществами в области безопасности. Выбор должен определяться конкретными требованиями. У вашей компании есть средства и вам необходим полный контроль над хранилищем? Тогда можно выбрать вариант с собственным сервером. В противном случае подумайте об экономии средств за счет аутсорсинга.
Дополнительные возможности
Какой бы из вариантов вы ни выбрали, существует ряд дополнительных функций, которые могут быть вам полезны. Например, если вашим сотрудникам может потребоваться найти что-то в почтовых сообщениях десятилетней давности, подумайте о реализации доступа к архиву с настольных компьютеров. Вовсе необязательно, чтобы все имеющиеся данные просто хранились на удаленном сервере на случай возможных будущих разбирательств.
А что с другими средствами общения? При необходимости можно архивировать также телефонные разговоры, мгновенные сообщения и твиты.
Перед принятием решения о том, какую платформу выбрать и как ее потом использовать, задумайтесь еще раз, в чем нуждается именно ваша компания.
<!–
- Why is now the right time to take your email to the cloud? Get the Elevate your email to the cloud e-book.
- Get The current state of email security report.
–>
Задача команды Центра роста — помочь вам начать собственный бизнес, успешно управлять им и развивать его.