Čo sa môžu zamestnanci naučiť od vášho IT tímu na zlepšenie online schôdzí

Keďže stále viac zamestnancov pracuje z domu alebo na cestách, videokonferencie sa stali dôležitým spôsobom spájania sa s kolegami. Online schôdze sa stávajú stále dôležitejšou časťou každodennej pracovnej komunikácie a spolupráce.

V spolupráci s IT tímom môžete svojich zamestnancov zvýhodniť tým, že zaistíte ich dostatočnú vybavenosť pre virtuálne schôdze a znalosť najvhodnejšieho spôsobu využívania dostupných technológií. Pomoc zamestnancom s úspešným nastavením videokonferenčných hovorov tiež ušetrí vzácny čas vášho IT tímu.

Kontrola nastavení vopred

Pred hovorom by si mali zamestnanci s IT oddelením overiť, že majú potrebné doplnky a najaktuálnejšie technológie. Okrem toho by niekoľko minút pred schôdzou mali zamestnanci sami skontrolovať, či sú všetky vstupy a výstupy kamery a mikrofónu pre hovor správne zapojené.

Zabránenie nepotrebným spomaleniam

Zaostávanie, nesynchronizované video a zvuk môžu byť bežné a často spôsobené problémami s pripojením. Ak chcete zaistiť, že nebudú mať dopad na schôdze, zamestnanci môžu požiadať IT tím o konfigurovanie kvality služby tak, že prioritu v rámci sieťového prenosu dostanú v prípade zamestnancov vykonávajúcich hovory na pracovisku videokonferencie. Počet telefonických pripojení takisto môže spomaliť rýchlosť pripojenia. S ohľadom na to by zamestnanci mali zahŕňať len kľúčových účastníkov alebo v prípade možnosti zoskupiť viacerých účastníkov do jedného telefonického pripojenia.

Možnosť IT prehľadov zlepšiť schôdze

Dnešné riešenia virtuálnych konferencií ponúkajú mnoho dostupných funkcií a zamestnanci si často nie sú vedomí množstva dostupných možností, ktoré môžu využiť počas online schôdzí. Váš IT tím môže zamestnancom poskytnúť návod na to, ako používať hovorne na chatovanie naživo,{b> <b}tabule na spoluprácu a nástroje na priame zdieľanie súborov nachádzajúce sa priamo v aplikácii a vylepšiť tak svoj nadchádzajúci hovor.

Vytvorenie a zdieľanie kontrolného zoznamu tipov

Skvelým spôsobom na podporu úspechu je spolupráca vašich zamestnancov s IT tímom, prostredníctvom ktorej môžu vzniknúť tipy zdieľané v rámci celej spoločnosti a používané tak, aby sa pomohlo zaistiť, že virtuálne schôdze sú čo najefektívnejšie. Každá organizácia je iná a každá má svoje vlastné kritériá na zváženie, no tu je niekoľko tipov, ktoré môžu pomôcť so začatím vytvárania IT kontrolného zoznamu pre vašich zamestnancov:

        
  • Pri používaní externých mikrofónov môže byť potrebné, aby organizátori a účastníci schôdzí prepli z predvolenej možnosti vstavaného zvuku a ako zvukové zariadenie si vybrali mikrofón.
  •     
  • Ak chcete zabrániť nevyžiadanému zvuk pozadia, ktorý by narúšal plynulosť konverzácie a znižoval tempo komunikácie účastníkov, zamestnanci by účastníkov schôdze mali vyzvať, aby počas hovorenia inej osoby zostali stlmení.
  •     
  • V prípade tých, ktorí plánujú zdieľanie obrazovky, pomôže, ak sa všetko pripraví vopred, čím sa vyhne neželaným prekvapeniam počas schôdze. Otváranie kariet alebo snaha o otvorenie súborov počas schôdze môže hovor spomaliť a môže tiež spôsobiť, že obrazovka bude zaostávať.

Informácie o autorovi

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Začíname so službou Microsoft 365

Ide o známy balík Office obohatený o nástroje, ktoré vám umožnia lepšie spolupracovať, takže urobíte viac – vždy a všade.

Kúpiť
Súvisiaci obsah
Business Tech

Archivácia e-mailov – 5 dôvodov, prečo je to najlepšia z funkcií e-mailu, ktorú nikdy nepoužívate

Ďalšie informácie

Lokalita Growth Center neposkytuje profesionálne daňové ani finančné poradenstvo. Ak chcete prediskutovať svoju situáciu, mali by ste sa obrátiť na profesionálneho daňového alebo finančného poradcu.