6 spôsobov, ako posunúť online schôdze na vyššiu úroveň

Autor: Dianna Booherová, hosťujúci autor spoločnosti Microsoft

Mnoho online schôdzí sa na tie osobné vôbec nepodobá, najmä čo sa týka energie, zapojenia alebo prinášania nových nápadov.

Online schôdze veľmi často skĺznu do dvoch podôb: Buď počas nich nastane ticho ako na pohrebe a na trúchliacich sa valí monológ za monológom, alebo to pripomína oslavu húfu obchodných spoločníkov v letiskovej hale po získaní veľkej zmluvy, kde si všetci skáču do reči, aby prispeli svojou troškou, a diskusia nikam nevedie. Ale to nemusí byť váš prípad.

Ak chcete, aby boli vaše online schôdze rovnako živé a produktívne ako tie osobné, zvážte nasledujúce kroky:

1. Použitie formálnej agendy

Ak nemáte pripravenú žiadnu agendu, účastníci si môžu myslieť, že si chcete „pokecať“ a nie pracovať, vymieňať si nápady či prijímať rozhodnutia. Pripravte agendu v písomnej podobe a odošlite ju účastníkom aspoň s niekoľkodňovým predstihom, aby mali čas preštudovať si ju a pripraviť sa.

Nezabudnite ju počas schôdze z času na čas ukázať. (Dôvod sa dozviete ďalej v článku.)

2. Uvedenie tém v podobe otázok

Vyhnite sa tomuto typickému formátu:

─ Predaj za tretí štvrťrok

─ Stánok na veľtrhu na konferencii ITH

─ Augustová marketingová kampaň konkurencie

Namiesto toho uvádzajte témy v podobe otázok, vďaka čomu bude mať vaša diskusia jasné smerovanie:

─ Koľko percent z kvóty pre tretí štvrťrok sme doteraz splnili?

─ Oplatí sa obetovať 35 000 USD a dva dni výstave na veľtrhu ITH?

─ Ako najlepšie súťažiť s augustovou marketingovou kampaňou Logarda?

3. Uvedenie spôsobu riešenia tém agendy

V písomnej agende uveďte spôsob, akým sa bude každá téma riešiť: otvorená diskusia, správy, otázky a odpovede, anketa pre účastníkov, návrhy, rozhodnutia. Účastníci často končia schôdzu s pocitom, že premárnili svoj čas, lebo nebolo prijaté žiadne riešenie. Ako vedúci schôdze ste možno kládli otázky iba preto, aby ste zhromaždili informácie či podnety. No vďaka tomu, že účastníkom rovno predstavíte svoj zámer, budú mať pocit, že aj v rámci týchto tém niečo dosiahli.

4. Vyhradenie času na každú tému

Čas môžete počas schôdze upravovať. Ale vďaka uvedenému časovému odhadu účastníci vedia, čo od ktorej témy očakávate. Ak ste v agende uviedli, že Pavol má odprezentovať správu o výsledkoch z laboratória a časový odhad pre tento blok je 5 minút, bude vedieť, že si nemá pripravovať polhodinovú prezentáciu.

5. Upozornenie zodpovednej osoby, že má priniesť požadované údaje

Ak má Jana so sebou priniesť údaje, od ktorých sa v rámci diskusie odrazíte, nenechajte si to pre seba. Doplňte do agendy jej meno spolu s prívlastkom „zodpovedná osoba“, aby prišla pripravená.

6. Zhrnutie záverov a následných úloh v rámci agendy

Nezabúdajte, že najmä počas online schôdzí účastníci bojujú so silným pokušením skontrolovať mobilný telefón alebo hŕbu papierov. Urobte súhrn kľúčových záverov a rozhodnutí a dopíšte ich do prázdneho stĺpca zobrazenej agendy. Do posledného stĺpca zapíšte nasledujúce, kto má čo urobiť a dokedy.

Hotovo. Vaša vyplnená agenda teraz slúži ako zápisnica zo schôdze. Potom ju prepošlite účastníkom a aj tým, čo sa nedostavili (nech si ju môžu stiahnuť a riadiť sa ňou).

Vaša agenda si poradí s ťažkou prácou. A máte za sebou produktívnu online schôdzu!

Dianna Booherová je bestsellerový autor 47 kníh preložených do 60 jazykov. Organizáciám pomáha osvojiť si jasnú komunikáciu a vedúcim ponúka návod, ako zvýšiť svoj vplyv vďaka silnému vodcovskému vystupovaniu. Pravidelne píše blogy pre časopisy Forbes, HuffPost a The CEO Magazine. www.BooherResearch.com @DiannaBooher

Začíname so službou Microsoft 365

Ide o známy balík Office obohatený o nástroje, ktoré vám umožnia lepšie spolupracovať, takže urobíte viac – vždy a všade.

Kúpiť
Súvisiaci obsah
Business Tips

Ochrana životného prostredia prácou z domu

Prečítať si viac
Business Tips

5 spôsobov tvorby profesionálnejších e-mailov

Prečítať si viac
Business Tips

6 tipov pre softvér na prezentácie, s ktorými urobíte dojem

Prečítať si viac

Lokalita Growth Center neposkytuje profesionálne daňové ani finančné poradenstvo. Ak chcete prediskutovať svoju situáciu, mali by ste sa obrátiť na profesionálneho daňového alebo finančného poradcu.