Šetrite čas a peniaze – používajte lepší komunikačný softvér

Bez ohľadu na to, či ste vlastníkom alebo zamestnancom medzinárodnej korporácie, alebo ste súčasťou malého podniku s klientmi v celom okrese alebo celoštátnym či dokonca nadnárodným pôsobením, existuje silný predpoklad, že pracovné cesty sú reálnou súčasťou vášho života. Osobné stretnutia nielenže pomáhajú zlepšiť podnikovú komunikáciu, veď napokon z e-mailovej alebo okamžitej správy len ťažko posúdite charakter prejavu, ale zároveň vám umožňujú vidieť a počuť svojich klientov, vďaka čomu im môžete lepšie porozumieť.

Nanešťastie, pracovná cesta môže byť nákladná nielen finančne, ale aj so zreteľom na produktivitu – a keď sú lety zrušené, presmerované alebo majú meškanie, tieto náklady môžu byť ešte vyššie. Pracovná cesta vplýva nielen na vašu spoločnosť, ale aj na vašich zamestnancov, pretože spôsobuje chronické pásmové choroby a prináša so sebou nezdravé úrovne radiácie, čím oslabuje ich imunitný systém a ničí ich osobný život – to všetko len preto, lebo sa vy alebo váš tím musíte stretnúť s klientom.

Samozrejme, niektoré osobne stretnutia sú dôležité, avšak keď takéto stretnutia nie sú nevyhnutné, máte k dispozícii komunikačné riešenia, pomocou ktorých vidíte a počujete svojich klientov dokonca aj vtedy, keď sú od vás tisíce kilometrov ďaleko. Áno, videokonferencia je kľúčom k obmedzeniu cestovania. Nie všetky riešenia sa však vytvárajú rovnako. Preto si svoj komunikačný softvér vyberajte rozumne. Pokúste sa nájsť takú možnosť, ktorá obsahuje:

  • Možnosť videokonferencie s viacerými účastníkmi vo vysokom rozlíšení. Hľadajte aplikácie pre obchodné stretnutia, ktoré vám na sieti a na obrazovke poskytnú dostatočný priestor na to, aby sa do videokonferencie zapojili všetci. Uistite sa, či máte prístup k videu a zvuku s vysokým rozlíšením. Týmto spôsobom budete každého vidieť a počuť zreteľne.
  • Zdieľanie obsahu. Prakticky pri každom stretnutí dochádza k zdieľaniu obsahu – zvyčajne na obrazovke v konferenčnej miestnosti. Preto je rozumné vyhľadať len taký videokonferenčný nástroj, pomocou ktorého môžu všetci účastníci bez problémov zdieľať dokumenty, aplikácie, URL adresy, prezentácie a obrazovky. Okrem toho odporúčame, aby ste hľadali také riešenie, ktoré vám umožní spolupracovať na dokumentoch v reálnom čase – vďaka tomu bude spolupráca ešte jednoduchšia.
  • Integrované ovládacie prvky prezentujúceho. Nástroje pre prezentujúceho sú vstavané priamo do podnikovej komunikačnej aplikácie, takže celú schôdzu môžete spravovať z jedného ovládacieho panela. Pomocou niektorých nástrojov môžete dokonca určiť, ktorí účastníci uvidia ten-ktorý obsah. Vďaka tomu môžete riadiť svoje stretnutie ešte precíznejšie.
  • Pripojenie jediným dotykom. Čím viac krokov musia používatelia vykonať, tým je pravdepodobnosť, že tento produkt budú používať, nižšia. Hľadajte preto taký komunikačný softvér, s ktorým je zapájanie sa do stretnutí jednoduché. Vďaka prístupu z pripomenutia schôdze, kalendára atď., na ktorý stačí jediný dotyk, sa účastníci môžu zapojiť do stretnutia bez väčšej námahy.
  • Hosťovanie tretích strán. S riešením podnikovej komunikácie, ktoré hosťuje tretia strana, nemusíte investovať do infraštruktúry na to, aby ste získali potrebné nástroje a funkcie. Za celú údržbu zodpovedá hostiteľ, čo rovnako prispieva k úspore peňazí.

Letecká preprava jedného alebo dvoch členov vášho tímu na stretnutie môže stáť tisíce dolárov za lety, hotely, stravovanie, taxíky alebo prenájom vozidla – nehovoriac o časovej strate pri presune. A ak sa takéto stretnutia opakujú niekoľkokrát za rok, vaše náklady aj náklady vášho tímu sa môžu naozaj zvýšiť. Preto ak hľadáte riešenie, ktoré vám pomôže šetriť peniaze a znížiť tlak vyvíjaný na vašich zamestnancov a zároveň vám umožní viesť jasnú a otvorenú komunikáciu s vašimi klientmi, venujte pozornosť videokonferenčnému softvéru, ktorý je dnes k dispozícii. V priebehu desaťročia, respektíve od času, keď bol prvýkrát uvedený na trh, prešiel výrazným vývojom. Takýto softvér môže zmeniť situáciu vo vašej organizácii a v organizácii vašich klientov.

Informácie o autorovi

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Začíname so službou Microsoft 365

Ide o známy balík Office obohatený o nástroje, ktoré vám umožnia lepšie spolupracovať, takže urobíte viac – vždy a všade.

Kúpiť
Súvisiaci obsah
Manage my business

4 veci, ktoré si musíte nastaviť v e-maile ako IT profík

Ďalšie informácie
Manage my business

Základy zjednotenej komunikácie: Čo by začínajúce podniky mali vedieť

Ďalšie informácie
Manage my business

Prelomenie bariér uzavretých skupín – nástroje na lepšiu komunikáciu a spoluprácu

Ďalšie informácie

Lokalita Growth Center neposkytuje profesionálne daňové ani finančné poradenstvo. Ak chcete prediskutovať svoju situáciu, mali by ste sa obrátiť na profesionálneho daňového alebo finančného poradcu.