Программа управления проектами: неиспользуемые, но полезные функции

Благодаря встроенным шаблонам, понятным инструментам планирования, удобной совместной работе и простому доступу с любых устройств программы управления проектами повышают эффективность работы менеджеров проектов и их команд. Но не забываете ли вы о не столь очевидных возможностях?

Согласно недавнему исследованию, от инструментов для планирования проектов ожидают такие функции, как обмен файлами, отслеживание времени, интеграция с электронной почтой и диаграммы Ганта. Думаем, здесь нет ничего удивительного. Но про какие полезные средства чаще всего забывают? Это видео-чаты и чаты в реальном времени, интеграция с социальными сетями и мобильный доступ. Однако коммуникация – важнейший аспект успешной системы управления проектами, мимо которого не должны проходить ответственные руководители проектов. Рассмотрим подробнее пять редко используемых возможностей и то, как они позволяют эффективнее вести проекты.

1 и 2. Видеочат и чат в реальном времени: интегрированные средства связи помогут участникам проекта общаться прямо на его странице. Почему это важно для успеха проекта? Согласно отчету Института управления проектами (PMI), некачественное общение становится одной из основных причин неудач. Для успеха проектов важна возможность общаться в реальном времени не только с коллегами в соседнем кабинете, но и с людьми на другой стороне земного шара, а для этого нужны средства, мгновенно и безопасно передающие ваши сообщения.

3. Интеграция с социальными сетями: социальные сети сейчас нужны не только для публикации новостей в Facebook или Twitter, но и для укрепления связей между сотрудниками и лицами, заинтересованными в проекте. Согласно одному исследованию, социальные сети упрощают непринужденное общение, которое в свою очередь "помогает участникам сблизиться и создает атмосферу взаимодоверия, сотрудничества и поддержки". Так почему бы не воспользоваться этими преимуществами? Например, можно использовать программное обеспечение с возможностями корпоративной социальной сети (такими как лента Yammer в SharePoint) для обсуждения деталей проекта в реальном времени.

4. Мобильный доступ: чтобы все участники проекта могли обновлять задачи на своих устройствах и просматривать временные шкалы и отчеты, находясь вне офиса, программное обеспечение должно быть доступно на телефонах и планшетах с Windows, iOS и Android. Так как отслеживание времени считается ключевым фактором успешного управления проектами, участники проекта должны иметь возможность обновлять данные, где бы они ни находились, чтобы менеджеры проектов могли быстрее принимать продуманные решения.

5. Настройки, понятные кураторам: более 80% эффективных проектов имеют кураторов, активно вовлеченных в процесс. Исследования не раз доказывали, что для успеха проекта важна постоянная поддержка со стороны руководства. Хотя куратор не будет заниматься рутинными задачами, у него должен быть доступ к проекту, чтобы он был в курсе хода его выполнения и мог при необходимости оказать ему поддержку. Поэтому программное обеспечение должно быть достаточно простым, чтобы начальник отдела проектов или куратор мог изменять настройки управления проектами без посторонней помощи.

Удаленная работа становится нормой, а не исключением, и поэтому навыки общения и управления временем как никогда важны. Для этого требуются средства, позволяющие управлять задачами в пути и быстро публиковать последние данные о статусе, сообщения и временные шкалы проектов на специальном сайте. Узнайте больше о том, как лучше анализировать ход работы над проектом, сокращать бюджет, экономить средства и делать многое другое.

Об авторе

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Начало работы с Microsoft 365

Вы получаете все тот же привычный Office, но дополненный инструментами для более продуктивного взаимодействия в любой точке мира и в любое время.

Купить
Связанное содержимое
Manage my business

Создание проектов онлайн – будущее разработки проектов

Подробнее
Manage my business

Групповой чат – функции для эффективной работы

Подробнее
Manage my business

Улучшение сотрудничества как ключ к творческим успехам

Подробнее

Центр роста не предоставляет профессиональных рекомендаций по налогообложению и финансовым вопросам. Для решения таких вопросов обратитесь к специалисту по налогам или финансисту.