Cloudové úložisko pre malé podniky
Cloudové úložisko pre malé podniky
Keďže ľudia pracujú na diaľku viac ako kedykoľvek predtým, je dôležité, aby mali prístup ku všetkým svojim pracovným súborom kedykoľvek a odkiaľkoľvek. Mnohé malé podniky sa v záujme naplnenia tejto potreby obracajú na zabezpečené cloudové úložisko. Niektoré podniky si však stále nie sú isté, ako môžu cloudové úložisko používať, aké výhody poskytuje alebo ktoré možnosti si vybrať.
Prečítajte si viac informácií o cloudovom úložisku pre malé podniky a o tom, ktorá služba je pre vás vhodná
Čo je cloudové úložisko?
Cloudové úložisko je služba, ktorá bezpečne ukladá dokumenty, tabuľky, fotografie a iné súbory v rôznych systémoch vzdialených úložísk alebo dátových centrách. Okrem toho umožňuje prístup k týmto súborom odkiaľkoľvek prostredníctvom počítača, telefónu, tabletu alebo internetového prehliadača.
Cloudové úložisko pre firmy ponúka aj škálovateľnosť na požiadanie, čo znamená, že môžete podľa potreby zvýšiť alebo znížiť využívanie zdrojov, čo vám prináša potenciálne úspory nákladov, pretože platíte len za to, čo používate.
Pred dostupnosťou cloudového úložiska väčšina podnikov a ich zamestnancov ukladala súbory a údaje na pevný disk počítača, externé disky alebo firemný server. V dnešnom prepojenom svete ponúka používanie cloudového úložiska mnoho výhod oproti lokálnemu úložisku. Ľudia môžu napríklad vaše súbory ukladať, pristupovať k nim, upravovať a zdieľať ich z akéhokoľvek zariadenia – či už sú v kancelárii, doma alebo na cestách – a navyše sú súbory chránené pred náhodnou stratou a online hrozbami.
Ako bezpečné je cloudové úložisko?
Jednou z hlavných obáv pri používaní cloudového úložiska je zaistenie bezpečnosti a zabezpečenia vašich údajov. Pri zvažovaní zabezpečeného cloudového úložiska na podnikové účely je dôležité hľadať poskytovateľa, ktorý používa spoľahlivé protokoly zabezpečenia.
Najlepší poskytovatelia cloudových úložísk napríklad používajú silné šifrovacie algoritmy, aby zaistili ochranu vašich údajov pri prenose a aj keď sú neaktívne. Používajú tiež opatrenia na kontrolu prístupu – napríklad dvojfaktorové overovanie – aby sa uistili, že k vašim údajom majú prístup len oprávnení používatelia. Mnohí poskytovatelia cloudových úložísk navyše ukladajú kópie vašich údajov na viacerých fyzických miestach, aby ich ochránili pred stratou alebo poškodením v dôsledku zlyhania systému alebo prírodných katastrof.
Hoci žiadna cloudová služba nie je stopercentne bezpečná, cloudové úložisko sa všeobecne považuje za veľmi bezpečný spôsob ukladania údajov. Zabezpečené cloudové úložisko pre podniky:
- Zaisťuje zálohovanie všetkých súborov a údajov.
- Chráni dôverné údaje.
- Poskytuje pohodlný prístup k súborom odkiaľkoľvek s pripojením na internet.
- Umožňuje zabezpečené zdieľanie súborov s ostatnými členmi organizácie prostredníctvom prepojenia alebo zdieľaného priečinka.
Ako malé podniky využívajú služby cloudového úložiska?
Existuje mnoho spôsobov, ako používať cloudové služby pre malé podniky. Niektoré spoločnosti cloud používajú na ukladanie dokumentov a súborov, iné na ukladanie údajov o zákazníkoch alebo zásobách. V každom prípade sa podniky zvyčajne na cloudové úložisko spoliehajú ako na riešenie na zálohovanie a zotavenie po havárii.
Služby cloudového úložiska sa ľahko používajú a často sú integrované do programov, ktoré podniky a ich zamestnanci denne používajú. Jedným z najčastejších spôsobov využívania cloudového úložiska pre podniky je správa súborov. Cloudové úložisko sa používa napríklad na:
- Ukladanie súborov a prístup k súborom. Ukladanie súborov v cloude je rovnako bezpečné a bezproblémové ako ich ukladanie v počítači. Podniky používajú cloud na zabezpečenie a ochranu údajov. Cloudové úložisko tiež zabraňuje hromadeniu súborov v počítačoch a pevných diskoch. Vďaka funkciám, ako je história verzií, môžu členovia tímu dokonca obnoviť predchádzajúcu verziu súboru, ak ho omylom odstránia alebo zmenia.
- Zdieľanie súborov. Cloudové služby umožňujú zamestnancom zdieľať súbory s ostatnými členmi tímu alebo so zákazníkmi. Zdieľanie súborov umožňuje tímom v rámci organizácie zdieľať prepojenia na súbory prostredníctvom e-mailu namiesto odosielania samotných súborov. Podniky sa preto nemusia obávať, že by veľkosť súboru blokovala e-mail. Navyše vďaka prepojeniam chráneným heslami môžu tímy zabezpečiť, aby sa citlivé súbory dostali do správnych rúk.
- Organizáciu súborov. Systémy cloudových úložísk sú často používateľsky prívetivé. Členovia tímu môžu vytvárať priečinky v rámci priečinkov na organizáciu súborov. Vyhľadávacie panely umožňujú zamestnancom bleskovo vyhľadať súbory. Zabudovaná umelá inteligencia teraz navrhuje zamestnancom súbory na základe toho, na čom v poslednom čase pracovali oni a ich kolegovia. Tímy môžu vytvárať aj skupinové priečinky, aby si každý člen tímu mohol prezerať kľúčové dokumenty a mať k nim prístup. A nakoniec môžu členovia tímu pridať súbory do skupinových priečinkov, keď sú pripravené na kontrolu.
- Spoluprácu na súboroch. Zamestnanci môžu spoločne a v reálnom čase upravovať a komentovať dokumenty, tabuľky a iné súbory. Už žiadne posielanie viacerých verzií dokumentu tam a späť. V systéme cloudového úložiska je k dispozícii jediný dokument a jediný zdroj pravdy. Okrem toho môžu vlastníci súborov sledovať zmeny a zamietnuť všetky nežiaduce úpravy.
- Zálohovanie súborov. Po umiestnení súborov do cloudového úložiska môžu mať všetci v organizácii pocit istoty, pretože vedia, že dôležité súbory, údaje a informácie sú zálohované.
- Ochranu súborov. Služby cloudových úložísk obsahujú niekoľko funkcií ochrany súborov, ako sú šifrovanie súborov, monitorovanie podozrivých aktivít, detekcia ransomwaru, antivírusová kontrola a heslom chránené prepojenia na zdieľanie. Tieto funkcie spoločne chránia súbory vášho podniku pred online hrozbami.
Microsoft 365 Copilot
Šetrite čas a sústreďte sa na to najdôležitejšie vďaka umelej inteligencii v službe Microsoft 365 pre podniky.
Prečo je cloudové úložisko nevyhnutnosťou pre malé podniky?
Cloudové úložisko pre malé firmy je nevyhnutné pre produktivitu a zabezpečenie údajov. Tu sú niektoré z výhod:
- Umožňuje prácu na diaľku. 70 percent ľudí na celom svete pracuje na diaľku aspoň raz týždenne. Mnohí z nich pracujú pre malé podniky. Cloudové úložisko pre malé firmy umožňuje tímom ukladať súbory, pristupovať k nim zdieľať ich a pracovať s nimi bez ohľadu na to, kde sa nachádzajú.
- Zvyšuje produktivitu. Malé podniky nemajú času nazvyš. Cloudové úložisko je spoľahlivé a vždy dostupné. Nevypína sa kvôli aktualizáciám, ako to môže byť v prípade lokálnych serverov. Funkcie spolupráce sú pre vzdialené tímy nevyhnutné. Spoločné úpravy v reálnom čase umožňujú členom tímu pracovať, akoby boli v tej istej miestnosti, aj keď sú od seba vzdialení niekoľko štátov.
- Znižuje náklady. Cloudové úložisko má zvyčajne fixný mesačný poplatok na zamestnanca v rozsahu 5 až 15 USD a často je súčasťou balíkov produktov na podporu produktivity. Porovnajte to s nákladmi na nákup, licenciu, hosting, aktualizácie a údržbu servera. A nezabudnite, že budete musieť server chrániť pred útokmi hackerov a škodlivého softvéru.
- Zvyšuje bezpečnosť. 58 percent kybernetických útokov je zameraných na malé podniky. Cloudové služby pre malé podniky predstavujú riešenie. Väčšina z nich má spoľahlivé opatrenia zabezpečenia, ktoré narušiteľov zastavia. Patrí medzi ne šifrovanie súborov, monitorovanie narušenia a dvojfaktorové overovanie. Špičkové platformy na ukladanie dát dokonca ponúkajú detekciu ransomwaru a zotavenie. Cloudové úložisko poskytuje väčší pocit istoty ako úložisko v počítači alebo na lokálnom serveri.
- Poskytuje ochranu. Hoci cloudové úložisko nie je skutočným zálohovacím riešením pre všetky vaše systémy, výborne zálohuje a chráni dôležité podnikové informácie, ako sú súbory, finančné údaje a dokonca aj údaje zamestnancov a zákazníkov.
Ako hodnotíte potreby cloudového úložiska pre malé podniky?
Pokiaľ ide o cloudové úložisko pre malé podniky, pred výberom služby je potrebné zvážiť niekoľko kľúčových faktorov. Najprv musíte zvážiť, koľko údajov máte v súčasnosti a nakoľko budú podľa vás rásť. Po druhé, musíte si premyslieť, koľko ľudí potrebuje pravidelný prístup k systému cloudového úložiska. V neposlednom rade je vždy potrebné zvážiť náklady, ale našťastie je na trhu niekoľko možností.
Keď už máte tieto informácie a ste pripravení vybrať si službu, hľadajte takú, ktorá ponúka:
- Silné zabezpečenie. Hľadajte cloudové úložisko so šifrovaním uložených aj prenášaných súborov, antivírovou kontrolou, históriou verzií a voliteľným procesom prihlasovania s dvojfaktorovým overovaním. Obrana proti hackerom a škodlivému softvéru je veľmi dôležitá. Okrem toho skontrolujte kontrolné mechanizmy pre roly a oprávnenia, ktoré zabezpečia, že členovia tímu uvidia len súbory určené pre nich.
- Nástroje na spoluprácu. Zamestnanci využívajú pohodlie cloudového úložiska na prácu v kancelárii, na diaľku aj na cestách pomocou telefónov. Služba úložiska by mala ponúkať zdieľanie súborov, spoluprácu v reálnom čase a aplikáciu, ktorá vám umožní prístup k súborom a ich úpravu odkiaľkoľvek.
- Jednoduchosť používania. Služba cloudového úložiska by sa mala ľahko používať. Ak nie je intuitívna, vaši zamestnanci sa môžu brániť jej používaniu.
- Nákladová efektívnosť. Väčšina poskytovateľov ponúka ceny v rozmedzí od 5 do 15 USD za zamestnanca mesačne. Táto cena zvyčajne zahŕňa nielen cloudové úložisko, ale aj balík aplikácií, ako sú e-mail, tabuľky, textový editor, poznámky a aplikácie na chatovanie a schôdze. Pri hodnotení cloudových služieb pre malé podniky tieto funkcie určite zvážte.
Mali by ste si zaobstarať osobné alebo podnikové cloudové úložisko?
Keď sa rozhodnete pre poskytovateľa cloudového úložiska, narazíte na ďalšiu dôležitú otázku: máte si zaobstarať osobné alebo podnikové konto?
Podnikové konto, ako napríklad OneDrive, je lepšou voľbou. Tieto kontá ponúkajú doplnkové funkcie, ako napríklad:
- Ovládacie prvky správcu
- Vylepšené funkcie spolupráce
- Vyššie zabezpečenie
- Úložisko s väčším objemom alebo bez obmedzení
- Aktualizovaná podpora
Podnikové konto vám bezpochyby pomôže využívať cloudové úložisko na maximum a zabezpečí vám kapacitu úložiska, škálovateľnosť a funkcie potrebné na splnenie potrieb vášho podniku.
Preskúmajte ďalšie zdroje pre malé podniky
Paul Diamond je produktový marketingový manažér pre službu Microsoft OneDrive (pre spotrebiteľov a malé podniky). Pracoval v oblasti marketingu a elektronického obchodu pre spoločnosti Amazon, T-Mobile, Groupon a Vistage International. Je tiež editorom kníh: vydavateľstvo Casagrande Press mu vydalo knihy Najväčšie rybárske nehody, Najväčšie nehody pri surfovaní a Najväčšie nehody pri bicyklovaní.
Začíname so službou Microsoft 365
Ide o známy balík Office obohatený o nástroje, ktoré vám umožnia lepšie spolupracovať, takže urobíte viac – vždy a všade.
Súvisiaci obsah
Technické informácie pre podniky
Šesť výhod generatívnej umelej inteligencie pre malé podniky
Podniková produktivita
Ako používať umelú inteligenciu na zvýšenie produktivity a efektivity v práci
Technické informácie pre podniky
Umelá inteligencia a produktivita: Ako možno pomocou nástrojov umelej inteligencie zlepšiť zamestnanecké skúsenosti
Podniková produktivita
Sprievodca agilným DevOps pre malé a stredné podniky
Lokalita Obchodné poznatky a návrhy neposkytuje profesionálne daňové ani finančné poradenstvo. Ak chcete prediskutovať svoju situáciu, mali by ste sa obrátiť na profesionálneho daňového alebo finančného poradcu.
Sledujte Microsoft 365