План проекта: неочевидные причины неудач

Плохие проекты дорого обходятся. Согласно исследованию, проведенному Институтом управления проектами (PMI), организации теряют целых 109 миллионов долларов на каждый миллиард, инвестируемый в программы и проекты. И чем больше проекты, тем чаще с ними возникают проблемы. По данным другого отраслевого отчета, у крупных проектов в 10 раз больше шансов окончиться полным провалом и они в два раза чаще задерживаются, выходят за рамки бюджета или выполняются неполностью. И хотя мелкие и средние проекты меньше подвержены риску неудачи, чем крупные, важность планов проектов очень высока для проектов любого размера.

Так в чем же причины таких проблем? Согласно исследованию PMI, проекты заканчиваются неудачей по различным причинам — от изменения приоритетов организации (40%) до нехватки ресурсов (20%). И хотя некоторые причины вне власти менеджеров проектов, на многие из них можно повлиять.

Итак, вот шесть не самых очевидных причин, по которым все может пойти не так, как планировалось:

  1. Статичная методика: современные проекты очень динамичны. Неважно, в какой отрасли вы работаете, медленное реагирование и отсутствие гибкости могут стать смертельным приговором любому проекту. Уже несколько лет гибкая методика используется не только при разработке программного обеспечения и приложений, но и для управления проектами, и согласно PM Times, “в будущем ее важность только повысится”. По сведениям PricewaterhouseCoopers, самой популярной платформой для гибкого управления сложными задачами является Scrum (43%), за которым следуют Lean & Test Driven Development (11%) и eXtreme Programming (10%). Но хотя организации, которые перешли на гибкую методику, могут похвастаться на 37% более быстрым ростом прибыли и на 30% более высоким доходом, менее трети компаний пользуются ею.
  2. Базовые программные решения: компании также часто используют средства с минимальным количеством функций, вместо того чтобы инвестировать в качественные решения. Поразительно, но 23% организаций вообще не используют никаких программ управления проектами. Однако компании, добивающиеся высоких результатов (87%), осознают важность управления проектами для улучшения эффективности и функциональности. Важно заметить, что не все программное обеспечение одинаково хорошо. Успешные компании отмечают, что при выборе программ управления проектами они прежде всего обращают внимание на надежность, простоту интеграции и удобство использования. Программное обеспечение также должно хорошо работать с такими популярными продуктами, как Office, Office 365, Skype и SharePoint, и предлагать качественные облачные службы для управления проектами, обеспечивая гибкость, безопасность и снижение технической сложности.
  1. Неэффективное управление виртуальными командами: в наше время, когда сотрудники компаний работают удаленно, в других часовых поясах и странах, а также на других языках, навыки общения и умение управлять временем важны как никогда. Чтобы организовать работу, важно иметь средства, позволяющие управлять задачами вне офиса и быстро публиковать последние данные о статусе, сообщения и временные шкалы проектов на специальном сайте.
  2. Недостаток поддержки со стороны руководства: важным фактором успеха является наличие руководителя, заинтересованного в проекте и поддерживающего его от начала до конца. Однако у трети проектов нет активно вовлеченных кураторов, которые помогают формулировать четкие цели и решать проблемы. Часто проблемы связаны с нехваткой времени. Поэтому перед запуском проекта кураторы и менеджеры проектов должны обсудить такие вопросы, как выделение времени, отчеты, собрания, эскалация проблем и т. д. Кроме того, программное обеспечение должно быть достаточно простым, чтобы начальник отдела проектов или куратор мог изменять настройки управления проектами без посторонней помощи.
  3. Отсутствие согласования с целями и стратегиями организации: часто проекты заканчиваются плачевно из-за неясных целей. При этом по статистике три из пяти проектов не согласованы с бизнес-стратегией компании. Важно понимать основные стратегические приоритеты компании и анализировать проекты на соответствие целям организации или определенного подразделения. Это поможет расставить приоритеты и прекратить те проекты, которые недостаточно важны или не соответствуют общей стратегии. Это не только сэкономит время, усилия, деньги и другие ценные ресурсы, но также поможет заручиться поддержкой руководства для действительно важных проектов.
  4. Проблемы с общением: по данным PMI, некачественное общение стало одной из основных причин неудач. К счастью, согласно новейшим исследованиям, хорошие решения для управления проектами существенно улучшают общение внутри команд и взаимодействие с клиентами. Для успеха проектов важна возможность общаться в реальном времени не только с коллегами в соседнем кабинете, но и с людьми на другой стороне земного шара, а для этого нужны средства, мгновенно и безопасно передающие ваши сообщения.

Проекты подстерегает множество проблем — от простых до очень сложных. Но из каждой ловушки можно выбраться. А если учитывать то, что организации с низкими результатами тратят почти в 12 раз больше ресурсов на неудачные проекты, чем скорее вы начнете внедрять эти новшества, тем лучше.

Об авторе

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Начало работы с Microsoft 365

Вы получаете все тот же привычный Office, но дополненный инструментами для более продуктивного взаимодействия в любой точке мира и в любое время.

Купить

Центр роста не предоставляет профессиональных рекомендаций по налогообложению и финансовым вопросам. Для решения таких вопросов обратитесь к специалисту по налогам или финансисту.