Sprievodca plánovaním úspešného projektu pre projektových manažérov

Práca projektového manažéra je ako práca žongléra, ktorý vo vzduchu točí viacero tanierov naraz. Nie je to jednoduché. Neustále sa objavujú požiadavky týkajúce sa vášho času, udržania ľudí na správnej ceste, tlaku vykonať určitý objem práce v čase, ktorý sa často zdá byť neuveriteľne krátky, a mnohé iné záležitostí.

Ide však aj o nevyhnutnú úlohu, ktorá môže byť výraznou hodnotou pre vašu spoločnosť. Podľa štúdie spoločnosti PricewaterhouseCoopers v skutočnosti až 60 percent zlyhaní projektov súvisí s internými záležitosťami, akými sú nedostatočné zdroje alebo nedodržanie termínov, čiže situáciami, ktorým sa možno s pomocou projektového manažéra vyhnúť.

Okrem toho ide o rastúce odvetvie, keďže stále viac spoločností si uvedomuje dôležitosť spoľahlivého riadenia projektov. Samostatná štúdia Inštitútu riadenia projektov (Project Management Institute) odhaduje, že vo svete bude medzi rokmi 2010 – 2020 vytvorených približne 16 miliónov nových pracovných pozícií projektových manažérov, na základe čoho toto odvetvie narastie o 5,36 bilióna eur. Toto všetko znamená, že riadenie projektov je bez ohľadu na zamestnávateľa veľká zodpovednosť. Či už ste oficiálnym projektovým manažérom alebo len vedúcim projektu, nasledujúcich sedem tipov by vám malo pomôcť nadobudnúť istotu a nastaviť projekt tak, aby bol úspešný.

Tip 1: Stanovenie jasných cieľov projektu

Pozrite sa na veci z perspektívy a určte, čo chcete projektom dosiahnuť. Ak je v projekte zaangažovaný klient alebo externý účastník projektu, tieto externé zdroje jednoznačne pomôžu stanoviť ciele. Hlavné ciele, ktorých zahrnutie by ste mali zvážiť:

• zabránenie rozšíreniu projektu, čiže zabránenie tomu, aby projekt rástol,
• dodržanie stanoveného rozpočtu,
• dokončenie všetkých aspektov projektu,
• vykonávanie kvalitnej práce,
• dokončenie práce včas,
• zaistenie správnych zdrojov v predstihu.

Tip 2: Nastavenie očakávaní vopred

Na zaručenie úspechu projektu by mali všetci rozumieť tomu, čo sa požaduje. Ako vedúci projektu jasne zdieľajte svoje očakávania a požiadajte ostatných, aby komunikovali tie svoje. Ide o dôležitý krok pri nastavovaní projektu. Tieto očakávania by mali zahŕňať špecifické spôsoby, ktorými váš tím môže stanovené ciele dosiahnuť. Okrem toho môžete chcieť zahrnúť nasledovné:

• zoznam výstupov a termínov,
• popis rozsahu,
• definovanie rolí a zodpovedností,
• najčastejšie otázky a odpovede,
• komunikačný plán vrátane informácie, ako často plánujete komunikovať s účastníkmi projektu/klientmi.

Tip 3: Prehľad potenciálnych rizík a ich riešení v prípade vzniku

Povedzme si to otvorene, hoci naplánujete všetko do posledného detailu, vždy môže dôjsť k niečomu neočakávanému. Čo má teda urobiť dobrý projektový manažér? Samozrejme si treba urobiť plán pre neočakávané situácie. Nemožno predpokladať, ktoré riziko vášho projektu môže nastať – od zlého počasia cez politické nepokoje až po technologické zlyhania – no vždy je možné znížiť potenciálne dopady hrozieb prostredníctvom plánu riadenia rizík.

Tip 4: Minimalizovanie počtu schôdzí

Štúdia od Verizon Conferencing zistila, že len 22 percent schôdzí sa považuje za značne produktívne a 44 percent za veľmi produktívne. 34 percent schôdzí sa teda považuje za iba trocha produktívne alebo úplne neproduktívne. Schôdze sú očividne významnou súčasťou plánovanie projektov, no naozaj zvážte, či je schôdza najvhodnejším využitím vášho času alebo či môžete požadované výsledky dosiahnuť aj e-mailom alebo iným spôsobom komunikácie, napríklad softvérom na plánovanie projektov, ktorý umožňuje zdieľanie súborov, priraďovanie úloh a vymieňanie si nápadov bez potreby stretnutia. Čím viac času strávite na schôdzach, tým menej ho strávite skutočnou prácou. Zvážte to pred odoslaním ďalšieho pozvania na schôdzu.

Tip 5: Naplánovanie skvelej úvodnej schôdze

Keď už hovoríme o schôdzach, tá úvodná nastaví tón celého projektu. Keď ju plánujete, uistite sa, že dodržíte nasledovné štandardy:

• Pozvite tých správnych ľudí a zaistite, že sa schôdze budú môcť zúčastniť kľúčoví ľudia.
• Vytvorte podrobnú agendu uvádzajúcu, čo schôdza pokrýva. Toto každému pomôže sústrediť sa na danú úlohu a porozumieť cieľu schôdze.
• Stanovte, či môže ísť o online schôdzu alebo je potrebné osobné stretnutie. Toto sa líši v závislosti od veľkosti projektu, toho, či pracujete s novým klientom, aký máte na projekt rozpočet atď. Nezabúdajte, že osobné schôdze sa zvyčajne komplikovanejšie plánujú a sú aj nákladnejšie. Najmä, ak je na ne potrebné cestovať.
• Preplánujte schôdzu, ak sa jej nemôžu zúčastniť kľúčoví ľudia. Bez nich to nemá význam. Často je potrebné realizovať ďalšiu schôdzu, a poskytnúť tak ľuďom aktuálne informácie alebo získať ich podnety.
• Pred vytvorením agendy sa uistite, že viete, aký je účel schôdze a s akými informáciami by ľudia mali zo schôdze odchádzať.

Tip 6: Získavanie zostáv v priebehu projektu

Jediný spôsob, ako zistiť, či je projekt na správnej ceste, je pravidelne získavať zostavy. Toto možno často dosiahnuť prostredníctvom softvéru na riadenie projektov. Zostavy pomáhajú merať efektívnosť pridelenie zdrojov a zaistiť, že ste na správnej ceste k dosiahnutiu rozpočtových cieľov a termínov.

Tip 7: Získanie vhodných nástrojov

Hoci je na trhu mnoho nástrojov na riadenie projektov, nie sú si všetky rovnocenné. Rozhodnite sa, čo potrebujete a porovnajte produkty, o ktoré máte záujem. Nakoniec sa uistite, že si vyberiete nástroj umožňujúci nasledovné:

• organizovať a prepájať úlohy s cieľom vytvárať časové osy a plány,
• zdieľať prehľady pomáhajúce lepšie vyjadrovať progres,
• rýchlo porozumieť tomu, ako používať dané rozhranie,
• prispôsobiť plán, aby vyhovoval potrebám tímu.

Napriek tomu, že je náročné byť skvelým projektovým manažérom, je to možné. Jednoducho potrebujete mať zručnosti, know-how a vhodné nástroje, aby ste mohli vykonať svoju prácu a dosiahnuť správne výsledky.

<!–

Related Content

Please check out the webinar: Top 3 Success Strategies for the PMO

–>