Bezproblémové riadenie vzdialených tímov pomocou nástrojov na spoluprácu

Ak predpokladáte, že koncept práce z domu sa v súčasnosti využíva viac než kedykoľvek predtým, máte pravdu. Podľa spoločnosti Bloomberg „v Spojených štátoch ponúka programy práce z domu 60 % spoločností, pričom v roku 1996 to bolo len 20 %“. Tento trend sa prejavuje aj v krajinách ako India, Indonézia a Mexiko. Znamená to, že pravdepodobne už pracujete so vzdialeným tímom alebo už čoskoro zamestnáte svojho prvého zamestnanca pracujúceho na diaľku. Riadenie virtuálneho tímu (a byť súčasťou takéhoto tímu) má svoje špecifiká a vyžaduje si od všetkých zúčastnených veľkú dávku dôvery.

Dôvera je pravdepodobne tou najzložitejšou časťou vedenia virtuálnych tímov, pretože je to niečo, čo musíte „cítiť“. K dispozícii sú však riadiace nástroje a široká škála technológií, ktoré môžu pomôcť rozvíjať vzťahy so spolupracovníkmi a priamymi nadriadenými a v konečnom dôsledku vám tak môžu pomôcť pri rozvíjaní bezproblémových pracovných vzťahov, hlbokej úcty a vzájomnej dôvery. Štyri účinné nástroje na riadenie vzdialených tímov:

• Videohovory: E-mail je výborný nástroj na odosielanie informácií o projektoch, ktoré vaša skupina bude potrebovať neskôr, odosielanie krátkych správ o nadchádzajúcich schôdzach a podobne, ale pri diskusiách, hodnoteniach zamestnancov alebo v situáciách, kedy musíte byť o niečo presvedčivejší, sa nič nevyrovná stretnutiu tvárou v tvár. Práve v takýchto situáciách oceníte videohovory. Videohovory umožňujú ľuďom navzájom sa vidieť a vnímať aj osobnosť či náladu, všimnúť si odtienky hlasu alebo intonáciu. Výmena nápadov, úprimné rozhovory a argumentácia sú týmto spôsobom jednoduchšie.
• Chatovanie/okamžité správy: Ak riadite virtuálne tímy, nedá sa dosiahnuť rovnaká úroveň spontánnosti ako v tradičnej kancelárii. Prostredníctvom chatovacieho klienta však máte aj naďalej k dispozícii rýchle a krátke konverzácie, len sa nedejú v spoločnej kuchynke. Najlepšie na tom je, že ak chcete, aby sa k nápadu vyjadrilo viacero ľudí, väčšina chatovacích klientov takúto možnosť podporuje. Vďaka tomu môžete rýchlo riešiť problémy alebo pracovať na nápadoch.
• Zdieľané pracovné priestory: Či už riadite globálne tímy alebo pracujete len s niekoľkými ľuďmi z vášho mesta, pravdepodobne nastane chvíľa, kedy budete musieť spolupracovať na prezentácii, produkte pre klienta alebo na vlastných, interných dokumentoch či procesoch. Môžete to samozrejme celé vybaviť cez e-mail, ale v takom prípade môžete rýchlo stratiť kontrolu nad rôznymi verziami. Vtedy pomôžu zdieľané pracovné priestory. Ak máte k dispozícii jedno centrálne miesto, kde môžu všetci členovia skupiny v reálnom čase naraz pracovať na rovnakých súboroch a sledovať zmeny vykonané ostatnými, je udržiavanie poriadku vo verziách súborov aj celý proces ich tvorby oveľa jednoduchší.
• Zdieľané virtuálne zoznamy úloh: Keď pracujete s virtuálnymi tímami v rôznych časových pásmach, poskytovanie aktuálnych informácií o zdieľaných projektoch pre všetkých je veľmi náročné. S virtuálnymi zoznamami úloh však môže tím (alebo vybraní členovia) zobrazovať zoznamy všetkých úloh a ich stav, čo zjednodušuje zdieľanie práce a poskytuje každému aktuálne informácie. Niektoré aplikácie s virtuálnymi zoznamami úloh poskytujú aj možnosť pripájať k úlohám súbory, spolupracovať na daných súboroch alebo dokonca zdieľať poznámky a konverzovať o nich bez toho, aby ste museli použiť samostatnú aplikáciu, čo celý proces ešte skráti. Vďaka tomu je spolupráca jednoduchšia, aj keď vaše harmonogramy nie sú rovnaké.

Každý, kto riadi globálne tímy alebo virtuálnych zamestnancov, má priamu skúsenosť s problémami, ktoré musí riadenie na diaľku prekonávať. Obľuba práce na diaľku však neustále narastá, takže investície do technológie na vytvorenie možností spolupráce, rozvoj vzťahov a realizáciu výnimočných projektov majú zmysel. Našťastie už takéto technológie existujú, stačí si len vybrať vhodné riešenie pre vašich zamestnancov a organizáciu.