6 spôsobov, ako zefektívniť virtuálne schôdze

Kedy ste boli naposledy na osobnom stretnutí? Priznajme si to, dnešné obchodné stretnutia sa stávajú čoraz viac elektronickými. Aj keď schôdze online alebo virtuálne stretnutia môžu byť pohodlné, avšak poskytujú oveľa viac príležitostí na to, aby účastníci prestali byť na schôdzi zainteresovaní a nedávali pozor. Keď účastníci prestanú dávať pozor, schôdze prestanú byť efektívne a trvajú dlhšie z dôvodu potreby opakovať čo bolo povedané.

Ak chcete zefektívniť schôdze a zabezpečiť dodržiavanie časového harmonogramu, zvážte nasledujúcich 6 tipov a zmeňte váš zaužívaný spôsob práce.

1. Program – bez ohľadu na to, či sú účastníci schôdze v rovnakej budove alebo sa nachádzajú na druhej strane planéty, je dôležité, aby všetci vedeli, o čom je reč. Aj keď v súčasnosti nie je prax prípravy formálnych programov v móde, obnovte ju. Témy schôdze pridajte do kalendára alebo 24-48 hodín pred konaním schôdze odošlite e-mail obsahujúci dané témy. Všetkým zúčastneným stranám tak umožníte pripraviť sa na ciele schôdze. A samozrejme, ak ste recipientom programu schôdze, prečítajte si ho. Aj keď poznáte projekt alebo témy diskusie, možno sa dozviete dôležitú informáciu o pohľadoch alebo obavách spojených s danou témou, a vždy je lepšie byť pripravený.

2. Detailná príprava – či už vaša schôdza má stanovený program alebo nie, uistite sa, že dobre poznáte svoje ciele. Pred schôdzou si pripravte všetky potrebné poznámky alebo doplňujúce informácie, ako aj otázky. Prípravou zoznamu alebo aspoň odrážok sa zbavíte tlaku z vymýšľania otázok priamo na mieste, čo vám umožní lepšie sa zapojiť do diskusie. Ak máte otázku ohľadne programu, neváhajte si ju zapísať, alebo si dopredu pripravte dokument s poznámkami obsahujúcimi pôvodné ciele alebo nápadmi uvedenými na vrchu dokumentu. Bez ohľadu na to, aký štýl prípravy zvolíte, nasledovný postup zabezpečí, že v deň schôdze si budete môcť pripomenúť, čím chcete k schôdzi prispieť.

3. Riešenie problémov s technikou – či sa pripravujete na prvú schôdzu online alebo milióntu, presvedčite sa, či viete zaobchádzať s potrebnou technikou. Skontrolujte, či viete, ako sa prihlasuje, a či fungujú reproduktory. Ak na prihlásenie sa na schôdzu alebo na prístup k e-mailu či poznámkam potrebujete internet, skontrolujte Wi-Fi pripojenie. Často je nepríjemné, ak krátko po plánovanom začiatku niekto ešte nie je prihlásený a potrebuje viac času. Nebuďte tým človekom. Choďte do miestnosti, z ktorej sa budete prihlasovať na schôdzu, včas a prihláste sa. Aj keď si potom stlmíte telefón a budete čakať, kým sa ostatní pripoja, aspoň sa už nebudete musieť zaoberať včasným príchodom, ale môžete sa zamerať na obsah vášho príspevku.

4. Zdieľať znamená mať záujem – ak informácie chcete podoprieť obrázkami alebo štatistikami, prípadne ak chcete odkazovať na externé dokumenty, uistite sa, že všetci vás budú môcť sledovať. Nastavte zdieľanie obrazovky, aby ste nestratili pozornosť publika a zabezpečili, že všetci sú schopní rozumieť tomu, čo hovoríte. Týmto krokom môžete predísť vetám, ako napríklad „Moment, kde presne sme?“ alebo „Počkajte, ešte nie som na tej strane“. Zdieľanie obrazovky odstraňuje zmätok a potrebu technických prestávok. Nezabudnite, že ak zdieľate obrazovku, skontrolujte, či ste vypli e-mailové alebo telefónne programy či programy na odosielanie okamžitých správ, ako aj oznámenia, aby ste sa vyhli nepríjemným prerušeniam.

5. Priamosť – jedným z problémov schôdzí online je vedieť, kto ďalší má hovoriť alebo kto by sa mal vyjadriť mimo poradia. Na základe účastníkov schôdze a ich osobností môžu virtuálne schôdze vyzerať tak, že všetci hovoria naraz alebo po každom rečníkovi bude nasledovať dlhé ticho. Ak chcete zabrániť nezrozumiteľným prejavom alebo hluchým miestam, adresujte otázky ostatným účastníkom priamo. Ak určití ľudia navzájom spolupracujú alebo závisia od iných krokov v procese, aby sa mohli posunúť vpred, nebojte sa pýtať sa ich priamo, či nechcú na niečo zareagovať alebo sa niečo opýtať. Vďaka priamosti zabezpečíte, že čas počas schôdze sa strávi efektívne a každý sa bude môcť vyjadriť.

6. Čaro osobnosti – schôdze online, prostredníctvom telefónu alebo vo virtuálnom priestore môžu byť únavné. Naviac nemôžete čítať neverbálnu komunikáciu ostatných účastníkov a zistiť tak, ako ľudia reagujú, alebo či dávajú pozor. Ak chcete zabrániť strate pozornosti, spoľahnite sa na čaro vašej osobnosti. Správajte sa tak, akoby sa schôdza konala naživo, prípadne buďte ešte príjemnejší. Nadšenie pre vec zaujme vaše publikum, ktoré bude následne venovať témam viac pozornosti. Ich záujem podporíte ešte aj tým, že budete klásť priame otázky osobám a požiadate ich, aby sa k danej téme vyjadrovali. Ak budú všetci dávať pozor, bodmi programu prejdete rýchlo a vykonáte viac práce za kratší čas.

Bez ohľadu na formát schôdze nie je nutné trpieť negatívami virtuálneho prostredia. Pripravenosťou a zapájaním kolegov budú schôdze jasné a užitočné z hľadiska plnenia cieľov.

Je generácie ovládanie vašej organizácie? Otestujte.

Informácie o autorovi

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Začíname so službou Microsoft 365

Ide o známy balík Office obohatený o nástroje, ktoré vám umožnia lepšie spolupracovať, takže urobíte viac – vždy a všade.

Kúpiť
Súvisiaci obsah
Business Tips

5 spôsobov, vďaka ktorým budete pracovať doma s pocitom, akoby ste kanceláriu ani neopustili

Ďalšie informácie
Business Tips

Ako pracovať z domu a vyzerať pritom dobre

Ďalšie informácie
Business Tips

5 tipov riaditeľa IT o mobilnej produktivite, tímoch spolupracujúcich na diaľku a zabezpečení

Ďalšie informácie

Lokalita Growth Center neposkytuje profesionálne daňové ani finančné poradenstvo. Ak chcete prediskutovať svoju situáciu, mali by ste sa obrátiť na profesionálneho daňového alebo finančného poradcu.