Интранет портал как средство улучшения командной работы

Каждый менеджер проектов не понаслышке знает, как сложно вести свою команду к цели, когда ее участникам приходится иметь дело с десятками разных задач. Иногда для этого требуется обсудить приоритеты проектов с другими менеджерами или помочь сотрудникам организовать свою работу, но зачастую успех зависит от наличия средств для эффективной связи, особенно если участники команды находятся в разных городах, регионах и даже странах. И хотя навыкам приоритизации придется научиться самостоятельно, для упрощения совместной работы и связи можно использовать интранет-портал.

Но так как не все из них обладают нужными функциями, вот на что следует обратить внимание при выборе интернет-портала:

Управление информацией

Для успешной работы важно, чтобы все участники команды знали, что и когда им нужно сделать. Кроме того, им понадобятся сведения о том, как связаться с другими участниками или получить доступ к важным веб-страницам и документам (особенно если они защищены паролям или хранятся не на рабочих серверах), и возможности публикации уведомлений или напоминаний. Поэтому обращайте внимание на интернет-порталы, на которых можно легко создавать настраиваемые страницы для команд. Это позволит хранить и публиковать всю важную информацию на одном сайте.

Библиотеки

Программы для совместной работы в первую очередь должны делать ее простой и эффективной. Поэтому выбирайте решение, которое обеспечивает всем участникам доступ к одним и тем же файлам, документам, изображениям, заметкам с собраний и т. д. Благодаря библиотекам документов с понятными названиями будет легко найти актуальную информацию по проекту, ознакомиться с конечными результатами по старым проектам, просмотреть графические файлы или освежить в памяти требования клиента.

Средства для совместной работы

Участники команды должны иметь возможность создавать на интернет-портале области для обмена и управления информацией, а также совместной работы над файлами. Для этого потребуется программное обеспечение, поддерживающее беседы и опросы (они упрощают планирование собраний и принятие решений), общие календари, списки задач и области для собраний, где можно хранить все связанные с ними заметки, документы и повестки. Интранет-портал должен позволять нескольким участникам команды, например дизайнеру и копирайтеру, работать над одним и те же файлом в одном и том же расположении, не перезаписывая чужие изменения.

Интеграция с существующими средствами

Если у внутреннего портала непонятный интерфейс или же он не поддерживает привычные программы для работы с документами, электронными таблицами, электронной почтой или изображениями, будет нелегко убедить сотрудников пользоваться им.  Чтобы обеспечить эффективную работу, выбирайте решение, которое полностью интегрируется с уже хорошо знакомыми инструментами. Это позволит вам избежать приобретения дорогих и зачастую менее эффективных программ, а вашей команде не придется переучиваться.

Интернет-портал должен быть простым, удобным и настраиваемым, а также поддерживать все функции, необходимые для эффективного сотрудничества. Поэтому выбирайте решение, которое позволяет упорядочивать файлы так, как вам удобно, поддерживает уже знакомые вам инструменты и предоставляет средства для совместной работы над файлами, обмена данными и отслеживания важных решений.

Об авторе

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Начало работы с Microsoft 365

Вы получаете все тот же привычный Office, но дополненный инструментами для более продуктивного взаимодействия в любой точке мира и в любое время.

Купить
Связанное содержимое
Business Tips

Эффективное проведение виртуальных собраний

Подробнее
Business Tips

Визуализация данных: 4 признака качества

Подробнее
Business Tips

Социальная сеть организации: как добиться эффективности

Подробнее

Центр роста не предоставляет профессиональных рекомендаций по налогообложению и финансовым вопросам. Для решения таких вопросов обратитесь к специалисту по налогам или финансисту.