5 tipov, ako vylepšiť schôdze v malých firmách

Všetky firmy, veľké i malé, si musia vyhradiť čas na spoluprácu, aby mohli úspešne fungovať. Veľa zamestnancov niekedy vníma schôdze ako zaťažujúcu povinnosť. Či už je ich príliš veľa, alebo príliš málo, či už by sa mali skôr riešiť prostredníctvom e-mailu, alebo sú iba stratou času, zle pripravené schôdze vyčerpávajú vaše najcennejšie zdroje: čas a ľudí. Americký úrad pre pracovné štatistiky odhaduje, že americké spoločnosti prichádzajú kvôli zbytočným schôdzam každoročne o miliardy dolárov. 

Efektívne schôdze naopak zaisťujú efektívnu spoluprácu, ktorá je nevyhnutná na vykonávanie rozumných rozhodnutí a dosahovanie firemných cieľov a cieľov výnosov. To platí predovšetkým pre malé firmy. Keďže malé firmy majú menej zamestnancov, každý v nich často zastáva viacero funkcií. To znamená viac multitaskingu, kolektívnejšie rozhodovanie a množstvo jedinečných výziev, ktoré je možné zvládnuť len dobrou komunikáciou a plánovaním. 

Niekoľko kľúčových postupov môže vášmu tímu pomôcť udržať správny smer. Prečítajte si o piatich jednoduchých spôsoboch, ako zlepšiť schôdze v malých firmách a udržiavať vysokú produktivitu. 

1. Zaveďte rytmus a rutinu 

V malých firmách, kde je vždy tak veľa práce a tak málo ľudí, ktorí by ju vykonávali, sú pravidelne plánované schôdze zásadné. Môžu to byť týždenné pracovné schôdze, mesačné brainstormingové schôdze, štvrťročné retroaktívne schôdze alebo dokonca denné kontroly. Dôležité je zaviesť rytmus, ktorý bude vyhovovať vašim zamestnancom a bude v súlade s vašimi obchodnými cieľmi. Náhodné alebo nečakané schôdze sťažujú zamestnancom prípravu na ne a zároveň vďaka nim ľudia prichádzajú o čas, ktorý potrebujú na vykonávanie svojej práce.

  • Štruktúra je dôležitá: ak majú všetci jasno v tom, kedy sa konajú schôdze a čo sa na nich bude preberať, je pravdepodobnejšie, že si zorganizujú svoj čas tak, aby sa ich mohli zúčastniť a produktívne sa do nich zapojiť.
  • Kľúčom je stanovenie cieľov: vďaka pravidelným schôdzam si všetci môžu ľahšie stanovovať ciele a potom merať a sledovať svoju výkonnosť a postup pri ich dosahovaní.
  • Schôdza môže byť krátka: niektoré spoločnosti usporadúvajú denné „stand-upy“ alebo schôdze na informovanie o aktuálnej situácii, ktoré sú zámerne také krátke, aby sa na nich nikto nemusel ani posadiť. Takéto schôdze udržiavajú všetkých v obraze a odstraňujú problémy bez toho, aby ukrajovali drahocenný čas vyhradený pre danú úlohu. 

2. Stanovte program 

 Nikto sa nechce zúčastniť firemnej schôdze, ktorá je vágna a zle organizovaná. Neefektívnosť navyše stojí peniaze. Podľa správy za rok 2019  stojí plytvanie časom na zle organizovaných schôdzach americkú ekonomiku miliardy dolárov a má negatívny dopad na vzťahy s klientmi. Tu je pár praktických tipov, ako stanoviť program: 

  • Vytvorte plán: spísanie konkrétneho programu schôdze pomôže všetkým sústrediť sa na svoju prácu.
  • Neodbočujte od témy: obmedzený počet bodov na diskusiu napomáha tomu, aby sa schôdza neprimerane nepreťahovala.
  • Majte cieľ: zvoľte si menší počet cieľov alebo bodov, ktoré chcete dosiahnuť. Schôdza s jasným cieľom bude pre účastníkov pravdepodobne oveľa prínosnejšia.
  • Zamerajte sa na riešenia, nie na problémy: Orientácia na riešenia vám pomôže zvýšiť produktivitu porád, najmä ak sa členovia tímu už predtým zamysleli nad riešeniami. 

3. Získavajte rýchlejšiu spätnú väzbu

 Keď musí jeden pracovník čakať na pripomienky iného pracovníka, projekty môžu často stagnovať. Čas schôdze môžete využiť ako čas strávený prácou na úlohe, keď použijete nástroje na online spoluprácu , ktoré vám pomôžu zvládať projekty, stretávať sa osobne so vzdialenými klientmi alebo spolupracovať na dokumentoch v reálnom čase. 

  • Pracujte na dokumentoch spoločne: Písanie a revidovanie dokumentov v reálnom čase a ukladanie všetkých verzií týchto dokumentov v cloude znamená, že nikto nemusí čakať na spätnú väzbu ani tápať, ktorá verzia je najnovšia. Všetko môže prebiehať priamo v rámci diskusie.
  • Vyskúšajte videokonferencie: zhromaždenie klientov alebo členov tímu na osobnom stretnutí, aj keď sa ho nemôžu zúčastniť fyzicky, môže urýchliť dobu reakcie.
  • Zdieľajte vizuálne prvky: online nástroje vám pomôžu zdieľať obrazovku, spolupracovať na časových osiach a plánoch a oveľa viac. 

4. Použite model rozhodovania

 Keďže roly a povinnosti zamestnancov malých firiem sa neustále menia tak, aby vyhovovali obchodným potrebám, môže byť ťažké určiť riadiacich pracovníkov vykonávajúcich rozhodnutia a projektových manažérov. Zachrániť vás (a ušetriť vám čas) môže použitie rozhodovacej matice alebo diagramu. Nasleduje niekoľko príkladov nástrojov, ktoré vám pomôžu rozpoznať roly a povinnosti: 

  • Grafy RACI/DACI: účelom týchto nástrojov je zaručiť, aby všetci vedeli, kto nesie zodpovednosť za aký aspekt projektu alebo rozhodnutia. V ideálnom prípade by sa to malo udiať na schôdzke pred začatím projektu. 
    • RACI: Skupina rozhodne, kto bude zodpovedný za prácu na úlohe (z anglického „Responsible“), zodpovedný za výkon úlohy (z anglického „Accountable“), kto môže poskytnúť konzultáciu k projektu (z anglického „Consulted“) a kto má byť o projekte iba informovaný (z anglického „Informed“). Môžete si vytvoriť graf, kde na osi Y vypíšete zoznam úloh a na osi X mená zamestnancov. Každej osobe a úlohe potom prideľte písmeno podľa modelu RACI. 
    • DACI: V tomto podobnom modeli figuruje vedúci („Driver“), ktorý riadi projekt, schvaľovateľ („Approver“), ktorý projekt schvaľuje, prispievateľ („Contributor“), ktorý s projektom vypomáha, a informovaná osoba („Informed“), ktorá má o projekte prehľad.
    • Oba modely, RACI aj DACI, pomáhajú znížiť oneskorenia a zmätok. Graf RACI/DACI tiež spoľahlivo odhalí, ak je jedna osoba v projekte zodpovedná za príliš veľa úloh. 
  • Rozhodovací strom: je to jednoduchý vizuálny spôsob reprezentácie nejakého problému, jeho možností a rôznych dôsledkov alebo faktorov znižujúcich riziko. 
  • Vytvorte postup: Nie je dôležité, aký model alebo postup si zvolíte, ale to, že nejaký  máte . Keď existuje nejaký systém, ktorým sa riadite, potom je rozhodovanie a prideľovanie zodpovednosti hneď o niečo ľahšie.

5. Spoločná zodpovednosť 

 Hoci je pre úspech každej malej firmy (alebo jej porád) zásadné delegovanie úloh a rozhodnutí, skutočne efektívna spolupráca spočíva v spoločnej zodpovednosti za ciele a výsledky. Kolektívny pocit zodpovednosti na každej schôdzi pomáha všetkým sústrediť sa na svoju úlohu a angažovať sa v nej.

  • Stretávajte sa osobne: niekedy je potrebné na vyriešenie problému zavrieť e-mail, stretnúť sa osobne a nájsť spoločnú reč.
  • Vyhýbajte sa postoju „nie je to moja práca, tak ma to nezaujíma“: Aj keď majú členovia tímu rozdielne úlohy, rovnaký podiel na úspechoch a neúspechoch spoločnosti vedie k tomu, že všetci majú tendenciu urobiť toho pre skupinu viac.
  • Zahrňte rôzne pohľady: umožnením spoločnej zodpovednosti pri rozhodovaní môžete svojej firme pomôcť uspieť neočakávanými spôsobmi. 

 Najdôležitejšie je vždy to, aby model, nástroj alebo postup, ktorý zvolíte, vyhovoval štruktúre a kultúre vašej spoločnosti. Zavedenie niektorých z týchto tipov vám však môže pomôcť ušetriť čas, zlepšiť tímovú spoluprácu a zvládať nekonečné výzvy riadenia malej firmy. 

Zistite viac o schôdzach v malých firmách a nástrojoch, ktoré môžu pomôcť vašim tímom lepšie spolupracovať a inovovať. 

Začíname so službou Microsoft 365

Ide o známy balík Office obohatený o nástroje, ktoré vám umožnia lepšie spolupracovať, takže urobíte viac – vždy a všade.

Kúpiť
Súvisiaci obsah
Produktivita

5 spôsobov zvyšovania produktivity vďaka integrovaným aplikáciám online kalendára

Prečítať si viac
Produktivita

Najlepšie tipy na zvyšovanie produktivity pri práci na diaľku alebo z mobilnej kancelárie

Prečítať si viac
Produktivita

Tipy, ako viesť efektívne schôdze so zamestnancami

Prečítať si viac
Produktivita

Ako zvoliť ten najúčinnejší vývojový diagram

Prečítať si viac

Lokalita Obchodné poznatky a návrhy neposkytuje profesionálne daňové ani finančné poradenstvo. Ak chcete prediskutovať svoju situáciu, mali by ste sa obrátiť na profesionálneho daňového alebo finančného poradcu.