Kako izbrati najboljšo agilno metodologijo za projekt

V sodobnih kompleksnih poslovnih okoljih je zahtevno ohraniti korak z vsemi spremembami, celo v malem podjetju. Agilna metodologija je project management pristop, ki skupinam omogoča, da se osredotočijo na doseganje ciljev.

Kaj je agilna metodologija v vodenju projektov?

Agilna metoda je postopek upravljanja, ki vam in vaši skupini omogoča odzivanje na nenehno spreminjajočo se naravo poslovanja. Temelji na iterativnih delovnih zaporedjih, znanih tudi kot sprinti.

V središču vsakega agilnega vodenja projektov je delo. Skupine, ki so ves čas osredotočene na projekt, se lahko redno odzivajo na trenutne potrebe in po potrebi prilagodijo smer. Z upoštevanjem agilnega sloga se ustvarja tudi učinkovitejše, bolj trajnostno naravnano okolje, ki obenem nudi tudi več podpore in v katerem vsi lažje dosegajo najboljše rezultate.

Tako kot za vse, pa tudi za agilno metodo velja, da ni edina pot do uspeha. Agilna metoda vključuje možnosti, zato si oglejmo dve priljubljeni metodologiji – Scrum in Kanban – vi pa se boste odločili, katera je najboljša za vašo skupino. Poleg tega bomo raziskali še hibridni pristop k vodenju projektov, kjer se agilna metoda kombinira s kaskadno (ki je drugačna, bolj rigidna od agilnega na splošno).

Uporaba agilne metode Scrum

Agilna metoda Scrum je primerna za projekte, ki ustrezajo eno- do dvotedenskim sprintom. Agilna metoda Scrum vam in vaši skupini omogoča, da kadar koli v življenjskem ciklu projekta odgovornosti porazdelite med druge.

Skupine, ki uporabljajo metodo Scrum, sopo navadi majhne in vključujejo le tri standardne vloge:

  • Lastnik izdelka – ključna interesna skupina v okviru projektu določi vizijo projekta, upravlja nedokončana opravila, označi odvisnosti, opredeli prioritetne potrebe, predvideva potrebe stranke in deluje kot povezovalni člen med stranko in skupino.
  • Moderator za Scrum/vodja projekta – usmerja skupino in organizira srečanja, nadzira napredek in odpravlja morebitne ovire za dokončanje dela.
  • Skupina – posamezniki, ki sodelujejo, ali samo upravljavska skupina brez uradnega vodje. Skupina na osnovi svojega strokovnega znanja in virov stremi k doseganju ciljev projekta.

Agilna metoda Scrum je vitka, hitra in enostavna, vendar ni primerna za vsakogar ali za vsak projekt. Poglejmo si nekaj prednosti in slabosti:

Prednosti agilne metode Scrum

  • Ob doslednih povratnih informacijah, ki jih posredujejo stranka ali zainteresirane skupine, skupina bolje razume potrebe in jih po potrebi prilagodi
  • S skupno odgovornostjo skupine naredijo več v krajšem času
  • Če ima vsak svoj del odgovornosti, je motivacija vseh višja
  • Težave lahko izpostavite in rešujete med dnevnimi srečanji
  • Hiter razvoj omogoča hitro uresničevanje projektov

Slabosti agilne metodologije Scrum

  • Potrebna je skupina, ki je usposobljena, izkušena in predana
  • Zaradi kratkih rokov bo verjetno prišlo do zakasnitev, če kdo zboli ali zapusti podjetje sredi projekta
  • Zaradi nenehnih sprememb lahko prihaja do širjenja obsega ali zakasnitev · Načrtovanje dnevnih srečanj je lahko oteženo
  • Člani skupine, ki so vključeni v več projektov, lahko zamujajo s svojimi rezultati zaradi preskakovanja med prednostnimi nalogami.

Kaj je agilna metodologija Kanban?

Medtem ko je agilna metodologija Scrum primerna za kratke časovnice, pa agilna metodologija Kanban ni v ničemer odvisna od sprintov fiksne dolžine. To pa pomeni, da delo poteka neprekinjeno in da je takšna tudi dostava izdelka.

V teoriji na tabli agilne metodologije Kanban – ali na tabli z opravili – ni prikazana časovnica projekta ali opravila. Namesto tega je preprosto prikazan element in čas, ko bo izdelek dokončan. Do izdaje lahko pride, ne da bi čakali na mejnik.

Poleg tega tudi ni nobenih vlog. Nihče v skupini ni “moderator Kanban”, ki bi skrbel za nemoteno izvedbo. Namesto tega za tablo skrbijo vsi v skupini, ki se morajo znati hitro odzivati na spreminjajoče se prednostne naloge.

Struktura metodologije Kanban je ohlapnejša, kar lahko spodbudi sodelovanje ali pa ustvari kaos. Pomembno je imeti skupino, ki zna komunicirati, je predana delu in ne potrebuje spodbude od zunaj. Vsekakor si oglejte nekaj prednosti in slabosti metodologije Kanban, preden se odločite, ali je prava za vas.

Prednosti agilne metode Kanban

  • Tabla agilne metodologije Kanban strogo omeji količino dela v teku, zato se skupina lažje posveti tistemu, kar je pomembno
  • Nove elemente je mogoče dodati, kadar je zmogljivost na voljo (ne le, ko so vsa opravila dokončana)
  • Dnevna srečanja niso nujna
  • Člani skupine lahko s to metodologijo po potrebi spremenijo smer, ne da bi to vplivalo na časovnico
  • Ko je delo dokončano, ga je mogoče izkoristiti, kar zagotavlja neprekinjene izboljšave

Slabosti agilne metode Kanban

  • Brez časovnic člani skupine morda ne občutijo pritiska nujnosti ali potrebe, da je treba opravilo dokončati
  • Noben posameznik ni odgovoren za uresničevanje ciljev in najboljših praks skupine
  • Brez lastnika lahko table postanejo preveč komplicirane in zastarele, zaradi česar lahko pride do razvojnih težav in zmede

Hibridni pristop – agilna in kaskadna metodologija

Če zgolj uporaba agilne metodologije ni ustrezna za vaš projekt ali delovni slog, bi jo morda lahko kombinirali s kaskadnim modelom. Kaskadna metodologija je preprost seznam projektnih dejavnosti, razčlenjenih v linearne zaporedne faze. Vsaka faza je odvisna od rezultatov predhodne.

Kombinacija takšne tradicionalne kaskadne metodologije z mehanizmi povratnih informacij, vgrajenih v vodenje projekta z agilno metodo, lahko odkrijete težave že med razvojem in jih hitro rešite. Med nekaterimi scenariji, ki so lahko uporabni za hibridni pristop, so:

1. Imate kratek projekt z opredeljenimi izdelki in fiksnim proračunom. Uporabili boste strukturo kaskadnega modela ter hitrost in skupinsko delo, po katerem je znano agilno vodenje projektov. Takšen pristop vam omogoča, da razčlenite projekt v manjše dele, s čimer še spodbudite sodelovanje med skupino in stranko oz. zainteresiranimi skupinami ter, kar je najpomembnejše, ustvarite izdelek, ki izpolnjuje vse dane obljube.

2. Imate projekt, ki mora upoštevati širok nabor zainteresiranih skupin, ublažiti tveganja in ki ga morate dokončati v kratkem roku. Čeprav je agilna metodologija odlična za omejevanje tveganj in delo v okviru zastavljenih rokov, pa je kaskadni model pogosto najboljša rešitev za vključitev informacij ter povratnih informacij različnih zainteresiranih skupin – z uporabo hibride rešitve lahko enostavno zadovoljite obema potrebama.

Prednosti hibridnega pristopa

  • Ker načrtovanje poteka v skladu s kaskadno metodologijo, lahko skupina pridobi dragocene vpoglede v projekt’ne zahteve in ponudi natančnejše ocene za čas in stroške
  • Delo se odvija v majhnih, ponavljajočih se segmentih, zato je prilagajanje na spreminjajoče se potrebe in zahteve enostavno
  • Spodbuja sodelovanje med skupinami in zainteresiranimi skupinami
  • Omogoča fiksne roke in proračune

Slabosti hibridnega pristopa

  • Osebam, ki so vajene bolj fleksibilnega agilnega pristopa, se utegne zdeti omejevalen
  • Skupina mora biti predana sodelovanju
  • Zahteva usposobljenega projektnega vodjo za opredelitev in dodelitev sprintov
  • Preveliko število zainteresiranih skupin in sprememb lahko privede do prekoračitve proračuna in zamujenih rokov

Če povzamemo, ugotovimo, da je upravljanje projektov nujno in da velja tako za velike kot tudi majhne skupine, za obsežen projekt, ki bo trajal več mesecev, ali pa za manjšega, za katerega potrebujete le teden dni. Agilno upravljanje projekta ponuja prilagodljivost, zato lahko izberete tisto, ka’r je za projekt najboljše – od rešitev Scrum do tabel Kanban in dvomodelnega agilnega ter kaskadnega pristopa – in ponudite samo najboljše.

Začnite uporabljati Microsoft 365

To je Office, ki ga poznate, skupaj z orodji, ki omogočajo boljše sodelovanje, tako da lahko naredite več – kadar koli in kjer koli.

Kupite zdaj
Sorodna vsebina
Storilnost

5 načinov, s katerimi aplikacije za spletni koledar izboljšajo storilnost

Preberite več
Storilnost

Poskrbite, da bodo srečanja zanimivejša, z digitalnimi tablami.

Preberite več
Storilnost

5 načinov, kako lahko ankete povečajo sodelovanje v spletnih srečanjih

Preberite več
Storilnost

5 načinov za sodelovanje med oddaljenim delom

Preberite več

Poslovni vpogledi in zamisli ne vključujejo strokovnih člankov o davkih in finančnem svetovanju. Za dodatne informacije se obrnite na davčnega ali finančnega svetovalca.