Osnovni namigi za zaščito podatkov strank

Število kršitev varnosti podatkov iz dneva v dan narašča, zato je bolj kot kdaj koli prej pomembno, da vsa podjetja sprejmejo ukrepe za zaščito podatkov strank. Proaktivni pristop je vedno boljši, kot pa odziv na katastrofo, ki bi jo lahko preprečili, in zaradi katere lahko podjetje izgubi svoj ugled, stranke in denar.

Oglejte si nekaj zanesljivih namigov za zaščito podatkov strank, zaradi česar bodo vaše stranke zadovoljne, podjetje pa varno.

Poznajte vrsto in mesto hrambe podatkov

Prva stvar, ki jo morate narediti, je pregledati podatke. Kakšno vrsto podatkov strank hranite? Številke kreditnih kartic? Davčne številke?

Poleg tega morate vedeti, kje so shranjeni vsi občutljivi in osebni podatki ter kako so shranjeni. Shranjeni so lahko na primer v mobilnih telefonih, na pomnilniških ključkih USB, v tabličnih oz. osebnih računalnikih ali strežnikih. Vse organizirajte po vrsti in mestu ter temu primerno posodobite.

Ne pozabite na osnove

Preden vložite veliko časa in denarja v varnostno programsko opremo, začnite z osnovami. V vse računalnike in naprave namestite protivirusne programe in varnostno programsko opremo – ter zagotovite, da je vedno posodobljena.

Običajno vsak dan prejmete e-poštna sporočila novih oseb, zato bodite previdni, preden jih odprete. Tako kot ste »v koraku s Kardashianovimi«, bodite tudi v koraku z najnovejšimi varnostnimi tveganji, virusi in trendi zlonamerne programske opreme.

Vključite svoje zaposlene

Zaščita podatkov strank vam ne bo kaj dosti koristila, če bodo ogroženi tudi zaposleni. Posredujte jim svoje znanje, tako da vam bodo lahko tudi oni pomagali zaščititi občutljive podatke.

Skličite redna srečanja, kjer se pogovorite o morebitnih postopkih, najnovejših varnostnih ukrepih, ki jih želite uveljaviti, ter o tem, kako jih želite uporabiti. Za kršitev varnosti je dovolj že en šibki člen.

Hranite le potrebne podatke

V času poslovanja boste verjetno zbrali veliko podatkov svojih strank. Preglejte vse podatke in določite, kateri so bistveni in kateri odvečni. Ne hranite podatkov, ki jih ne potrebujete, in jih tudi ne zbirajte.

Ne pozabite – vaša naloga je zaščititi vse občutljive in osebne podatke, ki jih hranite. Poleg tega uporabljajte podatke, kot so davčne številke in številke kreditnih kartic, le za zakonite ter zahtevane namene.

Zaposlenim omejite dostop do podatkov

Ne pustite, da vaše podjetje postane kulisa za grozljivko, kjer zaslišite zvonjenje telefona v hiši. Prevod: zaposlenim omogočite dostop le do podatkov strank, ki jih potrebujejo za svoje delo. Če imate majhno podjetje z nekaj zaposlenimi, je to še posebej pomemben namig.

Preglejte zadolžitve zaposlenih in jih primerjajte s podatki strank, ki jih potrebujejo za dokončanje svojih opravil. Zadnje, kar želite je, da je prav eden od vaših zaposlenih zločinec, ki se ga trudite zadržati stran od podjetja.

Razmislite o uporabi namenskega strežnika

Če ste lastnik majhnega podjetja, morda uporabljate strežnik v skupni rabi, da prihranite denar. To je sicer razumljivo, obenem pa predstavlja tudi tveganje. Ne veste namreč, kdo vse lahko dostopa do tega strežnika ali katere vrste podatkov so shranjene in prikazane v strežniku.

Predvsem pa ne pustite, da odgovornost ali varnostno tveganje nekoga drugega postane vaše. Z namenskim strežnikom boste zmanjšali tveganje ter morebitne skrbi. Zavedajte se, da se vam bo njegova naložba povrnila.

Uničite fizične dokumente z občutljivimi podatki

Morda tega še ne veste, vendar zakonodaja zahteva, da morate ustrezno odstraniti vse podatke strank in zaposlenih, ki ste jih uporabljali za komercialne namene. Ukrepati pomeni, da morate vse fizične dokumente z občutljivimi podatki zažgati ali razrezati. Pozanimajte se, koliko časa lahko hranite potrebne poslovne dokumente – ter jih uničite takoj, ko jih več ne potrebujete.

Ta ukrep velja tudi za digitalne datoteke. Če pritisnete tipko »Delete«, še ne pomeni, da v celoti odstranite datoteke iz računalnika. Poleg rednega praznjenja koša (Windows) ali mape za smeti (Mac) so na voljo tudi programi za brisanje programske opreme, ki digitalno razrežejo občutljive datoteke v poslovnih računalnikih in na trdih diskih. Priporočamo, da jih uporabljate.

Ne pozabite na fizično varnost

Verjetno vas bo močno sram, če imate najbolj prefinjeni digitalni varnostni program, obenem pa tat vstopi skozi nezaklenjena vrata in vam ukrade računalnik ali trdi disk. Tudi če zločinec ne more dostopati do podatkov, še vedno ostaja dejstvo, da so podatki v napačnih rokah. In samo vprašanje časa je, kdaj bo določena oseba dostopala do teh shranjenih podatkov.

Poskrbite za fizično varnost tako, da na primer kupite kakovostne kable in ključavnice, shranjujete datoteke in dokumente z občutljivimi podatki v zaklenjeni sobi ter se prepričate, da se zaposleni odjavijo iz svojih računalnikov. Poleg tega nastavite tudi nadzor dostopa za fizične prostore, tako da boste vedeli, kdo vstopa v prostore oz. dostopa do podatkov. Tudi če delate doma, je dodatna varnost vedno dobrodošla.

Popolna rešitev za vas je, da se naučite zaščititi podatke strank ter tako čim bolj zmanjšajte svoje odgovornosti.

Začnite uporabljati Microsoft 365

To je Office, ki ga poznate, skupaj z orodji, ki omogočajo boljše sodelovanje, tako da lahko naredite več – kadar koli in kjer koli.

Kupite zdaj

Poslovni vpogledi in zamisli ne vključujejo strokovnih člankov o davkih in finančnem svetovanju. Za dodatne informacije se obrnite na davčnega ali finančnega svetovalca.