Ako vyzerá moderná schôdza

Či ich máte radi alebo ich nenávidíte, schôdze tu budú aj naďalej. Ako komunikačný nástroj, poskytujú schôdze tímu prehľady, spojenie v reálnom čase a konštruktívne konverzácie. Ale niekedy môžu byť schôdze neproduktívne. V skutočnosti americký Úrad práce odhaduje, že podniky stratia nepotrebnými schôdzami 37 miliárd dolárov ročne. Keďže v súčasnosti sa 37 % času zamestnancov strávi na schôdzach, je vhodné zvážiť, ako schôdzujeme, aby sme poskytli informácie našim narastajúcim spôsobom riadenia a stratégiám podnikania.

Faktor spokojnosti moderných schôdzí

Pri zvažovaní obchodnej stratégie by ste mali rozpoznať tvrdé aj mäkké náklady na schôdze, či už digitálne alebo fyzické. Vyvažovanie výhod všetkých uvedených bude viesť k integrovanému prístupu k novej technológii a k tradičnej obchodnej činnosti.

Tak ako pokročila moderná technológia, došlo k pokroku aj na modernom pracovnom mieste. V organizácii, kde sa počíta s každou minútou, používanie služieb ako sú audio- alebo videokonferencie, znižuje potrebu zamestnancov na organizáciu času. Prostredníctvom audiokonferencií sa môžu zamestnanci aj účastníci projektu jednoducho pripojiť ku konverzácii, ponúknuť príspevok a zhrnúť svoj pracovný deň bez toho, aby museli opustiť kanceláriu. Prostredníctvom videokonferencií nepotrebujete už viac zhromažďovať vzdialených zamestnancov, lebo obrazovky vám umožňujú osobne komunikovať s viacerými zamestnancami v rôznych časových pásmach. Okrem zjednotenia vašich tímov, môžu tieto zdroje nahradiť aj služobné cesty, čím sa eliminujú zbytočné výdavky.

Stretnutia tvárou v tvár ponúkajú samozrejme stále ľudský prvok, teda niečo, čo nie je k dispozícii prostredníctvom virtuálnych rozhraní. Pri interakcii s novým klientom môže osobné stretnutie budovať vzťahy a vytvoriť základ pre trvalý profesionálny vzťah. A napriek negatívnemu tlaku ohľadom schôdzí, 92 percent účastníkov schôdzí oceňuje schôdze, keďže poskytujú príležitosť na prispievanie, čo naznačuje, že úspešné schôdze môžu byť faktorom spokojnosti zamestnancov s prácou. A väčšia spokojnosť zamestnancov znamená nižšiu fluktuáciu.

Podľa prieskumu spoločnosti Verizon, viac ako 90 percent schôdzujúcich priznáva počas schôdze snenie, výpadky celých schôdzí alebo častí schôdzí, pričom 70 percent oznámilo, že si na schôdze priniesli inú prácu. Je zrejmé, schôdza ako ju poznáme, bude potrebovať zmenu. Predstavte si akú novú produktivitu by sme mohli objaviť ak by sme definovali odznova koncepciu schôdze ako celok.

Zmena definície modernej schôdze

Uprostred novej technológie, pracovných trendov a hospodárskych zmien sa súčasné schôdze neustále vyvíjajú. Nedávne štúdie BlueJeans zistili, že 25 percent schôdzí má aspoň jedného účastníka pripojeného cez mobilné video. Nárast používania mobilného videa sa môže pripisovať zvýšenému počtu pracovníkov na čiastočný úväzok alebo nezávislých pracovníkov. V posledných rokoch tvoria pracovníci na zmluvu približne 40,4 percenta modernej pracovnej sily.

Čo je kľúčovou myšlienkou? Že pre podniky a ich zamestnancov, predpokladom budúceho úspechu je, že súčasné schôdze musia zahŕňať integrovanú digitálnu aj fyzickú technológiu.

Ale ako to bude vyzerať? Kde je ideálne miesto na schôdzu, či už fyzickú alebo digitálnu? Odpoveď nie je vždy pre každý podnik rovnaká, ale niektoré inovácie boli vytvorené na zvýšenie produktivity naprieč organizáciami.

  • V digitálnych technológiách získavajú popularitu jednoduché riešenia pripojenia na jeden dotyk, ktoré spájajú dovedna projekciu a zvuk. Prieskumy a telemetria merania úspechu a času pripojenia už preukázali zlepšenie času pripájania v priemere od troch minút do času pod jednu minútu.
  • Zlepšenia fyzickej technológie poskytnú audiovizuálnu službu na základe typu zariadenia, či sú hovory cez káblové alebo bezdrôtové pripojenie, v rámci alebo mimo podnikovej siete. V ideálnom prípade tieto zlepšenia poskytnú rovnaký zážitok schôdze vo vysokej kvalite pre vzdialených účastníkov aj interných zamestnancov.
  • Niektoré organizácie prijali nové spôsoby, ako je napríklad použitie digitálnej tabule, aby sa zabezpečilo poskytovanie týchto vylepšení. Inovatívne riešenia tímovej spolupráce, ako sú napríklad viacdotykové obrazovky, zážitky s interaktívnym perom a písaním rukou a vstavané funkcie videokonferencie zlepšia status modernej schôdze.

Ako je dnes známe, 28 % manažérov si myslí, že schôdze sú len strata času. Avšak pri efektívnejšom využívaní poskytujú schôdze viac než len rámec na zdokonaľovanie obchodnej stratégie, vytvoria príležitosti na pripojenie, inováciu a zosúladenie pre vaše tímy. Bez ohľadu na to rolu vo vašej organizácii – či zamestnanec, vedúci alebo nezávislý pracovník, všetci môžu mať prospech z komplexného prístupu k vysoko kvalitnému využívaniu schôdzí.

Informácie o autorovi

Tím Centra rozvoja sa zameriava na to, aby ste mohli začať, riadiť a prevádzkovať svoj podnik.

Začíname so službou Microsoft 365

Ide o známy balík Office obohatený o nástroje, ktoré vám umožnia lepšie spolupracovať, takže urobíte viac – vždy a všade.

Kúpiť
Súvisiaci obsah
Business Tech

3 pravdivé skutočnosti o cloud computingu v mobilnom svete

Ďalšie informácie

Lokalita Growth Center neposkytuje profesionálne daňové ani finančné poradenstvo. Ak chcete prediskutovať svoju situáciu, mali by ste sa obrátiť na profesionálneho daňového alebo finančného poradcu.