Jedným zo základných nástrojov, ktorý potrebujú ľudia pracujúci na diaľku, je prístup ku všetkým svojim pracovným súborom odkiaľkoľvek. Mnoho malých firiem
využíva na splnenie tejto potreby cloudové úložisko. Niektoré spoločnosti si však stále nie sú isté, ako môžu používať cloudové úložisko alebo ktoré možnosti majú zvoliť.
Čítajte ďalej a zistite, či je cloudové úložisko pre malé
firmy tým správnym riešením pre vás.
Čo je cloudové úložisko pre malé firmy?
Keď sa povie cloudové úložisko, znie to zložito. Ľudia používajú tento
pojem často, ale iba zriedka ho vysvetľujú.
Cloudové úložisko je služba, ktorá bezpečne
ukladá dokumenty, tabuľkové hárky, fotografie a ďalšie súbory. Okrem toho zriaďuje
prístup k týmto súborom odkiaľkoľvek pomocou počítača PC, Mac, telefónu alebo internetového prehliadača.
Pred príchodom technológie cloudového úložiska veľa
pracovníkov ukladalo súbory a údaje na pevný disk svojho počítača, externé disky
alebo firemný server. V dnešnom prepojenom svete ponúka cloudové úložisko veľa
výhod v porovnaní s lokálnym úložiskom. Môžete napríklad ukladať, pristupovať, upravovať a zdieľať
svoje súbory z ľubovoľného zariadenia a odkiaľkoľvek a navyše sú vaše súbory chránené pred
náhodnou stratou a online hrozbami. A to je len začiatok zoznamu výhod.
Ako zamestnanci používajú
cloudové úložisko?
Služby cloudového úložiska sa ľahko používajú a často
sú integrované do programov, ktoré zamestnanci každodenne používajú. Cloudové úložisko sa používa na nasledujúce účely:
- Ukladanie súborov a prístup k nim. Ukladanie súborov v cloude je rovnako bezpečné a bezproblémové ako ich ukladanie v počítači. Zamestnanci používajú cloud na uchovávanie údajov v bezpečí a pod ochranou. Cloudové úložisko tiež zabraňuje hromadeniu súborov v počítačoch a na pevných diskoch. S funkciami, ako je história verzií, môžu členovia tímu dokonca aj obnoviť predchádzajúcu verziu súboru, ak ho omylom odstránia alebo upravia.
- Zdieľanie súborov. Služby cloudového úložiska umožňujú členom tímu zdieľať súbory s ostatnými zamestnancami alebo so zákazníkmi. Zdieľanie súborov umožňuje tímom zdieľať prepojenia na súbory prostredníctvom e-mailu namiesto odosielania samotných súborov. Firmy sa najmä nemusia obávať toho, že by veľký súbor zablokoval e-mail. Navyše pomocou prepojení chránených heslom môžu tímy zaistiť, aby sa citlivé súbory dostali do správnych rúk.
- Organizovanie súborov. Systémy cloudového úložiska sú často používateľsky prívetivé. Členovia tímu môžu vytvárať podpriečinky na organizovanie súborov. Vyhľadávacie panely umožňujú zamestnancom bleskovo vyhľadávať súbory. Vstavaná umelá inteligencia teraz navrhuje zamestnancom súbory na základe toho, na čom oni a ich spolupracovníci nedávno pracovali. Tímy môžu tiež vytvárať skupinové priečinky, aby si každý člen tímu mohol prezerať kľúčové dokumenty a pristupovať k nim. Členovia tímu môžu pridávať súbory do skupinových priečinkov, keď budú pripravené na kontrolu.
- Spolupráca na súboroch. Zamestnanci môžu spoločne upravovať a komentovať dokumenty, tabuľkové hárky a ďalšie súbory v reálnom čase. Už žiadne zasielanie viacerých verzií dokumentu tam a späť. V systéme cloudového úložiska existuje jediný dokument a jediný „zdroj pravdy“. Vlastníci súborov môžu navyše sledovať zmeny a rušiť akékoľvek neželané úpravy.
- Zálohovanie súborov. Keď zamestnanci umiestnia súbory do cloudového úložiska, môžu byť bez obáv s vedomím, že sú zálohované.
- Ochrana súborov. Služby cloudového úložiska zahŕňajú viacero funkcií na ochranu súborov, ako napríklad šifrovanie súborov, monitorovanie podozrivých aktivít, detekcia ransomwaru, skenovanie vírusov a prepojenia na zdieľanie chránené heslom. Tieto funkcie spoločne chránia vaše súbory pred online hrozbami.
Prečo
je cloudové úložisko pre malé firmy nevyhnutné?
Cloudové úložisko pre malé firmy je životne dôležité z dôvodu zvyšovania produktivity a zabezpečenia súborov. Ďalej uvádzame niektoré z výhod:
- Umožňuje prácu na diaľku. Sedemdesiat percent ľudí na celom svete pracuje najmenej raz týždenne na diaľku. Mnoho z týchto ľudí pracuje pre malé firmy. Cloudové úložisko pre malé firmy umožňuje tímom ukladať, pristupovať, zdieľať a pracovať so súbormi bez ohľadu na to, kde sa momentálne nachádzajú.
- Produktivita. Malé firmy si nemôžu dovoliť strácať čas. Cloudové úložisko je spoľahlivé a vždy dostupné. Nevypína sa z dôvodu aktualizácií tak, ako by sa to mohlo vyžadovať v prípade lokálnych serverov. Funkcie spolupráce sú potrebné pre tímy pracujúce na diaľku. Spoločná úprava dokumentov v reálnom čase umožňuje členom tímu pracovať tak, ako keby boli v rovnakej miestnosti, dokonca aj keď sú úplne v inej krajine.
- Cenovo efektívne riešenie. Za cloudové úložisko sa obvykle platí fixný mesačný poplatok v rozsahu od 5 do 15 dolárov za každého zamestnanca. Porovnajte to s nákladmi na nákup, licencovanie, hosťovanie, aktualizáciu a údržbu servera. A nezabudnite, že budete musieť chrániť server pred útokmi hackerov a škodlivého softvéru (malvéru).
- Zabezpečenie. Päťdesiatosem percent počítačových útokov sa zameriava na malé firmy. Služby cloudového úložiska ponúkajú riešenie. Väčšina z nich využíva robustné bezpečnostné opatrenia, ktoré bránia zlomyseľným útokom. Sú to napríklad šifrovanie súborov, monitorovanie neoprávnených vniknutí a dvojfaktorové overovanie. Špičkové platformy úložísk dokonca ponúkajú detekciu ransomwaru a obnovu po jeho útoku. Cloudové úložisko poskytuje väčší pokoj v duši než úložisko v počítači alebo na lokálnom serveri.
- Ochrana. Cloudové úložisko nie je skutočným zálohovacím riešením pre všetky vaše systémy. Fantasticky však vykonáva zálohovanie a ochranu všetkých súborov, ktoré v ňom máte uložené.
Ako
vyhodnotiť cloudové úložisko pre malé firmy?
Pri hľadaní
služby cloudového úložiska nájdete na trhu
veľa možností.
Zvoľte si službu, ktorá ponúka:
- Silné zabezpečenie. Hľadajte
cloudové úložisko so šifrovaním uložených a prenášaných údajov, skenovaním vírusov,
históriou verzií a voliteľným procesom prihlasovania pomocou dvojfaktorového overovania.
Nevyhnutná je ochrana pred hackermi a malvérom. Zistite, či poskytuje ovládanie rolí a povolení,
čím sa zabezpečuje, aby členovia tímu videli iba tie súbory, ktoré sú pre nich určené. - Nástroje na spoluprácu.
Zamestnanci radi používajú cloudové úložisko na prácu v kancelárii, prácu na diaľku
a prácu na cestách pomocou svojich telefónov. Vaša služba úložiska by mala ponúkať zdieľanie súborov,
spoluprácu v reálnom čase a aplikáciu, ktorá vám umožní pristupovať k súborom
a upravovať ich odkiaľkoľvek. - Jednoduché používanie.
A napokon by sa služba cloudového úložiska mala ľahko používať. Ak nie je intuitívna, vaši zamestnanci sa môžu brániť jej používaniu. - Náklady. Väčšina poskytovateľov
ponúka ceny, ktoré sa pohybujú od 5 do 12 dolárov za zamestnanca za mesiac. Táto cena zvyčajne
zahŕňa nielen cloudové úložisko, ale aj balík aplikácií, ako napríklad e-mailovú aplikáciu, tabuľkový program,
textový procesor, aplikácie na poznámky a konverzácie/schôdze.
Mali by ste
získať osobné alebo firemné konto cloudového úložiska?
Po zvolení poskytovateľa
si budete musieť odpovedať ešte na jednu otázku. Mali by ste získať osobné alebo
firemné konto?
Firemné konto je lepšou voľbou. To platí najmä v prípade, ak prevádzkujete malú
firmu. Tieto kontá ponúkajú ďalšie možnosti, ako napríklad:
- spravovacie
ovládacie prvky, - vylepšené funkcie
na spoluprácu, - vyššie
zabezpečenie, - pridané
alebo neobmedzené úložisko, - lepšia
podpora.
Firemné konto vám s istotou pomôže naplno využiť cloudové úložisko.