Zjednodušte svoj obsah prostredníctvom Správy podnikového obsahu

Marketingové materiály, zmluvy, e-mailové správy, prezentácie a materiály pre klienta, tabuľkové hárky, textové súbory klienta, PDF dokumenty, fotografie, videá, formuláre, faktúry, životopisy uchádzačov o zamestnanie. Organizácie malých aj veľkých rozmerov sú generátormi obsahu. Aj keď vytváranie obsahu môže ísť ľahko, zabezpečenie jeho usporiadania si vyžaduje veľké úsilie.

A toto je moment, kedy prichádza čas na riešenia Správy podnikového obsahu. Umožňujú vám usporiadať a spravovať svoj obsah v rámci životného cyklu – od vytvorenia po archiváciu. Ale presne ako všetko, tak ani všetky systémy Správy podnikového obsahu nie sú vytvorené rovnako – poďme sa teda pozrieť na niektoré z funkcií, ktoré pomôžu udržiavať váš obsah usporiadaný (a dostupný), pričom pomáhajú pri efektívnejšom fungovaní vášho tímu.

  • Jeden odkladací priestor pre rozmanité typy obsahu: Výberom služby správy podnikového obsahu, ktorá vám umožní ukladať video, tabuľkové hárky, obrázky, textové dokumenty a ďalší obsah na jednom mieste, môžete udržiavať všetky súbory pre konkrétny projekt alebo iniciatívu spolu.
  • Vytvorenie hlavných priečinkov s prakticky nekonečným množstvom podpriečinkov: Takýmto spôsobom, ak máte projekt alebo iniciatívu, ktorá prebieha, alebo sa vyskytne každoročne, môžete jednoducho vytvoriť jeden hlavný priečinok, povedzme Čistenie chodníkov, a potom vytvoriť podpriečinky pre každý rok, kedy pracujete na iniciatíve. V každom z týchto podpriečinkov by ste mohli vytvoriť ďalšie podpriečinky, napríklad pre veci ako sú zmluvy, vydania formulárov dobrovoľníka, marketingové materiály, atď.
  • Jednoduchá úprava vlastností dokumentu alebo metaúdajov: Prostredníctvom možnosti na vyhľadanie a úpravu metaúdajov súboru priamo z dokumentu môžete ušetriť čas a zabezpečiť, aby súbory boli označené správne pre vyhľadávanie v budúcnosti.
  • Riadenie prístupu k informáciám: Nie každý v organizácii potrebuje prístup ku každému dokumentu a pomocou správy podnikového obsahu, ktorá vám umožňuje použiť definované povolenia pre dokumenty, skupiny súborov, celé sekcie systému alebo systém samotný, môžete presne kontrolovať to, čo sa komu zobrazuje.
  • Spolupráca: Niektoré riešenia správy podnikového obsahu vám umožňujú vytvárať pracovné postupy pre dokument, ktoré umožňujú sledovanie a spoluprácu s ostatnými používateľmi na procesoch orientovaných na dokument s použitím programov, na ktoré sa už spoliehate.
  • Prehrávanie mediálneho obsahu v rámci systému Správy podnikového obsahu: Pre organizácie používajúce videosúbory a zvukové súbory môže schopnosť prehrávania médií v rámci správy podnikového obsahu ušetriť čas vášho tímu tak, že znižuje počet krokov, ktoré sa vyžadujú, aby ste si ich mohli pozrieť alebo vypočuť.
  • Ukladanie a ochrana obchodných záznamov a dôležité právne súbory: So zabezpečeným odkladacím priestorom môžete zaistiť, že vaše záznamy nie sú len uložené v uzamknutom a konečnom stave, ale že ich ľahko možno vyhľadať a získať, keď budú niekedy potrebné z právnych dôvodov. A prostredníctvom pohodlného prístupu ku všetkým dokumentom môžete znížiť celkové náklady na vyhľadávanie.
  • Vyhľadávanie podľa kľúčových slov: Služba správy podnikového obsahu, ktorá umožňuje používateľom vyhľadávať dokumenty a informácie podľa kľúčového slova, môže pomôcť vášmu tímu vyhľadať súbory, o ktorých si nemusia byť vedomí, ale ktoré môžu byť dôležité pre projekt, na ktorom pracujú – čo im môže pomôcť ušetriť čas a pracovať efektívnejšie. Oblasti vyhľadávania by mali zahŕňať text dokumentu, metaúdaje, poznámky, atď. Okrem toho by sa dokumenty mali dať vyhľadávať aj podľa dátumu vytvorenia.
  • Prístup z viacerých zariadení: Výberom riešenia Správy podnikového obsahu, ktoré je navrhnuté pre používanie na počítačoch, prenosných počítačoch, tabletoch a telefónoch, môžu mať používatelia prístup k súborom, ktoré potrebujú, vtedy keď ich potrebujú – či už v práci, keď pracujú vzdialene, cestujú alebo sa zúčastňujú schôdze mimo pracoviska.

Možnosť ukladania, zabezpečenia, vyhľadania, manipulácie a vytvárania súborov a dokumentov na jednom mieste umožňuje službám Správy podnikového obsahu zjednodušenie tímovej komunikácie, práce na projekte a dokonca aj vyhľadávania z právnych dôvodov. A nech má vaša organizácia hoci len niekoľko zamestnancov v jednej kancelárii alebo pozostáva z tisícok ľudí po celom svete, systém Správy podnikového obsahu vám môže pomôcť pri jeho organizácii.

Informácie o autorovi

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Začíname so službou Microsoft 365

Ide o známy balík Office obohatený o nástroje, ktoré vám umožnia lepšie spolupracovať, takže urobíte viac – vždy a všade.

Kúpiť
Súvisiaci obsah
Business Tech

Päť dôvodov, prečo vaša spoločnosť potrebuje intranet

Ďalšie informácie
Business Tech

Funkcie schôdzí – používanie umelej inteligencie na vylepšenie tímovej spolupráce

Ďalšie informácie
Business Tech

Tu je postup na výber správneho intranetového softvéru pre váš podnik

Ďalšie informácie
Business Tech

Nestrácajte sa v chaose: Použitie lepšej správy databázy

Ďalšie informácie

Lokalita Growth Center neposkytuje profesionálne daňové ani finančné poradenstvo. Ak chcete prediskutovať svoju situáciu, mali by ste sa obrátiť na profesionálneho daňového alebo finančného poradcu.