Zdieľanie súborov pre malé firmy

Ako majiteľ alebo zamestnanec malej firmy si nemôžete dovoliť plytvať časom. Pravdepodobne už používate niekoľko nástrojov šetriacich čas, ale len málo nástrojov je rovnako jednoduchých a produktívnych ako zdieľanie súborov.  

Prečítajte si ďalšie informácie o zdieľaní súborov a o tom, ako môže zefektívniť pracovné postupy a produktivitu vášho tímu. 

Čo je zdieľanie súborov? 

Zdieľanie súborov označuje všeobecný akt odosielania súborov iným ľuďom. Keď sa súbory zdieľajú prostredníctvom e-mailu ako príloha, často sa posielajú tam a späť, aby ich bolo možné stiahnuť, skontrolovať, upraviť a odoslať späť. Tento proces vedie k vytvoreniu mnohých verzií jedného dokumentu, čo sťažuje sledovanie najnovšej verzie. 

Odosielanie súborov prostredníctvom e-mailu síce postačuje, ale vo väčšine prípadov je neefektívne. Najlepším spôsobom ich zdieľania je prostredníctvom služby cloudového úložiska. Cloudové úložisko vám umožňuje rýchlo zdieľať súbory a pristupovať k nim bez používania príloh e-mailov. 

Po udelení povolenia môže pracovať na zdieľanom súbore člen tímu alebo klient. Pri spolupráci nemusíte dokonca ani posielať súbor tam a späť. Môžu na ňom pracovať dvaja alebo viacerí ľudia online v reálnom čase.  

Cloudové zdieľanie súborov môžete používať pre väčšinu súborov vrátane nasledujúcich: 

  • dokumenty, 
  • prezentácie, 
  • súbory PDF, 
  • tabuľkové hárky, 
  • videá, 
  • fotografie. 

Cloudové zdieľanie súborov umožňuje jednoduché odosielanie súborov a spoluprácu s tímom na jednom dokumente. Ponúka oveľa efektívnejší pracovný postup než zdieľanie prostredníctvom príloh e-mailov. 

Ako zdieľať súbor  

Zdieľanie súboru s cloudovým úložiskom často prebieha nasledovne:  

  • Prihláste sa do konta cloudového úložiska prostredníctvom mobilnej aplikácie alebo webového prehliadača v počítači, tablete alebo mobilnom zariadení. 
  • Vyberte súbor alebo priečinok. 
  • V ponuke vyberte položku „Zdieľať“.  
  • Zvoľte úroveň prístupu, ktorú chcete udeliť príjemcovi (napr. „povoliť úpravy“). 
  • Zvoľte, kto môže súbor zobraziť (napr. konkrétni jednotlivci, ľudia vo vašej spoločnosti alebo všetci). 
  • Zvoľte zabezpečenie, ktoré chcete použiť pre prepojenie na zdieľanie (napr. prepojenie chránené heslom alebo prepojenie s časovo obmedzenou platnosťou). 
  • Zadajte e-mailovú adresu príjemcu a stlačte tlačidlo odoslania alebo skopírujte prepojenie na zdieľanie a prilepte ho do e-mailu alebo konverzácie. 

Dokumenty alebo tabuľkové hárky sú často integrované s cloudovým úložiskom, takže ich môžete zdieľať priamo zo samotného súboru. Po zdieľaní prepojenia môže váš príjemca pristupovať k danému dokumentu. 

Prístup k zdieľanému súboru 

Prístup k zdieľanému súboru je jednoduchý, ak ste jeho oprávneným príjemcom.  

E-mailová pozvánka bude obsahovať prepojenie na súbor a informácie o tom, kto ho odoslal. Po kliknutí na prepojenie sa otvorí nové okno prehliadača s týmto súborom. Na súbore môžete pracovať priamo v prehliadači alebo si ho môžete stiahnuť z prehliadača a pracovať na ňom offline. 

Osoba zdieľajúca daný súbor môže tiež odoslať prepojenie prostredníctvom osobného e-mailu, webovej konverzácie alebo správy zo sociálnych médií. Potom kliknutím na toto prepojenie môžete daný súbor otvoriť.  

Väčšina služieb cloudového úložiska nevyžaduje, aby ste si museli z dôvodu prístupu k zdieľanému súboru vytvoriť konto. 

Spolupráca na súbore 

 Spolupráca tvorí priemerne 80 % pracovného dňa. Riešenia cloudového zdieľania súborov predstavujú užitočné nástroje na spoluprácu. Spolupráca na zdieľanom súbore uloženom v cloude je jednoduchá.   

Po zdieľaní súboru môžu ľudia s prístupom vykonávať nasledujúce akcie:   

  • Zobrazenie. Súbor môže zobraziť ktokoľvek s prepojením naň. Na tento účel sa nemusí prihlásiť do platformy cloudového úložiska.  
  • Stiahnutie. Ľudia s prepojením si môžu súbor stiahnuť. Ak chcete túto akciu obmedziť, môžete zvoliť blokovanie sťahovania.  
  • Úprava. S úplnými povoleniami na úpravu môže príjemca váš dokument voľne upravovať. Odporúčame zapnúť funkciu sledovania zmien, aby ste si mohli prezerať a schvaľovať všetky úpravy.  
  • Revízia. Tento režim umožňuje príjemcovi navrhovať zmeny alebo ďalší obsah. Každá nová revízia dokumentu je označená novou farbou.  
  • Komentovanie. Ľudia s prístupom k súboru môžu vkladať komentáre a čítať a odpovedať na ďalšie komentáre vo vašom súbore.  
  • Spolupráca. Váš súbor môže upravovať súčasne viacero ľudí. V dokumente budú uvedené mená všetkých osôb, ktoré na ňom pracujú. Všetky zmeny sa synchronizujú v reálnom čase, čo znamená, že sa automaticky aktualizujú v kópiách tohto dokumentu používaných jednotlivými používateľmi. 
  • Zdieľanie. A napokon každý, kto má povolenie na úpravy, môže zdieľať váš súbor s ostatnými používateľmi.  

Voľba riešenia zdieľania súborov 

Ako malá firma by ste mali starostlivo zvážiť funkcie zdieľania súborov, ktoré ponúkajú poskytovatelia cloudových úložísk.  

Medzi najdôležitejšie funkcie zdieľania súborov patria: 

  • Komentovanie. Spolupracovníci musia byť schopní komentovať konkrétne pasáže a časti dokumentu. Ak váš tím môže vykonávať úpravy a zadávať komentáre v rámci jedného dokumentu, projekty budú rýchlo napredovať.  
  • Oznámenia komentárov. Oznámenia komentárov vás upozorňujú prostredníctvom e-mailu, keď niekto pridá do vášho súboru poznámky alebo komentáre. Tieto oznámenia vám môžu pomôcť udržiavať si prehľad a sústrediť sa na aktuálny projekt. 
  • Sledovanie zmien. Táto funkcia prehľadne označuje všetky úpravy vykonané v súbore. Potom môžete zmeny prijať alebo odmietnuť. Táto funkcia vám poskytuje väčšiu kontrolu počas procesu vykonávania úprav.  
  • História verzií. Táto funkcia vám umožňuje zobraziť jednotlivé koncepty dokumentu od jeho vytvorenia. História verzií chráni váš dokument v prípade, že členovia tímu vykonajú významné zmeny, ktoré nefungujú.  
  • Prepojenie na zdieľanie chránené heslom. Mnohé súbory nepotrebujú ochranu heslom. Niektoré súbory sú však príliš citlivé na to, aby ich bolo možné voľne zdieľať. Váš tím musí byť schopný chrániť prepojenia pomocou hesiel. 
  • Prepojenia na zdieľanie s časovo obmedzenou platnosťou. Váš tím by mal byť schopný zdieľať prepojenia, ktorých platnosť po uplynutí stanoveného času uplynie. Tieto prepojenia sa používajú pre časovo citlivé projekty, pre ktoré nechcete povoliť, aby na nich členovia tímu alebo dodávatelia pracovali po konkrétnom dátume.  

Zdieľanie súborov pre tím 

Zdieľanie súborov zjednodušuje pracovné postupy, umožňuje ľuďom spoluprácu na diaľku a poskytuje ochranu dokumentov. Správne riešenie pomôže vašej malej firme šetriť čas a zvyšovať produktivitu.  

Začíname so službou Microsoft 365

Ide o známy balík Office obohatený o nástroje, ktoré vám umožnia lepšie spolupracovať, takže urobíte viac – vždy a všade.

Kúpiť
Súvisiaci obsah
Technické informácie pre podniky

Cloudové úložisko alebo servery v lokálnom prostredí: 9 vecí, ktoré treba mať na pamäti

Prečítať si viac
Technické informácie pre podniky

Vyťažte maximum z bezplatných videokonferencií

Prečítať si viac
Technické informácie pre podniky

Bezplatné zdieľanie obrazovky je ľahké, ale robíte ho správne?

Prečítať si viac
Technické informácie pre podniky

Terapia na diaľku ako možnosť pre pacientov v čase núdze

Prečítať si viac

Lokalita Obchodné poznatky a návrhy neposkytuje profesionálne daňové ani finančné poradenstvo. Ak chcete prediskutovať svoju situáciu, mali by ste sa obrátiť na profesionálneho daňového alebo finančného poradcu.