Ako môže zdieľanie obrazovky zlepšiť online schôdze

Zvyklo sa hovoriť, že budúcnosťou práce je práca na diaľku. V skutočnosti ide o niečo, čo je tu už dnes. Podľa prieskumov pracuje 54 percent pracovníkov v USA na diaľku aspoň raz do mesiaca, 48 percent pracuje na diaľku raz do týždňa a 30 percent pracuje na diaľku dlhodobo. Tímy postupne prechádzajú od zdieľania spoločného priestoru k práci z domu, kaviarne, satelitnej kancelárie, letiska či vlaku. Využívanie nástrojov, ktoré nebývalým spôsobom zjednodušujú spoluprácu, komunikáciu a diskusiu kedykoľvek a z ľubovoľného zariadenia, je preto dôležitejšie než kedykoľvek predtým.  

Softvér na videokonferencie napríklad zohráva kľúčovú úlohu pri spájaní tímov pracujúcich na diaľku. To však samo osebe nestačí. Počas online schôdzí je k dispozícii výkonný nástroj na zaradenie, vďaka ktorému majú všetci aktuálne informácie. Tým nástrojom je zdieľanie obrazovky

Dni, kedy ste si museli e-mailom odosielať dokumenty, obrázky či prepojenia na webové lokality používané počas schôdzí, sú už dávno preč. Možnosť zdieľať obrazovku v reálnom čase je dnes rozhodujúcim faktorom, ktorý odlišuje produktívnu a úspešnú schôdzu od zdĺhavej, nezrozumiteľnej a pomerne neefektívnej schôdze.  

Aké výhody vám teda funkcia zdieľania obrazovky prináša a ako podporuje efektivitu a úspech tímu? Pozrime sa podrobnejšie na niektoré z výhod zdieľania obrazovky, vďaka ktorým sú online schôdze produktívnejšie: 

Lepšie porozumenie 

  • Raz vidieť je lepšie ako stokrát počuť, ide teda o efektívnejší spôsob prezentácie myšlienky alebo nápadu. Niet divu, že 66 percent manažérov považuje mobilné video a zdieľanie údajov v reálnom čase za kľúčovú súčasť svojej každodennej komunikácie. Možnosti využitia sú však širšie. Predstavte si školiacu schôdzu pre nových zamestnancov. Keď všetkým účastníkom v reálnom čase naraz ukážete, ako niečo funguje, je to omnoho užitočnejšie, ako keby ste o tom len rozprávali. Zdieľanie obrazovky zlepšuje komunikáciu, poskytuje jasnú predstavu a umožňuje podrobné predvedenie.  
  • Softvér na spoluprácu umožňuje účastníkom počas schôdze chatovať navzájom alebo s hostiteľom v samostatnom okne na bočnej strane zdieľanej obrazovky. Ak má napríklad niektorý z účastníkov otázku a nechce rušiť ostatných, môže odoslať chatovú správu inému účastníkovi schôdze alebo hostiteľovi bez toho, aby prerušil tok schôdze. Vďaka tejto funkcii môže konverzácia nerušene pokračovať a schôdza napredovať.  

Sústredenie všetkých účastníkov 

  • Zdieľanie obrazovky dokáže urýchliť prácu a zároveň poskytnúť všetkým aktuálne informácie. Namiesto toho, aby ste o niečom rozprávali („pamätáte sa, minulý rok sme pracovali na podobnom projekte pre iného klienta“), prevezmete kontrolu a ukážete, o čom hovoríte. Všetci tak budú na svojich obrazovkách vidieť, o čo ide.  
  • Vďaka vyššej úrovni kontroly budú vaše schôdze rýchlejšie, pútavejšie a efektívnejšie, takže váš tím bude môcť urobiť viac práce.  

Podpora tímových diskusií  

  • Bez ohľadu na to, v akej oblasti podnikáte, získavanie sviežich nápadov a inovatívnych riešení zohráva dôležitú úlohu na úspechu spoločnosti. Jedným zo spôsobov ich získania je diskusia. Zdieľanie obrazovky počas online schôdze umožňuje spojenie všetkých používateľov a tvorbu nových nápadov či dokonca spoluprácu na dokumentoch v reálnom čase.  
  • Niektoré softvérové nástroje ponúkajú aj digitálnu tabuľu, na ktorú si môžete skicovať, alebo možnosti komentovania dokumentu počas toho, ako sa naň všetci pozerajú. Znamená to, že účastníci môžu kresliť, skicovať a písať svoje nápady na zdieľané plátno.   
  • Relácie diskusie nemôžu fungovať bez dobrého písania poznámok. Dobrý súhrn najdôležitejších nápadov, otázok, ktoré treba vyriešiť, a ďalších krokov, je kľúčový. Správne riešenie na zdieľanie obrazovky ponúka súčasné písanie poznámok ako kľúčovú funkciu, vďaka čomu možno bez problémov zhromaždiť všetko na jednom mieste.  

Schôdza ako skutočné úsilie celého tímu  

  • Zdieľanie obrazovky nemusí pri prezentácii využívať len jedna osoba (ale samozrejme môže). V podniku je všetko založené na tímovej práci. Ak chcete, aby iný účastník schôdze zmenil súbor, pomohol vám s prezentáciou alebo niečo predviedol, môžete dať inej osobe povolenie na kontrolu. Niektoré nástroje na zdieľanie obrazovky navyše umožňujú, aby ovládanie prevzali a svoju obrazovku zdieľali viacerí účastníci. Vďaka tejto možnosti budú všetci v obraze, keďže členovia tímu si môžu navzájom ukázať, o čom hovoria. Ovládanie si môžete kedykoľvek vziať späť.  

Podpora ľudí pracujúcich na diaľku 

  • Keď nemôžete prejsť na druhý koniec kancelárie a pozrieť si kolegov projekt, umožní vám to zdieľanie obrazovky. Nezáleží pritom na tom, či sa s kolegom nachádzate v rovnakej krajine alebo na druhej strane zemegule.  
  • Vzdialené tímy dokážu omnoho lepšie porozumieť svojej práci, efektívnejšie spolupracovať, znížiť zmätok a vylúčiť dohady prakticky pri každom projekte.  
  • Niektoré softvérové nástroje tiež umožňujú účastníkom nahrávať online schôdze, vďaka čomu je zdieľanie obrazovky ešte užitočnejšie. Predstavte si, že schôdza zahŕňa zložité predstavenie procesu alebo použitie nového softvéru. Keď ju nahráte, každý si ju bude môcť neskôr podľa potreby pozrieť. 

Zdieľanie obrazovky je veľmi užitočným a pôsobivým nástrojom, ktorý skutočne dokáže spojiť vzdialené tímy lepšie než kedykoľvek predtým. Našťastie existuje aj bezplatný softvér na konferencie, ktorý ponúka zdieľanie obrazovky ako jednu zo svojich kľúčových funkcií. Vďaka tomu môžete podporiť proces každodennej komunikácie a viesť produktívne, úspešné a efektívne schôdze. 

Začíname so službou Microsoft 365

Ide o známy balík Office obohatený o nástroje, ktoré vám umožnia lepšie spolupracovať, takže urobíte viac – vždy a všade.

Kúpiť
Súvisiaci obsah
Technické informácie pre podniky

Cloudové úložisko alebo servery v lokálnom prostredí: 9 vecí, ktoré treba mať na pamäti

Prečítať si viac
Technické informácie pre podniky

Vyťažte maximum z bezplatných videokonferencií

Prečítať si viac
Technické informácie pre podniky

Bezplatné zdieľanie obrazovky je ľahké, ale robíte ho správne?

Prečítať si viac
Technické informácie pre podniky

Terapia na diaľku ako možnosť pre pacientov v čase núdze

Prečítať si viac

Lokalita Obchodné poznatky a návrhy neposkytuje profesionálne daňové ani finančné poradenstvo. Ak chcete prediskutovať svoju situáciu, mali by ste sa obrátiť na profesionálneho daňového alebo finančného poradcu.