Что такое инструменты для автоматизации рабочих процессов?

Инструменты и программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов используют логику на основе правил, чтобы автоматизировать однообразные и выполняемые вручную задачи. Это позволяет повышать продуктивность, эффективность и точность работы компании.

улыбающийся человек стоит и что-то проверяет в планшете

Определение программного обеспечения для автоматизации рабочих процессов

Программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов использует логику на основе правил, чтобы оптимизировать повторяющиеся задачи, традиционно выполняемые вручную. Это позволяет компаниям экономить время, снижать риск человеческой ошибки и повышать эффективность работы. Автоматизация процессов высвобождает сотрудников, позволяя им сосредоточиться на более важных проектах в противовес рутинным задачам, а также дает возможность подробно рассмотреть рабочие процессы, чтобы выявить места, где возможна оптимизация.

Автоматизация рабочих процессов помогает компаниям совершенствовать рабочие процессы за счет:

автоматизации и автоматического запуска задач;
повышения продуктивности и эффективности работы;
выявления областей, где возможно улучшение процессов;
управления рабочими процессами и отслеживания их эффективности;
создания автоматических напоминаний;
координации работы групп;
сбора данных для получения практических выводов;
оптимизации использования ресурсов.

Программное обеспечение для автоматизации рабочего процесса работает на основе источников данных и набора правил для управления данными, имитируя человеческий разум. Эти инструменты для управления рабочими процессами обычно используют инструкции типа "если/тогда": "если происходит событие А, тогда нужно выполнить действие Б". Такая логическая система на основе правил содержит описание действий, которые следует выполнить, если происходит определенное событие. Подобные системы экономят время и деньги, а также снижают риск человеческой ошибки.

Power Automate дает возможность эффективно использовать каждую минуту рабочего времени

Автоматизируйте работу, упрощайте процессы и повышайте эффективность за счет использования Power Automate. Это решение для автоматизации процессов, которое освобождает персонал от рутинных задач и дает возможность сосредоточиться на более важной работе.

Попробовать бесплатно

Виды инструментов для автоматизации рабочих процессов

Средства автоматизации рабочего процесса предназначены для сокращения рутинной работы и оптимизации процессов — от ввода данных до бухгалтерского учета и разработки потенциальных клиентов. Это помогает компании максимально эффективно использовать время и ресурсы, позволяя сотрудникам сконцентрироваться на более приоритетных проектах, требующих решения проблем и творческого подхода, — тех, с которыми не справится даже самое лучшее программное обеспечение.

Программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов — основной элемент управления бизнес-процессами (BPM). Существует несколько инструментов, позволяющих оптимизировать основные функции организации и упорядочить работу, выполняемую вручную. Вот несколько типов инструментов для автоматизации рабочих процессов:

Управление проектами

Возможно, самые популярные средства автоматизации рабочего процесса — приложения для управления проектами: они помогают связывать воедино людей, данные и другие ресурсы для оптимизации процессов. Инструменты этого типа улучшают совместную работу и помогают определять реализацию работы несколькими группами, управлять ею и улучшать ее выполнение. Поддерживая высокую прозрачность при выполнении проекта и постоянную коммуникацию, эти инструменты в конечном итоге повышают плавность и эффективность процессов.

Продажи и маркетинг

Инструменты управления рабочими процессами для продаж и маркетинга упрощают управление данными потенциальных и действующих клиентов. Лучшие приложения используют встроенную аналитику для выявления точек неэффективности и ускорения процессов по нескольким каналам, от электронной почты и SMS до социальных сетей. Эти средства автоматизации не просто повторяют одно и то же задание каждый раз. На самом деле многие из них создают рабочие процессы для отправки настраиваемого маркетингового контента на основе поведения клиентов.

Обслуживание клиентов

Инструменты рабочих процессов в службе поддержки клиентов помогают автоматически назначать запросы агентам, автоматически отправлять ответы на распространенные вопросы и автоматически помечать запросы тегами на основе отправленного вопроса. Благодаря автоматизации рабочего процесса обслуживания клиентов компании могут быстрее решать проблемы клиентов, чтобы высвободить агентов-людей для решения более сложных проблем.

Финансы

Средства автоматизации рабочих процессов для финансов помогают компаниям поддерживать организованность, согласованность финансовых процессов и их соответствие требованиям. Средства такого типа могут помочь с ежедневными операциями, такими как утверждение бюджета, выставление счетов, запросы на покупку и расходы, а также создание записей бухгалтерского учета.

Управление персоналом

Средства автоматизации рабочих процессов в управлении персоналом помогают автоматизировать документацию и сократить административный контроль, снижая риск возникновения ошибок и обеспечивая улучшенную поддержку для сотрудников. Эти средства могут помочь в работе с новыми сотрудниками, в заполнении табелей рабочего времени, в публикации сообщений о вакансиях и в обработке заявлений на отпуска и отгулы, высвобождая специалистов отдела кадров и позволяя им сосредоточиться на важных задачах.

Какие преимущества может получить ваша организация от автоматизации рабочих процессов?

В любой области, где нужно автоматизировать рабочие процессы — будь то финансы, маркетинг или ИТ — программное обеспечение сокращает задачи, выполняемые вручную, и экономит предприятиям значительное время, ресурсы и деньги. Эти инструменты для рабочих процессов не только ускоряют процессы, но и помогают освободить время для более важной работы и принимать более оптимальные решения в рамках более крупного программного решения по управлению бизнес-процессами .

Преимущества инструментов для автоматизации рабочих процессов

Меньше ошибок

Ввод данных вручную утомителен и создает возможность для мелких человеческих ошибок, которые могут иметь большие последствия для организации — от неточностей в бухгалтерском учете до ошибок в выставляемых счетах. В противоположность этому, программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов использует для выполнения административных задач централизованные данные в режиме реального времени, снижая риск дорогостоящих ошибок.
Упорядоченные процессы

Средства автоматизации рабочих процессов повышают прозрачность процессов, позволяя сократить число узких мест и развивать проекты в нужном направлении. Поскольку назначения задач и последующих действий можно выполнять автоматически, качество работы становится проще отслеживать и проще управлять им, что минимизирует задержки в работе.
Повышение производительности

Автоматизация однообразных и выполняемых вручную задач высвобождает время и ресурсы сотрудников, позволяя им сосредоточиться на более важных проектах. Многие приложения автоматизации рабочих процессов повышают качество совместной работы, поскольку позволяют тратить меньше времени на поиск информации, утверждение документов и последующий обмен сообщениями.
Улучшение коммуникации

Четко разработанные рабочие процессы и автоматические уведомления помогают сотрудникам координировать работу и понимать свои роли в проекте. Это также упрощает сотрудничество между различными направлениями бизнеса и повышает подотчетность при выполнении задач, обеспечивая согласованную работу всех для единой цели.
Более глубокие аналитические выводы

Отчеты в режиме реального времени с улучшенной визуализацией — важнейшее преимущество автоматизации рабочих процессов. Используя аналитику данных для рабочих процессов, компания сможет фиксировать показатели эффективности, находить места, где возможна оптимизация, и принимать более обоснованные решения по поводу организации работы.

Как выбрать лучшие инструменты для автоматизации рабочих процессов , соответствующие потребностям бизнеса

Прежде чем приступить к выбору инструмента для автоматизации рабочих процессов, проанализируйте существующие в организации процессы, выявите узкие места и выясните, какие подразделения будут использовать эти инструменты. Поняв потребности своего бизнеса, сравните разные решения, обращая внимание на такие возможности решений:

удобный интерфейс и простая навигация;
ИИ и машинное обучения для интеллектуальной обработки документов (IDP);
беспроблемная интеграция со сторонними инструментами и приложениями повседневного использования;
возможность настройки процессов;
возможность работы в облаке;
аналитика данных и отчетность в реальном времени;
усиленная безопасность и защита данных;
масштабируемость в соответствии с ростом потребностей компании.

Примеры использования инструментов для автоматизации рабочих процессов

Простые задачи, такие как ответы на сообщения электронной почты, создание заданий или копирование данных из одного источника в другой, в сумме могут отнимать очень много времени. Однако за счет настройки автоматизированных бизнес-процессов компании могут значительно повысить эффективность работы и ценность основных операций — от маркетинга и финансов до управления персоналом.

Вот лишь несколько примеров процессов, которые можно автоматизировать:

автоматическая отправка последующих писем и ответов клиентам, заполнившим контактную форму;
отправка электронных писем для разработки потенциальных клиентов после инициирующего события;
автоматическое выставление ежемесячных счетов;
создание соглашений об уровне обслуживания, гарантирующих своевременные ответы на срочные обращения;
возмещение расходов сотрудников;
отправка напоминаний о сроках и необходимости одобрить какие-либо документы;
автоматическое назначение задач и проектов сотрудникам в группах;
адаптация новых сотрудников;
одобрение заявлений на отпуск.

Узнайте, как начать работать эффективнее

Microsoft Power Automate дает возможность любому человеку создавать автоматизированные решения, чтобы упорядочить рабочие процессы. Используйте автоматизацию рабочего места, чтобы помочь каждому сотруднику освободиться от повторяющихся задач, отнимающих много времени, и построить более стратегическое, динамическое рабочее место.

Подробнее

Инструменты и ПО для автоматизации используют логику на основе правил, чтобы оптимизировать монотонные задачи, выполняемые вручную. Это позволяет компании экономить время, снижает риск человеческой ошибки и повышает эффективность работы.
Существует несколько разновидностей средств автоматизации, позволяющих упорядочить базовые функции в организации и оптимизировать задачи, выполняемые вручную. К ним относятся средства автоматизации рабочих процессов для управления проектами, маркетинга и продаж, обслуживания клиентов, финансов и управления персоналом.
Автоматизация рабочих процессов помогает компаниям экономить время, ресурсы и деньги. К числупреимуществ автоматизации рабочих процессов относятся: снижение количества ошибок ввода данных, упорядочивание процессов, повышение продуктивности, улучшение коммуникации и сотрудничества, а также более глубокая бизнес-аналитика.
Винтеллектуальной обработке документов используется ИИ и машинное обучение для обработки документов, извлечения релевантной информации из неструктурированных или полуструктурированных данных и преобразования ее в форматы, которые можно использовать для других бизнес-приложений или анализа. Автоматическая обработка документов — упрощенная версия интеллектуальной обработки. В ходе ее данные фиксируют, извлекают и сохраняют, а затем преобразуют в формат для внутренней бизнес-системы или в электронную таблицу; однако обычно сюда не входит классификация, проверка и анализ документов для получения более глубоких познаний.
Средства автоматизации рабочих процессов значительно повышают эффективность и восстанавливают ценность основных операций. В некоторых случаях автоматизация рабочих процессов включает автоматизацию последующих действий и ответов, создание и назначение задач, выставление ежемесячных счетов и даже одобрение заявлений на отпуск.

Связаться с отделом продаж

Отправить запрос, чтобы мы связались с вами

Попросите специалиста по продажам Power Automate связаться с вами.

Отправить запрос