Zjednodušte si pracovný deň skupinovými videohovormi

Či už ste v tíme dvaja, alebo vás je dvadsať, pracujete všetci na rovnakom poschodí, v susedných budovách, na opačných koncoch mesta alebo každý z iného kúta zemegule, udržať si prehľad o jednotlivých častiach projektu môže byť náročné. Iste, vďaka e-mailom, okamžitým správam a množstvu softvéru na spoluprácu sa nám na diaľku spolupracuje ľahšie než kedysi. No aj napriek tomu sa práve pre to, ako komunikujeme, môžu časom objaviť problémy s produktivitou. 

Jedným z dôvodov je, že e-mail používame v podstate na všetko. Ak všetci členovia tímu začnú písať svoj názor alebo klásť otázky, vlákno sa môže veľmi rýchlo stať takým dlhým a neprehľadným, že pôvodná správa sa v ňom úplne stratí. A to môže spôsobiť značný chaos. 

K tomuto problému sa pridáva ešte aj skutočnosť, že väčšina komunikácie je neverbálna. (V jednej štúdii vedci zistili, že 55 percent komunikácie tvorí reč tela, 38 percent tón hlasu a len 7 percent vyslovené slová.) Ak teda ľudí pri rozprávaní nevidíte, prichádzate o značnú časť výpovede. Práve preto môžu videokonferencie z hľadiska jasnej komunikácie zohrávať takú dôležitú rolu.  

Ak sa vám to nezdá také jednoznačné, pozrite sa napríklad na toto: v rámci jednej nedávnej štúdie malo až 90 percent respondentov pocit, že im video pomohlo komunikovať jasne a zrozumiteľne, a až 94 percent bolo presvedčených, že videokonferencie zlepšili produktivitu. A to je len špička ľadovca.  

Ak vám to všetko pripadá skvelé, no veľmi neviete, kedy, ako alebo prečo využívať skupinové videohovory, čítajte ďalej. Máte na dosah možnosť pracovať plynulejšie a produktívnejšie.  

Pozrime sa na päť najzásadnejších výhod videokonferencií. 

Pomáhajú predchádzať nedorozumeniam 

Mnoho moderných spôsobov komunikácie, ako textové správy, online chaty či komentáre v dokumentoch a aplikáciách, bolo navrhnutých na pohotovú výmenu informácií, nie na komplexné konverzovanie. A práve preto mnoho ľudí komunikuje stručne a k veci. 

Čitateľov to však, nanešťastie, môže zviesť k tomu, že takejto správe prisúdia istý tón. A podľa toho, akú majú práve náladu alebo ako sa im počas dňa darilo, následkom tohto tónu sa môžu cítiť dotknutí alebo urazení. Alebo, naopak, s ním budú spokojní. Všetko závisí od toho, cez akú optiku sa na správu jej príjemca pozrie.  

Vy však máte možnosť pomôcť tímom komunikovať jasne pomocou verbálnych aj neverbálnych prostriedkov a zaistiť tak, že ich členovia sa budú sústrediť jeden na druhého. (Je totiž pravdepodobnejšie, že v prostredí, kde každý každého vidí, budú dávať všetci pozor.) Navyše, vďaka zdieľaniu obrazovky účastníci hovoru uvidia dokumenty a kresby, čo spoluprácu ešte viac uľahčí.  

Výhodou je tiež, že vďaka videokonferenciám sa do diskusie môžu zapojiť aj zaneprázdnení členovia tímu alebo ľudia pracujúci na diaľku – či už sú v kancelárii, doma, v kaviarni, alebo hoci aj na letisku.   

Znižujú objem e-mailov 

Podľa časopisu Harvard Business Review (HBR) e-maily zaberú priemernému pracujúcemu človeku približne 28 percent dňa. A keď pracujete na projekte, také niečo vám môže narušiť pracovné tempo a znížiť produktivitu. HBR konkrétne uvádza, že „podľa niektorých výskumov trvá až 23 minút a 15 sekúnd, kým sa človek po prerušení, napríklad prestávke na skontrolovanie e-mailov, dokáže naplno vrátiť k práci“. 

Jedným zo spôsobov, ako zredukovať množstvo správ v doručenej pošte tímu, je prebrať veci počas skupinového videohovoru, nie v rámci dlhého e-mailového vlákna. Využívaním denných alebo týždenných videohovorov sa môžete navzájom informovať o projektoch a harmonogramoch, diskutovať o nápadoch, zdieľať svoje obrazovky či spolupracovať na výslednom produkte alebo službe a zároveň zabezpečiť, že všetci tomu venujú primeranú pozornosť a sú na rovnakej vlne. Môžete ich mať naplánované vopred, aby s nimi členovia tímu počítali, no v prípade potreby si môžete zavolať aj spontánne.  

Nahrádzajú osobné stretnutia  

Jedným z dôvodov, prečo sú videokonferencie nesmierne užitočné pri poskytovaní konštruktívnych pripomienok, hodnotení zamestnancov, zadávaní pokynov a predstavovaní očakávaní, je, že písanému slovu ľudia často podvedome pripisujú tón.  

Pri osobnom rozhovore sa so svojím komunikačným partnerom navzájom vidíte a počujete, vďaka čomu môžete jasne sprostredkúvať a prijímať informácie. Bez toho, aby ste si domýšľali nejaký tón. Navyše, podľa správy denníka Washington Post „výskum dokazuje, že požiadavky vyslovené tvárou v tvár sú 34-krát účinnejšie ako tie, ktoré odošleme e-mailom,“ čo znamená, že videohovor vám pravdepodobnejšie prinesie pozitívny výsledok. 

Zjednodušujú schôdzky s klientmi  

Skupinové videohovory nepomáhajú iba vášmu internému tímu spolupracovať lepšie, no môžu byť užitočné aj pri rozvoji firmy. Až 94 percent účastníkov istého prieskumu, ktorí počas schôdzok využívajú video, uviedlo, že to pomohlo ich spoločnosti rásť.  

Vďaka tomu, že všetkých vidno a počuť, môžete komunikovať jasnejšie, no a vďaka funkciám zdieľania obrazovky sa tiež deliť o relevantné informácie. Videokonferencie okrem toho pomáhajú búrať mosty medzi rôznymi kultúrami, motivujú k zapojeniu do diskusie a umožňujú budovať vzťahy. Keď vezmeme do úvahy, že v rámci videohovorov môžete pripojiť viac partnerov a minimalizovať tak nutnosť cestovania, nikoho neprekvapí, že im respondenti pripísali taký prínos pre firmu.  

Uľahčujú robenie záznamov 

Aj keby ste si počas schôdze všetko dopodrobna zapísali, môžu vám napadnúť nejaké otázky. Potrebné odpovede však získate jedine tak, že sa budete pýtať ostatných, či si na tú-ktorú vec nespomínajú. Nezodpovedané otázky znamenajú ďalšie e-mailové vlákno a ďalšie potenciálne nedorozumenia. Vďaka videokonferenčnému riešeniu, ktoré vám umožňuje nahrávať a prepisovať priebeh schôdzí, rýchlo nájdete potrebné odpovede a nemusíte informácie loviť v pamäti. No a ak sa niektorý člen tímu alebo partner na hovore nemohol zúčastniť, vďaka nahrávke si o všetkom rýchlo spraví prehľad. 

Videokonferencie vám nielenže pomáhajú komunikovať jasnejšie, zapojiť do diskusie viac partnerov bez zbytočného (a nákladného) cestovania a viesť lepšie záznamy, ale môžu tiež zlepšiť vašu produktivitu. A v závislosti od toho, aké technológie už máte, nemusia si ani vyžadovať veľkú investíciu. Inými slovami, sú skvelou voľbou pre váš tím, vašu spoločnosť aj váš celkový zisk. 

Začíname so službou Microsoft 365

Ide o známy balík Office obohatený o nástroje, ktoré vám umožnia lepšie spolupracovať, takže urobíte viac – vždy a všade.

Kúpiť
Súvisiaci obsah
Technické informácie pre podniky

Cloudové úložisko alebo servery v lokálnom prostredí: 9 vecí, ktoré treba mať na pamäti

Prečítať si viac
Technické informácie pre podniky

Vyťažte maximum z bezplatných videokonferencií

Prečítať si viac
Technické informácie pre podniky

Bezplatné zdieľanie obrazovky je ľahké, ale robíte ho správne?

Prečítať si viac
Technické informácie pre podniky

Terapia na diaľku ako možnosť pre pacientov v čase núdze

Prečítať si viac

Lokalita Obchodné poznatky a návrhy neposkytuje profesionálne daňové ani finančné poradenstvo. Ak chcete prediskutovať svoju situáciu, mali by ste sa obrátiť na profesionálneho daňového alebo finančného poradcu.