Анализ электронной почты для повышения эффективности работы

Под постоянным напором электронной почты контролируемый перечень дел может превратиться в абсолютный кошмар. Дюжины (а то и сотни) сообщений не позволяют сосредоточиться, повышают уровень стресса и разрушают ваш идеальный рабочий день. Если вы не будете осмотрительны (и даже если будете), электронная почта может стать второй полноценной работой.

Разумеется, выдержать подобный хаос невозможно. К счастью, сейчас есть персональные инструменты анализа электронной почты, которые помогут планировать рабочий день и организовать правильную работу с письмами. С их помощью можно задать приоритеты, организовать работу и установить временные ограничения, которые сэкономят драгоценное время.

Разберитесь со своей почтой

Средний работник 28 % рабочего времени тратит на электронную почту. А как с этим у вас? Как соотносятся по времени чтение и написание писем? С какой скоростью вы прочитываете письма и как быстро на них отвечаете? Эффективно ли вы общаетесь с коллегами и партнерами?

Существует множество вопросов, полезный ответ на которые можно получить с помощью анализа электронной почты. Допустим, вы хотите детально проанализировать общение с конкретным клиентом. Вы обнаруживаете, что многие часы на составление регулярных сводок об обновлениях потрачены впустую, поскольку адресат даже не открывал ваши сообщения. Какой вывод отсюда следует? Вероятно, лучше ограничиться наиболее важными событиями и использовать другие каналы коммуникаций.

Может быть, вы узнаете, что быстрее всего ответ приходит на письма, отправленные после трех часов дня. Эта информация поможет вам определить конкретное время отправки писем и повысить эффективность почты. Чем меньше времени вы тратите на отслеживание игнорируемых писем, тем лучше.

Управляйте своим графиком

Сегодня трудно не отвлекаться на что-то в процессе выполнения задачи. Электронная почта, собрания и телефонные звонки хоть и являются необходимыми, но зачастую мешают работе. Если все время разбрасываться на разные дела, очень сложно сосредоточиться на главной задаче. Как поступить? Аналитика времени поможет вам найти скрытые ресурсы повышения эффективности.

Аналитика времени позволит вам быстро увидеть, как часто у вас возникают непрерывные временные интервалы, сколько времени вы работаете сверх стандартного рабочего дня, сколько собраний вы посещаете в неделю и т. д. Когда вы увидите полную картину, вам будет проще принять правильные решения по поводу своих рабочих привычек.

Обнаружили, что непрерывная работа в среднем продолжается всего лишь полчаса? Зарезервируйте в своем календаре ежедневно два часа, посвященных работе за письменным столом. Объясните своим коллегам, что для вас очень важно, чтобы в течение этих двух часов вам не мешали. Если вы получаете запрос на проведение собрания в зарезервированное время, постарайтесь его перенести. А если вы считаете, что в вашем присутствии нет необходимости, не бойтесь вежливо отказаться.

Такой же подход можно применить и к электронной почте. Выберите ежедневно два небольших временных отрезка, например по 30 минут, для ответа на поступившие сообщения. Укажите эти интервалы в своем календаре, чтобы коллеги знали, что в это время вы заняты.

Пересмотрите свой рабочий день

Чтобы полностью оптимизировать свой рабочий день, воспользуйтесь другими персональными аналитическими инструментами. Например, сетевой анализ позволяет держать руку на пульсе ваших контактов. С кем вы общаетесь чаще всего? С кем вы рискуете потерять контакт? Доступ к этой информации поможет вам поддерживать отношения и не упустить из внимания менее важные проекты.

Аналогично функция оценки качества собраний поможет вам понять, почему некоторые собрания не столь эффективны, как могли бы быть. Слишком много параллельных задач? Нечем заполнить время? Недостаточно времени? Может быть, вы обнаружите, что от еженедельных планерок вообще можно отказаться.

Подведем итоги

Электронная почта стала неотъемлемым атрибутом современного офиса, и изменить это уже невозможно. Зато можно изменить стиль работы с почтой, а заодно взять под контроль свое расписание. Используйте персональную аналитику, чтобы организовать свое время и работать более эффективно. Небольшие изменения могут привести к колоссальному результату.

Об авторе

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Начало работы с Microsoft 365

Вы получаете все тот же привычный Office, но дополненный инструментами для более продуктивного взаимодействия в любой точке мира и в любое время.

Купить
Связанное содержимое
Productivity

Информационная перегрузка: 5 советов по производительности

Подробнее
Business Tips

Как эффективно проводить собрания по сети

Подробнее
Manage my business

Собрания по сети и рентабельность инвестиций

Подробнее
Manage my business

Объединенные коммуникации: важность адаптации пользователей

Подробнее

Центр роста не предоставляет профессиональных рекомендаций по налогообложению и финансовым вопросам. Для решения таких вопросов обратитесь к специалисту по налогам или финансисту.