Создание проектов онлайн – будущее разработки проектов

Практический любой компании — крупной или малой — необходимо управлять проектами, чтобы организовывать работу. Сейчас доступно множество инструментов управления проектами, которые помогают управлять ресурсами, планировать и контролировать затраты, эффективно общаться с сотрудниками из разных групп и команд, а также отслеживать ход выполнения того или иного проекта. Такие средства не только могут устанавливаться на отдельные сетевые компьютеры: многие из них доступны в режиме онлайн, то есть в облаке. 

Преимущества облачных инструментов управления проектами

Возможно, вас пугает фраза “облачные вычисления”, но давайте разберемся в том, что она на самом деле значит. Хотя локальные инструменты управления проектами определенно имеют право на существование, у облачного программного обеспечения множество преимуществ, включая следующие:

  • Низкие первоначальные затраты. Чтобы установить программу управления проектами локально, вам потребуется вложить средства в лицензии, серверное оборудование, службу поддержки, продолжительное развертывание и т. д. С другой стороны, для использования решения в облаке обычно требуется только вносить ежемесячный или ежегодный платеж.
  • Непревзойденная безопасность. Опасения скептиков не оправдались — облако обеспечивает настолько же надежную защиту, что и локальные решения. Разница только в том, что вы не управляете физическими серверами. Как говорится в  недавней статье в Forbes, "облачные вычисления — это уже не оксюморон".
  • Доступ из любой точки мира. Есть подключение к Интернету? Значит, вы сможете получить доступ к программе управления проектами в облаке. Так как доступ осуществляется через браузер, для просмотра, редактирования документов и управления ими можно использовать не только компьютеры.
  • Всегда на связи. Даже если между коллегами сотни километров, благодаря облачному решению они смогут работать как одна команда. Благодаря всегда актуальной информации никто из участников разработки проектов не останется в неведении.  Кроме того, все разговоры можно проводить в программе управления проектами (вместо электронной почты) и сохранять для справки.
  • Повышение продуктивности. Облачные решения для управления проектами экономят время благодаря централизованному хранению всех сводок проектов, задач, документов, новостей и календарей, а экономия времени означает повышение продуктивности. Кроме того, централизованное хранение дает возможность получать доступ к документам по проекту в реальном времени с любого устройства.
  • Общение в реальном времени. Одним из важнейших преимуществ использования облачной программы управления проектами является возможность быстро отправлять отзывы о данных, добавленных в рабочую область проекта. Это также повышает продуктивность за счет снижения числа случаев, когда работу приходится переделывать.
  • Актуальные решения на основе данных. Если вы хотите, чтобы бизнес был прибыльным, нужно основывать решения на чем-то конкретном. Благодаря постоянному обновлению данных в облаке у вас всегда будет под рукой нужная информация. Кроме того, у большинства инструментов есть встроенные средства отчетности, которые помогут выполнить анализ для принятия бизнес-решения. 
  • Упрощенная ИТ-среда. Если вы используете локальную программу управления проектами, обычно вы отвечаете за обслуживание сервера, для чего требуется задействовать внутренних ИТ-специалистов. С другой стороны, облачным программным обеспечением управляет поставщик услуг (или другая организация), что экономит вам время и усилия. Вместо того чтобы устанавливать обновления или устранять ошибки, вы можете уделить все свое внимание текущим проектам.
  • Мгновенные обновления. В отличие от локальных программ, для которых нужно скачивать обновления после выпуска новых версий, облачные инструменты обновляются автоматически. Вам не придется платить за обновление или ждать, когда у ИТ-отдела дойдут руки до его применения. 

Как найти идеальное облачное решение для управление проектами

К сожалению, приступить к работе с новым продуктом не так просто, как понять разницу между локальными и облачными решениями для планирования проектов. Чтобы выбрать наиболее оптимальное решение для своей компании, потребуется выполнить несколько действий, но конечный результат стоит того. Следуйте этим инструкциям:

Шаг 1. Проведите анализ потребностей

Думаем, вы и сами знаете, что все компании разные — у них разный размер, разные цели и разные потребности. Это значит, что только вы можете решить, какой продукт подходит вам лучше всего. Обязательно учтите мнение тех, кто потом будет пользоваться решением. Учитывайте, будут ли в проектах задействованы только сотрудники или же еще и клиенты, а также какие отчеты потребуется создавать. Зная свои потребности, проще оценивать возможности, предлагаемые разными поставщиками услуг.

Шаг 2. Ищите и изучайте

При поиске поставщика услуг обращайте внимание на тех, которые предлагают следующие возможности:

  • надежность корпоративного уровня; 
  • быстрое добавление команд и проектов;
  • отчеты, позволяющие быстро проанализировать портфель проектов;
  • знакомая или интуитивно понятная среда;
  • просмотр задач и выполнение действий с ними на одном экране;
  • планирование задач и управление ими;
  • сводные панели мониторинга, помогающие принимать решения на основе данных;
  • круглосуточная ИТ-поддержка;
  • непрерывное резервное копирование данных, восстановление после сбоев и глобально избыточные центры обработки данных;
  • масштабируемое решение, которое растет вместе с вашим бизнесом.

Шаг 3. Протестируйте решение

Протестируйте программное обеспечение для управления проектами, как вы тестируете автомобиль перед покупкой. Это позволит ближе ознакомиться с возможностями инструмента и представить, как он будет работать в вашей ситуации.

Шаг 4. Определите сроки и процесс внедрения

Если вы решили использовать онлайн-инструмент для управления проектами (обеспечить создание проектов онлайн), не беспокойтесь о его совместимости с существующими приложениями — он не повлияет на них. Но вам все равно придется подумать над тем, когда у вас найдутся ресурсы и деньги для перехода, а затем скоординировать свои действия с выбранным поставщиком услуг.

Шаг 5. Внедрите решение и обучите сотрудников

Итак, вы внедрили новую программу управления проектами. Поздравляем! Однако ваша работа на этом не закончена. Важно научить сотрудников эффективно пользоваться новым инструментом. Устройте несколько обучающих презентаций, чтобы у всех был шанс принять в них участие. Кроме того, создайте тестовые проекты, чтобы сотрудники могли изучить инструмент и ознакомиться с его функциями, прежде чем использовать его в работе.

Управление проектами через облако — это неизбежное будущее. Найдите подходящий вам инструмент, чтобы не отставать от прогресса. 

Об авторе

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Начало работы с Microsoft 365

Вы получаете все тот же привычный Office, но дополненный инструментами для более продуктивного взаимодействия в любой точке мира и в любое время.

Купить
Связанное содержимое
Manage my business

Программа управления проектами: неиспользуемые, но полезные функции

Подробнее
Manage my business

Групповой чат – функции для эффективной работы

Подробнее
Manage my business

Улучшение сотрудничества как ключ к творческим успехам

Подробнее

Центр роста не предоставляет профессиональных рекомендаций по налогообложению и финансовым вопросам. Для решения таких вопросов обратитесь к специалисту по налогам или финансисту.