Čo by mali rastúce podniky vedieť o archivácii e-mailov

Väčšina ľudí pracujúcich v kanceláriách už odosielanie e-mailov a odpovedí neberie ako samostatnú úlohu, ale skôr ako neustále sa opakujúcu činnosť, s ktorou je to niekedy ako s dýchaním – vykonávajú ju automaticky. Stačí sa pozrieť na čísla: na konci tohto roka budeme môcť povedať, že sme odoslali a prijali viac ako 215 miliárd e-mailov. A koľko ich bude na konci roku 2020? Viac ako 257 miliárd.

To je naozaj dosť e-mailov.

Ale hlavne je to veľa dôležitých informácií. Len si predstavte všetky dokumenty, obrázky a údaje, ktoré nájdeme v bežnom priečinku doručenej pošty. Okrem toho môže obsahovať dôležité konverzácie, výsledky diskusných schôdzí či prijaté rozhodnutia. Robí vaša spoločnosť všetko pre ochranu duševného vlastníctva? Čítajte ďalej a získate viac informácií o možnostiach archivácie e-mailov, ktoré by rastúce podniky mali zvážiť.

Informácie o dodržiavaní súladu

Začnime tým najdôležitejším. Archivácia e-mailov nie je nič iné ako proces ukladania e-mailov určitej osoby tak, aby ich bolo možné jednoducho vyhľadávať. Archivácia sa vyžaduje aj v zákone.

Pred desiatimi rokmi boli prijaté predpisy, ktoré všetkým spoločnostiam ukladajú povinnosť uchovávať elektronické záznamy obchodných údajov vrátane e-mailov. V prípade súdneho konania musí byť každý záznam jednoducho vyhľadateľný, preto nie je možné spoliehať sa len na bežnú záložnú kópiu. Inými slovami, výhovorka „Nemôžem ten súbor nájsť“ neobstojí.

Niektoré podniky musia dodržiavať aj ďalšie predpisy. Verejne obchodované spoločnosti napríklad musia dodržiavať Sarbanesov-Oxleyho zákon (SOX) z roku 2002, zatiaľ čo poskytovatelia zdravotnej starostlivosti a poistenia musia spĺňať požiadavky zákona HIPAA.

Interné alebo hosťované riešenie?

Archivácia e-mailov v podniku znamená uloženie všetkých e-mailov, ktoré zamestnanci odoslali alebo prijali, vrátane e-mailov, ktoré už zo svojich schránok vymazali. Kam by ste mali tieto e-maily ukladať?

Prvá možnosť je nastaviť si interný server, ktorý vám umožní lokálne uloženie všetkých e-mailov. Ide o najflexibilnejší spôsob, pretože máte väčšiu kontrolu nad platformou a informácie si môžete triediť podľa svojich predstáv. Toto riešenie je však drahé, či už ide o prvotné náklady, alebo o ďalšiu údržbu. Museli by ste nastaviť a nainštalovať fyzické servery a zamestnancom IT oddelenia platiť za ich spravovanie.

Ďalšou možnosťou je zvoliť si hosťované riešenie, čo znamená, že za uchovávanie e-mailov vašej spoločnosti budete platiť tretej strane. Získate prístup k informáciám prostredníctvom cloudu a odpadnú vám vysoké náklady za lokálny server. Tento spôsob však neumožňuje takú vysokú mieru kontroly ako lokálne riešenie, pretože funkčnosť konkrétnej platformy určuje poskytovateľ.

Nedá sa povedať, že jedna z týchto dvoch možností je bezpečnejšia ako druhá. Pri výbere treba brať do úvahy špecifické požiadavky. Potrebuje váš podnik vysokú mieru kontroly nad ukladacím priestorom a nezáleží vám na cene? V tom prípade si vyberte interné riešenie. V opačnom prípade zvážte outsourcing ako menej nákladnú možnosť.

Doplnkové funkcie

Bez ohľadu na to, či ste sa rozhodli pre lokálne alebo hosťované riešenie, môžete k nemu pridať viaceré doplnkové funkcie. Ak napríklad vaši zamestnanci potrebujú mať možnosť vyhľadávať v starších e-mailoch (môžu byť až desať rokov staré), mohla by pre vás byť užitočná funkcia prístupu z počítača. Uložené informácie nemusia len čakať, či raz budú využité v nejakom súdnom spore.

A čo iné formy komunikácie? V prípade potreby je možné archivovať aj telefonické hovory, okamžité správy a tweety.

Skôr než sa rozhodnete, ktorú platformu budete používať a akým spôsobom s ňou budete pracovať, venujte dostatok času zváženiu potrieb a požiadaviek vašej spoločnosti.

Informácie o autorovi

Tím Centra rozvoja sa zameriava na to, aby ste mohli začať, riadiť a prevádzkovať svoj podnik.

Začíname so službami Microsoft 365

Ide o známy balík Office obohatený o nástroje, ktoré vám umožnia lepšie spolupracovať, takže urobíte viac – vždy a všade.

Kúpiť
Súvisiaci obsah
Business Tech

3 spôsoby, ako pomocou videokonferenčných riešení zlepšiť podnikanie

Ďalšie informácie
Business Tech

5 dôvodov, prečo je pre vašu firmu nevyhnutné hosťovanie e-mailov v cloude

Ďalšie informácie
Business Tech

Nájdenie správnych funkcií e-mailových služieb, ktoré sú vhodné pre potreby vášho podniku

Ďalšie informácie

Lokalita Growth Center neposkytuje profesionálne daňové ani finančné poradenstvo. Ak chcete prediskutovať svoju situáciu, mali by ste sa obrátiť na profesionálneho daňového alebo finančného poradcu.