Spravovanie všetkých päť fáz životného cyklu projektu prostredníctvom vizuálnych nástrojov

Ak čítate tento článok, viete, že efektívne riadenie projektov je veľmi dôležité. Dôkladné monitorovanie všetkých ľudí, časových osí a úloh, ktoré sú súčasťou veľkých pracovných projektov, je veľkou výzvou, najmä vtedy, ak k tomu ešte pridáme neznáme okolnosti a nečakané zmeny.  

Z výskumu vyplýva, že iba o niečo viac ako polovica všetkých podnikových projektov sa dokončí načas a neprekročí rozpočet. Okolnosti projektu sa menia z dôvodu tzv. nárastu rozsahu – tendencie požiadaviek meniť sa a rásť počas životného cyklu projektu.  

Jedným spôsobom, ako tomu zabrániť, je dodržiavať päť fáz životného cyklu riadenia projektov: koncepcia, plánovanie, realizácia, kontrola a ukončenie. Tieto v súčasnosti uznávané koncepty boli vyvinuté pred mnohými desaťročiami organizáciou Project Management Institute. Slúžia ako akýsi rámec na pomoc projektovým manažérom pri plánovaní, určovaní priorít a organizovaní.   

V súčasnosti existujú mnohé stratégie riadenia projektov, ktoré počas všetkých piatich fáz vám a vášmu tímu môžu pomôcť vykonať potrebné kroky. Jednoduché vizuálne nástroje na vytváranie diagramov môžu byť pre vás alebo váš tím jednými z najefektívnejších prostriedkov na prehľadné riadenie celého projektu od začiatku do konca.  

Tu je niekoľko návrhov. 

Koncepcia 

Skôr než začnete pracovať na projekte, je potrebné zistiť, či je to dobrý nápad, prečo je projekt dôležitý a či je uskutočniteľný. Táto fáza je veľmi dôležitá. Ak je projekt skvelým nápadom, ale nie je možné ho vykonať so zdrojmi, ktoré máte k dispozícii, nemá zmysel sa doň púšťať (alebo je potrebné ho upraviť). 

Projektový manažér nemôže vytvoriť celý plán sám. Je dôležité zhromažďovať nápady a hneď od začiatku prijímať pripomienky. Pomocou vizuálnych nástrojov môžu byť všetci v obraze.  

Skúste začať so šablónou na diskusiu. K dispozícii je viacero možností, od myšlienkových máp cez diagramy afinity až po klastrovacie grafy. Bez ohľadu na použitý štýl môže diskusia s vizuálnou pomôckou prispieť k hľadaniu nových nápadov tým, že nápady je okamžite možné zachytiť a usporiadať. 

Ďalšou dobrou možnosťou je analýza SWOT. Analýzy SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats – silné stránky, slabé stránky, príležitosti a hrozby) pomáhajú pri rozhodovaní o veľkých nápadoch v podniku a ich plánovaní. Spoločnosť, ktorá vyrába módne doplnky pre smartfóny, môže napríklad zvažovať uvedenie nového radu produktov. Pred začatím plánovania je však potrebné zvážiť náklady a vplyv konkurencie. 

Najdôležitejšou časťou tejto fázy je nájsť zhodu medzi všetkými účastníkmi projektu skôr, ako budete pokračovať. Vďaka jednoduchej vizuálnej dokumentácii môže byť hľadanie zhody oveľa ľahšie. 

Plánovanie 

Ďalším krokom je začať zisťovať, ako presne projekt uskutočniť. Kto je účastníkom? O aké úlohy ide? Ktoré úlohy závisia od iných úloh? Ako dlho bude projekt trvať?  

Skvelým vizuálnym nástrojom na tieto aspekty procesu je Ganttov graf. Ganttove grafy pomáhajú definovať projektové úlohy a kedy sa každá z nich udeje. Je nimi možné znázorniť aj každodenné ciele. So softvérom na vytváranie diagramov je jednoduché pridávať medzníky, vytvárať prepojenia medzi úlohami, používať v grafe rôzne farby a omnoho viac.  

Možno by vám pomohlo vizualizovať životný cyklus projektu ešte prehľadnejším diagramom s časovou osou použitím šablóny s časovou osou alebo šablóny plánu. Takéto rozdelenie rôznych aspektov projektu môže byť veľmi užitočné, najmä ak chcete zdieľať informácie s inými tímami alebo s vedením spoločnosti.  

Nezabudnite klásť sebe a svojmu tímu veľa podrobných otázok týkajúcich sa projektu, aby ste mohli vytvoriť čo najpresnejšiu časovú os bez ohľadu na to, či používate Ganttov graf, šablónu s časovou osou alebo oboje.  

Prostredníctvom online časových osí a Ganttových grafov môže každý člen tímu prispievať k dokumentu v reálnom čase, ako aj mať prehľad o svojich úlohách prostredníctvom prispôsobeného zobrazenia.  

Realizácia 

Úspešná fáza realizácie závisí od úspešnej fázy plánovania. Na to sa v prípade zložitých projektov skvelo hodí vizuálny nástroj, ktorý je vhodný aj na ich plánovanie: vývojový diagram.  

Vývojový diagram krížového procesu napríklad pomáha projektovým manažérom definovať, kto je zodpovedný za dosiahnutie určitých medzníkov, ako aj závislosti úloh. V niektorých projektoch môžu rôzne tímy pracovať na rôznych aspektoch projektu. Tieto typy diagramov dokážu definovať všetko potrebné a ešte oveľa viac.   

Napríklad „dráhy“ definujú osoby zapojené do jednotlivých úloh, zatiaľ čo „polia s fázami“ predstavujú časovú os alebo medzník. 

Po spustení projektu a začatí realizácie je vývojový diagram, ktorý možno zdieľať, užitočný, aby mali všetci účastníci aktuálne informácie. Členovia tímu môžu diagram komentovať a podľa potreby pridávať kontext alebo aktualizácie. Tvary, na ktoré je možné kliknúť, môžete rozbaliť a odhaliť tak ďalšie informácie alebo prepojenia na externé údaje, ako napríklad databázu alebo tabuľkový hárok.  

Kontrola  

V tomto bode sa už na projekte pracuje, ale stále je veľmi dôležité kontrolovať každú úlohu, aby ste sa mali istotu, že nikde nevzniká problém. Jednou z výhod online vizuálnych nástrojov a diagramov prepojených s údajmi je jednoduchosť zdieľania priebehu s inými používateľmi, dokonca aj s tými, ktorí nie sú do projektu priamo zapojení. 

Softvér na vytváranie diagramov často ponúka jednoduché šablóny správ o stave, ktoré pomáhajú projektovým manažérom získavať najdôležitejšie informácie a zdieľať ich s manažérmi, externými klientmi alebo účastníkmi projektu. 

Používanie viacerých dokumentov, ako napríklad analýzy SWOT alebo vývojového diagramu, počas celého procesu môže tiež pomôcť udržať zameranie na priority projektu. Proti nárastu rozsahu môžete bojovať monitorovaním pôvodných cieľov a výstupov projektu. 

Niektorý softvér na vytváranie diagramov je možné použiť aj so softvérom automatizácie, vďaka čomu môžete navrhnúť vlastný pracovný postup projektu a nastaviť automatické spúšťače, ako napríklad oznámenie dokončenia úlohy. 

Ukončenie 

Dokázali ste to! Keď váš tím doručí všetky výstupy, projekt bude hotový. Kľúčovým krokom v tejto fáze projektu je zhodnotiť celý priebeh. Ak ste počas celého procesu používali zrozumiteľné a konkrétne vizuálne nástroje, bude oveľa jednoduchšie pozrieť sa späť a zistiť, čo v procese fungovalo a čo nie. 

Po dokončení projektu naplánujte schôdzu s členmi tímu a účastníkmi projektu. Diskutujte o úspechoch projektu aj jeho problémoch. Môžete dokonca použiť ďalší nástroj na vytváranie diagramov. Vyskúšajte šablónu stretnutia po dokončení projektu, ktorá pomáha zachytiť pripomienky a nápady, ktoré na schôdzi zazneli.  

Všetky dokumenty uchovávajte na centrálnom mieste, aby ich bolo možné využiť ako zdroje pri ďalšom projekte. 

Všetko to starostlivé plánovanie a dokumentácia sa môžu zdať ako zbytočné, ale nie je to pravda. Používanie vizuálnych nástrojov, s ktorými je možné plánovať, komunikovať a kontrolovať, je jedným z najistejších spôsobov, ako v projekte nestratiť smer, neprekročiť rozpočet a doručiť výsledky včas.