Bezpečné zdieľanie súborov pre malé firmy

Ako zamestnanec či vlastník malej firmy často musíte zdieľať súbory s kolegami či klientmi. Je však váš súčasný spôsob zdieľania súborov zabezpečený? Máte dôležité záznamy a citlivé údaje chránené a v bezpečí? 

Poďme sa pozrieť na špecifiká zabezpečeného zdieľania súborov.  

Čo je zabezpečené zdieľanie súborov? 

Zdieľanie súborov znamená, že odošlete súbory niekomu inému. Kedysi ste súbory možno zdieľali ako e-mailové prílohy. Príjemca ich potom upravil a odoslal vám ich späť. A tak dookola. 

Alebo ste využívali lokalitu na zdieľanie súborov. Oba tieto spôsoby však skrývajú množstvo bezpečnostných rizík. 

Zabezpečené zdieľanie súborov znamená, že súbory zdieľate tak, aby boli chránené pred online hrozbami a vedeli sa k nim dostať iba ľudia, ktorí majú povolenie od vlastníka. Služby cloudového úložiska ponúkajú zabezpečené zdieľanie súborov a ochranu pomocou týchto funkcií zabezpečenia: 

  • Prístup na základe povolení 
  • Prístup na základe hesla 
  • Šifrovanie súborov 
  • Monitorovanie podozrivého prihlasovania  
  • Kontrola vírusov  
  • Detekcia ransomwaru 
  • Dvojúrovňové overovanie 
  • Prepojenia na zdieľanie s obmedzenou platnosťou 

Tieto funkcie zabezpečenia pomáhajú zaistiť, že k súboru budú mať prístup iba ľudia s povolením. Navyše ich chránia pred hakermi, malvérom a inými online hrozbami. 

Ktoré typy súborov by sa mali zdieľať zabezpečene? 

V ideálnom prípade by zabezpečené mali byť všetky súbory, ktoré vaša firma zdieľa interne alebo s klientmi. Zdieľanie súborov sa osvedčilo pri všetkých typoch firemných súborov vrátane týchto: 

  • Právne informácie 
  • Finančné údaje 
  • Informácie o ľudských zdrojoch či zamestnancoch 
  • Súkromné informácie o pracovníkoch 
  • Tajné projekty 
  • Plány na zlúčenie alebo akvizíciu 

Zabezpečené zdieľanie chráni súbory pred neoprávneným prístupom, nebezpečnými indivíduami, ransomwarom, vírusmi a online hrozbami.  

Spôsoby zabezpečeného zdieľania súborov 

Malé firmy sú obeťami kybernetických útokov až v 58 % prípadov. Poskytovatelia cloudového úložiska si tento problém veľmi dobre uvedomujú. Vedia, že zabezpečenie údajov a súborov nemožno brať na ľahkú váhu. Preto mnohí z nich na ochranu súborov používajú tieto funkcie: 

  • Ochrana heslom. Môžete odosielať prepojenia na súbory chránené heslom. Prístup k súboru tak majú len príjemcovia, ktorí poznajú heslo.  
  • Prepojenia s obmedzenou platnosťou. Prepojenia s obmedzenou platnosťou po istom čase zrušia prístup k súborom. Príjemcovia sa tak k nim dostanú len obmedzený čas. 
  • Rozličné povolenia. Povolenia na prístup k súboru vám umožňujú vybrať, kto si môže súbory zobrazovať, komentovať ich, upravovať alebo ďalej zdieľať. Prístup môžete napríklad umožniť iba jednej osobe, skupine, všetkým zamestnancom spoločnosti alebo každému.   
  • História verzií. Môže sa stať, že niekto vo vašom zdieľanom súbore vykoná nežiaduce zmeny. Vďaka histórii verzií môžete obnoviť jeho predošlý koncept. 
  • Kôš. Môže sa stať, že nechtiac odstránite súbor. V takom prípade máte možnosť obnovenia súborov z koša
  • Ochrana pred hromadným odstránením súborov. Môže sa stať, že nechtiac odstránite veľké množstvo súborov. V takom prípade vám poskytovateľ cloudového úložiska pošle upozornenie. V rámci neho tiež nájdete kroky na obnovenie daných súborov. 
  • Monitorovanie aktivity. Poskytovatelia dávajú pozor na podozrivé pokusy o prihlásenie a blokujú ich. Automatizovaný dohľad zabraňuje neoprávnenému prístupu do vášho konta. 
  • Šifrovanie. V cloudovom úložisku vaše súbory pred neustále striehnucimi hakermi vždy chráni nejaký typ šifrovacieho kódu. 
  • Kontrola vírusov. V súboroch sa počas sťahovania kontrolujú známe vírusy. 
  • Fyzická ochrana. Údajové centrá, v ktorých je uložený váš obsah, strážia zamestnanci bezpečnostných firiem a pohybové senzory. Tieto miesta sú tiež monitorované videokamerami a využívajú hlásenia rozposielané v prípade detekcie narušenia. 
  • Ochrana siete. Siete v rámci údajových centier aj mimo nich sú chránené bránou firewall. Tá obmedzuje prenosy z neautorizovaných umiestnení. 
  • Monitorovanie systému. Softvérové tímy monitorujú problémy so zabezpečením, a keď sa nejaké vyskytnú, odstránia ich. 
  • Trezory. Pred prístupom do týchto zabezpečených priečinkov musíte overiť svoju identitu. Chránia súbory pre prípad, že by sa niekto dostal do vášho zariadenia alebo konta. 

Ako ďalej chrániť súbory v cloudovom úložisku? 

Cloudové úložisko je bezpečné. Aj napriek tomu môžete podniknúť ďalšie kroky na ochranu svojich súborov v ňom aj vo svojich zariadeniach. Napríklad tieto:  

Vytvorte si silné heslo 

Silné heslo je účinnou prvou obrannou líniou. Môže zabrániť, aby sa k vašim súborom dostali neoprávnené osoby. Heslo by: 

  • malo mať aspoň osem znakov, 
  • nemalo obsahovať celé slová, 
  • nemalo zahŕňať mená používateľov alebo reálne mená, 
  • sa malo líšiť od vašich ostatných hesiel, 
  • malo obsahovať malé aj veľké písmená.  

Používajte dvojúrovňové overovanie

Dvojúrovňové overovanie chráni vaše konto pred hakermi. Je súčasťou pokročilého prihlasovacieho procesu. Poskytovateľ cloudového úložiska vám do telefónu, e-mailu alebo aplikácie odošle kód. K svojim súborom sa dostanete až po jeho zadaní.  

Zapnite si v mobilných zariadeniach šifrovanie súborov

Váš poskytovateľ môže šifrovať súbory, ktoré máte v mobilnej aplikácii pre iOS alebo Android. Toto šifrovanie bude chrániť vaše údaje, ak váš telefón použije niekto iný. Vďaka nemu budete môcť zostať pokojní, aj keď vám telefón náhodou napadnú či ukradnú. Ak máte v telefóne uložené súbory, tento krok určite nevynechajte. 

Spolupráca na zdieľaných súboroch 

Spoluprácou trávime v práci väčšinu času. Práve preto služby cloudového úložiska ponúkajú funkcie, ktoré tímom pomáhajú spolupracovať na súboroch. Všetky zmeny súborov či komentáre v nich sa synchronizujú v reálnom čase, takže členovia tímu vždy pracujú na aktuálnom dokumente.  

Príjemcovia zdieľaných súborov majú niekoľko možností, čo s nimi robiť. Napríklad tieto: 

  • Zobrazenie. Každá osoba, s ktorou súbor zdieľate, si ho môže zobraziť. Nepotrebuje sa na to prihlásiť do platformy cloudového úložiska.  
  • Stiahnutie. Ľudia, s ktorými ste súbor zdieľali, si ho môžu stiahnuť. Ak chcete zvýšiť zabezpečenie, môžete sťahovanie zablokovať.  
  • Úpravy. Ak má príjemca všetky povolenia na úpravu, môže váš dokument upraviť. Pred zdieľaním vám odporúčame zapnúť sledovanie zmien, aby ste ich mohli neskôr schváliť alebo odmietnuť.  
  • Komentovanie. Používatelia, ktorí majú prístup k súboru, doň môžu pridávať komentáre a odpovedať na ne.  
  • Spolupráca. Vďaka spolupráci v reálnom čase môže váš súbor naraz upravovať viacero ľudí. Všetky zmeny súborov sa synchronizujú v reálnom čase a automaticky sa aktualizujú u všetkých používateľov. 
  • Zdieľanie. Ľudia s povoleniami na úpravy môžu váš súbor zdieľať. Vaše prepojenie však môžu ďalej posunúť aj tie osoby, ktoré tieto povolenia nemajú. V niektorých službách môžete používateľom zdieľanie zakázať. 

Výber riešenia na zabezpečené zdieľanie súborov 

Trh ponúka veľa možností zdieľania súborov. Keď ich budete posudzovať, vezmite do úvahy tieto kľúčové kritériá:  

  • Možnosti zabezpečenia. Vyberte si riešenie so spoľahlivými možnosťami zabezpečenia. Nevyhnutnosťou sú prepojenia chránené heslom a povolenia. Prepojenia s obmedzenou platnosťou sú tiež užitočné, ak súbory zdieľate s partnermi mimo firmy.  
  • Šifrovanie. Vaše súbory musia byť v bezpečí, keď ich zdieľate a aj keď sú v úložisku. Vyberte si poskytovateľa, ktorý používa šifrovanie.  
  • Jednoduché používanie. Vaše riešenie úložiska sa musí dať ľahko používať. Malo by vám umožňovať rýchle zdieľanie a prijímanie súborov, ako aj spoluprácu na nich s členmi tímu. Navyše by ste tiež bez problémov mali vedieť zmeniť úroveň povolení. 

Zabezpečené zdieľanie súborov pre váš tím 

Zdieľanie súborov urýchľuje projekty. No bez dodatočných opatrení môžu byť vaše údaje vystavené riziku. Zabezpečené zdieľanie súborov teda nielenže vášmu tímu pomáha pracovať efektívnejšie, ale aj drží vaše súbory v bezpečí.  

Začíname so službou Microsoft 365

Ide o známy balík Office obohatený o nástroje, ktoré vám umožnia lepšie spolupracovať, takže urobíte viac – vždy a všade.

Kúpiť

Lokalita Obchodné poznatky a návrhy neposkytuje profesionálne daňové ani finančné poradenstvo. Ak chcete prediskutovať svoju situáciu, mali by ste sa obrátiť na profesionálneho daňového alebo finančného poradcu.