Archivácia e-mailov – 5 dôvodov, prečo je to najlepšia z funkcií e-mailu, ktorú nikdy nepoužívate

Či už pracujete v podnikovej oblasti alebo nie, pravdepodobne odosielate a prijímate viacero e-mailov každý deň. Je to rýchly a pohodlný spôsob komunikácie s partnermi, kolegami, klientom, priateľmi a rodinou. Samozrejme, e-mail je veľmi obľúbený komunikačný nástroj pre spoločnosti – z časti preto, že má schopnosť dokumentovať konverzácie a môže slúžiť ako priestor na uloženie informácií, v ktorom sa dá vyhľadávať.

Štúdie naozaj naznačujú, že tri štvrtiny duševného vlastníctva organizácie je súčasťou e-mailov a systémov výmeny správ. To znamená, že je potrebné tieto údaje zabezpečiť, nielen ich odoslať do koša. Ale udržiavať také veľké množstvo informácií môže viesť k preťaženiu serverov ukladacieho priestoru vašej spoločnosti.

Čo je teda to najlepšie riešenie?

Archivácia e-mailov nie je žiadna novinka. Tento nástroj je tu už zopár rokov, tak prečo ho nepoužíva viac podnikov? Tu je päť výhod spojených s používaním archivácie e-mailov:

  • Ukladací priestor. Pri ukladaní e-mailových údajov na živých serveroch sa môže výrazne zmenšiť výkon postupným zapĺňaním servera. Ďalšou možnosťou je úplné odstránenie e-mailov, čo nie rozumná možnosť, pretože dôležité údaje môžete natrvalo stratiť, alebo ich môžete uložiť niekde inde. Archivácia e-mailov sleduje túto druhú možnosť a údaje presúva na zabezpečený server mimo pracoviska alebo do cloudového prostredia. Niektoré z riešení používajú rozšírenú kompresiu alebo odstránenie duplicít na zníženie požadovaného miesta pre archív na disku, niekedy aj o 50 % a viac.
  • Obnovenie. V závislosti od toho, aké riešenia zálohovania používate, môže archivácia e-mailov zrýchliť proces vždy, keď je potrebné vaše údaje sa obnoviť. Je to preto, že archivované údaje zaberajú menej miesta. Okrem toho obnovenie nearchivovaných e-mailov bude rýchlejšie a jednoduchšie, pretože zaťaženie poštového servera je znížené.
  • Zabezpečenie. Skutočnosť, že vaše staré e-maily nie sú „v dohľade“ a sú uložené niekde inde, ešte neznamená, že nie sú chránené rovnako, ako e-maily v živom prostredí vašej doručenej pošty. Ak máte správne riešenie e-mailovej archivácie, údaje sa zachovajú bez zmien a sú chránené neustálym zálohovaním údajov a špičkovými funkciami zotavenia po havárii. Ak chcete najlepšie služby, vyhľadajte poskytovateľa, ktorý zabezpečuje spoľahlivosť, dostupnosť a výkon so zárukou 99,9 % doby prevádzky, s finančným krytím zmluvy o úrovni služieb.
  • Produktivita. Keď sú vaše živé servery zahltené tonami e-mailových údajov, vyhľadanie konkrétneho e-mailu alebo na konkrétneho predmetu môže byť vyčerpávajúce a zdĺhavé. Okrem toho odstránenie kvót pre poštovú schránku a nastavenie automatickej archivácie e-mailov umožnilo, aby zamestnanci už nestrácali vzácny čas odstraňovaním e-mailov alebo ich premiestňovaním do súborov PST, ako kedysi. Nakoniec, ak dáte svojim zamestnancom možnosť jednoduchého prístupu k archivovaným a zálohovaným e-mailovým údajom, poskytnete im rozšírené možnosti, čo znamená, že sa nebudú musieť obracať na IT oddelenie, aby to urobilo za nich.
  • Dodržiavanie súladu. Väčšina odvetví vyžaduje od organizácií uchovávať obchodné záznamy – a keďže v e-mailoch sa často nachádzajú takéto záznamy, ich odstránenie neprichádza do úvahy. Niektoré odvetvia, ako sú zdravotné, finančné, farmaceutické služby a energetika, majú ešte prísnejšie nariadenia, aké obchodné záznamy sa musia uchovávať.

Keď uvažujete o riešení na archiváciu e-mailov, nezabudnite vykonať prieskum medzi poskytovateľmi a vybrať toho, ktorý vám poskytne používateľsky príjemné riešenie, vďaka ktorému budete mať vo svojich rukách kontrolu, a ktoré si udržiava vysokú úroveň zabezpečenia a spoľahlivosti.

Informácie o autorovi

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Začíname so službou Microsoft 365

Ide o známy balík Office obohatený o nástroje, ktoré vám umožnia lepšie spolupracovať, takže urobíte viac – vždy a všade.

Kúpiť
Súvisiaci obsah
Business Tech

Čo sa môžu zamestnanci naučiť od vášho IT tímu na zlepšenie online schôdzí

Ďalšie informácie

Lokalita Growth Center neposkytuje profesionálne daňové ani finančné poradenstvo. Ak chcete prediskutovať svoju situáciu, mali by ste sa obrátiť na profesionálneho daňového alebo finančného poradcu.