Budúcnosť plánovania – online plánovanie projektov v cloude

Takmer všetky podniky bez ohľadu na ich veľkosť potrebujú riadenie projektov na to, aby si získali a zachovali prehľad. K dispozícii sú viaceré nástroje na riadenie projektov, ktoré vám pomôžu spravovať podnikové zdroje, plánovať a regulovať náklady, účinne komunikovať s viacerými členmi tímu a sledovať pokrok v každom jednotlivom projekte. Nektoré z týchto nástrojov možno nainštalovať ako softvér do jednotlivých počítačov v sieti, mnohé z nich sú však webové, čo znamená, že sú k dispozícii v cloude. 

Výhody nástrojov na riadenie projektov v cloude

Možno patríte medzi ľudí, ktorých pri počutí slovného spojenia „cloud computing“ strasie, pouvažujte však chvíľu nad tým, čo to v skutočnosti znamená. Hoci svoje miesto majú aj lokálne nástroje na riadenie projektov, cloudový softvér so sebou prináša obrovské množstvo výhod, ako sú napríklad tieto:

  • Nižšie počiatočné náklady. V prípade použitia lokálneho softvéru na riadenie projektov musíte platiť za viaceré položky, ktoré zahŕňajú napríklad investície do licencií za softvér, serverový hardvér, IT personál pre podporu, zdĺhavé nasadenia a mnohé ďalšie. Cloudové riešenie naopak zvyčajne vyžaduje len mesačný alebo ročný poplatok.
  • Bezpečnejší než kedykoľvek predtým. Napriek presvedčeniu mnohých výkonných pracovníkov podnikov prevládajúcom v minulosti ponúka cloud rovnakú úroveň zabezpečenia ako lokálne riešenia. Rozdiel je jednoducho v tom, že fyzické servery nie sú pod kontrolou podniku. Ako naznačuje nedávny článok v časopise Forbes, „cloud computing už nie je oxymoron“.
  • Dostupný odkiaľkoľvek. Prístup k svojmu softvéru na riadenie projektov môžete získať všade, kde máte internetové pripojenie. Keďže prístup sa uskutočňuje cez webový prehliadač, členom tímu možno poskytnúť možnosť zobraziť, upraviť a spravovať dokumenty pomocou iných zariadení ako počítačov.
  • Spojený tím. Aj keď pracovníkov delia kilometre, s cloudovým riešením sa môžu cítiť ako súčasť súdržnej skupiny. Keďže všetci dostávajú aktualizácie okamžite, nikdy sa nestane, že sa z konverzácie omylom vynechá niekto, koho sa projekt týka. Konverzácie možno navyše uskutočňovať v priestore projektu (namiesto e-mailu) a uložiť na budúce použitie.
  • Zvýšená produktivita. Vďaka centralizovanému umiestneniu, v ktorom sa uchovávajú všetky projektové súhrny, úlohy, dokumenty, informačné kanály s aktualizáciami a kalendáre, dokážu cloudové riešenia na riadenie projektov ušetriť čas. A vďaka úspore času sa môže zvýšiť produktivita. Centralizované umiestnenie navyše umožňuje členom tímu prístup k projektovým dokumentom v reálnom čase bez ohľadu na to, kde sa nachádzajú.
  • Komunikácia v reálnom čase. Jednou z najväčších výhod používania softvéru na riadenie projektov v cloude je možnosť poskytnúť rýchle pripomienky k informáciám hneď po ich nahratí do pracovného priestoru projektu. Táto možnosť zároveň umožňuje zvýšiť produktivitu, pretože obmedzuje množstvo prác, ktoré treba prepracovať.
  • Aktuálne rozhodnutia na základe údajov. V podniku, ktorý chce dosiahnuť a zachovať si ziskovosť, je dôležité, aby sa prijaté rozhodnutia nezakladali len na svojvôli. Keďže cloudový softvér sa aktualizuje okamžite, potrebné informácie máte na dosah ruky. Väčšina nástrojov navyše zahŕňa vstavané zostavy, z ktorých získate prehľad potrebný na prijímanie podnikových rozhodnutí. 
  • Zjednodušené IT. Keď používate lokálny softvér na riadenie projektov, zvyčajne zodpovedáte za údržbu serverov, ktorá si vyžaduje pozornosť interného IT personálu. Naopak údržbu cloudového softvéru vykonáva poskytovateľ služieb (alebo iný zdroj), vďaka čomu nemusíte venovať čas a námahu riešeniu aktualizácií a chýb a môžete sa sústrediť na hladkú realizáciu projektov.
  • Okamžité aktualizácie. Na rozdiel od lokálneho softvéru, ktorý si vyžaduje sťahovanie aktualizácií pri každom vydaní novej verzie, cloudové nástroje sa aktualizujú automaticky. Nie je potrebné platiť za inováciu celého balíka aplikácií ani čakať, kým bude mať váš IT tím k dispozícii čas na implementáciu aktualizácií. 

Kroky na nájdenie najvhodnejšieho cloudového riešenia na riadenie projektov podľa vašich potrieb

Začať pracovať s novým riešením na riadenie projektov žiaľ nie je také jednoduché, ako pochopiť rozdiel medzi lokálnymi a online riešeniami na plánovanie projektov. Na výber najvhodnejšieho riešenia pre váš podnik je nutných viacero krokov, konečný výsledok však stojí za vynaložené úsilie. Vyberte si kvalifikovaného poskytovateľa služieb podľa tohto postupu.

Krok 1: Vykonanie analýzy potrieb.

Určite pre vás nie je prekvapením fakt, že každý podnik je iný. Podniky majú rôznu veľkosť, ciele a potreby. To znamená, že je na rozhodnutí vášho podniku, ktoré riešenie najpresnejšie vyhovuje vašim potrebám. Zabezpečte, aby v diskusii pri rozhodovaní mali slovo osoby, ktoré budú produkt aj používať. Zvážte faktory zahŕňajúce napríklad to, či budú do vašich projektov zapojení len interní zamestnanci, alebo aj externí klienti, ako aj druhy zostáv, ktoré budete potrebovať vytvárať. Keď poznáte svoje potreby, viete jednoduchšie posúdiť poskytovateľov služieb na základe funkcií, ktoré ponúkajú.

Krok 2: Prieskum, prieskum, prieskum.

Pri hľadaní poskytovateľa služieb sa zamerajte na tých, ktorí poskytujú nasledujúce funkcie:

  • spoľahlivosť na podnikovej úrovni, 
  • možnosť rýchleho pridania tímov a projektov,
  • funkcie vytvárania zostáv poskytujúcich rýchly prehľad o vašom portfóliu,
  • známe prostredie alebo aspoň prostredie umožňujúce jednoduchú navigáciu a použitie,
  • možnosť zobrazenia úloh a vykonávania akcií súvisiacich s úlohami v jednom umiestnení,
  • možnosti plánovania umožňujúce efektívne plánovanie a správu úloh,
  • súhrnné tabule pre rozhodnutia na základe údajov,
  • nepretržitá IT podpora,
  • neustále zálohovanie údajov, zotavenie po havárii a globálne redundantné dátové centrá,
  • škálovateľné riešenie rastúce s vaším podnikom.

Krok 3: Skúšobná jazda.

Rovnako ako pri novom aute, s ktorým pred kúpou urobíte skúšobnú jazdu, aj riešenie na riadenie projektov je pred implementáciou vhodné vyskúšať. Skúšobné jazdy vám umožnia podrobnejšie spoznať funkcie daného nástroja a predstaviť si, ako by fungovali vo vašej situácii.

Krok 4: Zváženie časovej línie a procesu na implementáciu.

Ak ste sa rozhodli pre online nástroj na riadenie projektov, nezáleží na tom, či je v dostatočnom súlade s vašimi aktuálnymi aplikáciami – táto požiadavka sa vzťahuje len na lokálne riešenie. Bude však potrebné zvážiť, kedy budete mať dostatočnú pracovnú silu a rozpočet na prechod, a potom prechod uskutočniť v koordinácii so zvoleným poskytovateľom služieb.

Krok 5: Implementácia a školenie.

Konečne ste implementovali nové softvérové riešenie na riadenie projektov. Gratulujeme! To však žiaľ neznamená, že vaša práca je dokončená. Je dôležité poskytnúť vašim zamestnancom školenie potrebné na to, aby mohli nový nástroj účinne používať. Pripravte viaceré relácie tak, aby si každý mohol zaradiť jednu z nich do svojho harmonogramu. Vytvorte tiež cvičné projekty, aby všetci mohli preskúmať funkcie nástroja a oboznámiť sa s nimi predtým, ako ich budú musieť používať v reálnom svete.

Riadenie projektov v cloude je vlnou budúcnosti. Nájdite si nástroj podľa svojich potrieb – a nezostaňte pozadu. 

Informácie o autorovi

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Začíname so službou Microsoft 365

Ide o známy balík Office obohatený o nástroje, ktoré vám umožnia lepšie spolupracovať, takže urobíte viac – vždy a všade.

Kúpiť
Súvisiaci obsah
Manage my business

Zvládajte úlohy s jednoduchým softvérom na správu úloh

Ďalšie informácie
Manage my business

5 nevyhnutných dodatkov pre skupinový chat v práci

Ďalšie informácie
Manage my business

Zlepšením spolupráce umožnite svojim tímom inováciu

Ďalšie informácie

Lokalita Growth Center neposkytuje profesionálne daňové ani finančné poradenstvo. Ak chcete prediskutovať svoju situáciu, mali by ste sa obrátiť na profesionálneho daňového alebo finančného poradcu.