Poiščite prave funkcije e-poštne storitve za vaše poslovne potrebe

E-poštne storitve se uporabljajo za praktično vse dejavnosti v spletu – od ohranjanja stikov s strankami in sodelavci do priprave računov za družabna omrežja in spletno nakupovanje. In v skoraj vseh državah po vsem svetu so ljudje povezani z e-poštnim odjemalcem, ki omogoča sodobno življenje. Pravzaprav je študija podjetja The Radicati Group, Inc. leta 2017 pokazala, da približno polovica svetovnega prebivalstva uporablja e-pošto in da bo »do konca leta 2021 število e-poštnih uporabnikov po svetu preseglo 4,1 milijarde«. To je skoraj nepredstavljivo in prikazuje, kako pomembne so postale platforme za e-pošto.

Vendar pa e-pošta že dolgo ni več le sredstvo za pošiljanje in prejemanje preprostih sporočil. Z inovacijami, zasnovanimi kot pomoč uporabnikom in organizacijam pri učinkovitejši komunikaciji, je e-pošta močno zrasla in zajema širok nabor orodij, ki lahko resnično izboljšajo vaš način dela. Seveda vsa podjetja ne potrebujejo dostopa do vseh orodij, ki so na voljo, zato so v nadaljevanju prikazane »osnovne« in »napredne« rešitve, na podlagi katerih se lahko odločite, katera vrsta e-poštnega odjemalca je prava za vas. Oglejmo si jih.

Osnovne funkcije

Večina brezplačnih e-poštnih storitev zagotavlja nekatere osnovne funkcije, ki vam omogočajo učinkovito upravljanje in organizacijo vaših e-poštnih sporočil. Na primer:

• Samodejni odgovori: Funkcija vam omogoča ustvarjanje sporočila, ki se samodejno pošlje vsem osebam, ki stopijo v sik z vami prek e-pošte. Tako lahko vsem na enostaven način sporočite, da niste v pisarni, kdaj se vrnete in na koga naj se obrnejo v času vaše odsotnosti.
• Uporaba pravil: Pravila so dejanja, ki jih lahko samodejno uporabite za dohodna in/ali odhodna sporočila. Sami se lahko odločite, kaj sproži pravilo – in katera dejanja se bodo izvedla, ko je pravilo sproženo. Če želite na primer vsa sporočila vašega šefa premakniti v posebno mapo, lahko to naredite z nastavitvijo pravila. Morda pa želite takoj izbrisati sporočila, ki imajo v vrstici zapisano »včlanite se danes«, zato lahko ustvarite pravilo, s katerim se bo to izvedlo.
• Mape: Večina brezplačnih e-poštnih storitev ponuja neko vrsto organizacijske funkcije, na primer mape, s katerimi lahko ročno razvrščate in shranjujete sporočila na podlagi lastnega sistema. Če se na primer ukvarjate s »projektom X«, lahko ustvarite mapo z imenom »Projekt X« in ročno premaknete vsa sporočila, ki se nanašajo na ta projekt, v to mapo – tako enostavno ohranite vso komunikacijo, ki je povezana s projektom. Če raziskujete cene za izdelek, ki jih vaše podjetje potrebuje, lahko na primer ustvarite mapo za vsa sporočila in ocene, ki ste jih prejeli do datuma – in jih imate shranjene na enem mestu.

Dodatne funkcije z e-poštnimi storitvami za podjetja

Ko potrebujete več zmogljivosti, kot vam jih omogočajo osnovne funkcije, je vaša rešitev lahko poslovna e-pošta. In čeprav je vsak e-poštni odjemalec drugačen, nekatere vrste funkcij, ki so del rešitve za podjetja, vključujejo tudi te:

• Varna e-poštna komunikacija in shranjevanje: S šifriranjem in različnimi naprednimi varnostnimi funkcijami lahko veliko rešitev za poslovno e-pošto varno shrani vsa vaša sporočila – med prenosom in v mapi »Prejeto«.
• Koledarji v skupni rabi: S koledarji v skupni rabi si lahko ogledate, kdaj je nekdo (ali celotna skupina) na voljo za srečanje, kar vam omogoča lažje načrtovanje srečanj in drugih dogodkov skupine v času, ki ustreza vsem. Koledarji v skupni rabi so lahko tudi odličen način, da ljudem sporočite, kdaj boste odsotni. Dodajte element koledarja za vaš dopust in ustrezno blokirajte čas, da bodo vsi, ki imajo dostop do koledarja, vedeli, kdaj ste odsotni.
• Pošiljanje sporočil več ljudem z enim vzdevkom e-pošte: Nekatere e-poštne storitve omogočajo enostavno pošiljanje sporočil vsem ljudem, s katerimi delate na določenem projektu, hkrati – z enim samim imenom. Če na primer delate na projektu z 10 ljudmi, lahko uvrstite teh 10 oseb v skupino z imenom »Skupina projekta X« in pošljete sporočilo vsem tem 10 osebam, kadar koli naslovite e-poštno sporočilo z »Skupina projekta X« – tako omogočite enostavno skupno rabo datotek in informacij.
• Hranjenje e-pošte: Če želite upoštevati predpise v panogi in vladne predpise ter standardne upravljanja lastnega podjetja, je arhiviranje e-poštnih sporočil vašega podjetja ključnega pomena. Na srečo večina e-poštnih rešitev za podjetja omogoča, da nastavite svoje pravilnike o hranjenju, tako da lahko shranite, kar potrebujete – za toliko časa, kot želite.

Brezplačne e-poštne storitve nudijo določene funkcije – in če ste podjetje z enim zaposlenim, so lahko popolna odločitev za vaš začetek. Če pa vodite podjetje z več zaposlenimi ali pa morate upoštevati predpise v panogi in vladne uredbe oz. potrebujete nekaj, kar presega zmožnosti pošiljanja in sprejemanja sporočil, izkoristite e-poštno storitev za podjetja – takoj boste imeli na voljo orodja za delo, rast in razvoj vašega podjetja.