Usmerjanje projekta po stresnih poteh vedno spreminjajoče se organizacije je lahko velik izziv. Dandanes je povprečen pisarniški delavec obremenjen z neštetimi roki, sestanki, e-pošto in opravili, kar verjetno pomeni, da nima niti časa niti zmožnosti, da bi svoje talente popolnoma posvetil vam in projektu. Na srečo lahko njegovo delo olajšate. Če želite zagotoviti uspeh projekta, naj gre za stranko ali notranjega investitorja, si oglejte teh pet orodij za vodenje projektov, s katerimi boste prihranili čas, denar in energijo.
Ganttovi grafikoni in table s potekom (Scrum)
V času neskončne vsebine in neštetih besed, ki se nenehno borijo za našo pozornost, je lahko preprosta ponazoritev prava osvežitev z visokim učinkom. V Ganttovih grafikonih so z osnovnimi vodoravnimi stolpci prikazane faze in napredek projekta. Člani ekipe bodo takoj videli, kaj se trenutno dogaja (ali kaj bi se moralo) in kdaj so na vrsti oni. Prav tako bodo videli, koliko časa naj bi trajala posamezna faza.
Podobno delujejo tudi table s potekom in so odlična izbira za projekte, ki imajo bolj prilagodljiv časovni okvir in na katerih dela več skupin. Na tabli so prikazane različne faze projekta – načrtovanje, izvajanje itd. – in oznake za vsako skupino. Ko skupine dokončajo posamezne faze in napredujejo, svoje oznake pomikajo po tabli. Tako vsi udeleženi vidijo celoten napredek projekta in svoje mesto v njem.
Dodeljena opravila
Zlahka se dogovorimo za nekaj, težje pa si je to zapomniti. Še posebej, ko v vsakem sporočilu dobivamo še več novih zahtev. Zato je spletno orodje za dodeljena opravila tako dragoceno. Vsak, ki je zadolžen za del projekta – naj bo to oblikovanje logotipa ali računanje končnih stroškov, se lahko prijavi in takoj vidi, kaj mora narediti. Odvisno od nastavitev računa lahko prejme tudi e-poštna obvestila o bližajočih se rokih.
Po drugi strani pa imajo tudi vodje projektov nadzor nad skupino in se lahko prepričajo, ali so vsa opravila pravočasno dokončana, brez prebijanja skozi dolge verige e-poštnih sporočil. S tem se izognete dragim zamudam in nepotrebnim skrbem.
Dodelitev virov
V agencijah je dodelitev virov ključnega pomena. Vodje projektov potrebujejo učinkovito orodje za načrtovanje in sledenje uram vsakega člana skupine, da se izognejo večkratni rezervaciji ob istem času in nezadovoljnim strankam. Takšna organizacija pa ni nujno omejena le na svet »ustvarjalnosti«. Ali ne bi bilo tudi v pisarni velikega podjetja koristno vedeti, kdaj so na voljo posamezni člani?
Člane skupine prosite, naj ocenijo – kolikor je mogoče – svojo razpoložljivost med celotnim projektom. Naj označijo dneve, ko bodo na dopustu, ko ne bodo mogli intenzivno delati zaradi sestankov, in dneve, ko imajo druge roke. Če imate približno predstavo, kdo je kdaj na voljo, boste lažje postavili realistične roke. S spletnim orodjem za dodelitev virov boste z ostalimi člani skupine lažje sledili dejanskemu porabljenemu času v primerjavi z ocenami in prilagodili roke ter tako zagotovili tudi boljše poteke dela v prihodnje.
Orodja za povratne informacije
Povratne informacije različnim ljudem pomenijo različne stvari – nekateri napišejo toge zahteve, drugi čustva in reakcije. Včasih različne stranke podajo nasprotujoča si mnenja. Zaradi tega se oseba, ki prejema te informacije, težko odloči, kaj naj naredi. Koga naj posluša?
Z orodji za povratne informacije lahko stranke glasujejo in razvrstijo različne izdelke, da se skupina lažje odloči za nadaljnje ukrepe. Če je mnenje nekega posameznika pomembnejše od drugih – če ima na primer strokovno znanje s tega področja, lahko nastavite, da njegov glas šteje za dva.
Že pripravljena poročila
Poročila o napredku in poročila ob koncu projekta so pomemben del vsakega projekta – vendar ni treba, da zanje porabimo veliko časa. Namesto da ure in ure ustvarjate poročilo od začetka, izberite že pripravljeno možnost. Vnesite ustrezne številke in pustite, da program sam upodobi te podatke.
To pomeni, da boste lahko hitreje začeli načrtovati naslednji projekt.
<!–
Related content
- Top three success strategies for the PMO
- 10 tech tips to run your business more efficiently
–>
Skupina Growth Center se osredotoča na pomoč pri zagonu, upravljanju in vodenju vašega podjetja.