5 razlogov za usklajevanje aplikacij v oblaku

Navedite poslovni izziv in verjetno obstaja aplikacija v oblaku – ali več aplikacij v oblaku – ki obljublja rešitev za izziv. Aplikacije v oblaku so bile pravo darilo za mala podjetja. Za upravljanje poslovnih procesov, kot so človeški viri, vodenje projektov, računovodstvo in upravljanje odnosov s strankami, vam ni treba vlagati v drago infrastrukturo. Z modelom, ki temelji na naročnini, lahko preprosto začnete z uporabo in plačate le tisto, kar uporabljate. Če pa niste previdni, privede preveč prekrivajočih se aplikacij do neučinkovitosti in naraščajočih stroškov.

Pri številnih poslovnih procesih lahko izbirate med rešitvami, ki so specializirane za določeno opravilo, in rešitvami, ki se nanašajo na celoviti proces ali več poslovnih potreb v podjetju. Včasih je aplikacija v fokusu pravi pristop, vendar je pomembno, da te prednosti primerjate s prednostmi ene usklajene rešitve.

1. Znižajte stroške za IT

Najpomembnejša prednost usklajevanja aplikacij je stroškovna učinkovitost. Čeprav so naročnine po navadi dejansko cenejše od gostovanja aplikacij na mestu uporabe, so z aplikacijami v oblaku povezani tudi stroški. Večina poslovnih aplikacij zaračunava mesečni znesek glede na število uporabnikov ali količino uporabljenega prostora za shranjevanje. Ti stroški se seštevajo, še posebej, če plačujete več kot eno aplikacijo s podobnimi funkcionalnostmi.

Prav tako je lahko upravljanje več naročnin težavno. Vsa podjetja ne uporabljajo iste metrike za določanje stroškov. Spremljanje plačane vsebine se zaplete, če različne skupine uporabljajo različne aplikacije. Z usklajevanjem obračunavanja boste pridobili boljši vpogled v to, kar vaše podjetje uporablja in kolikšno vrednost pridobite z aplikacijami v oblaku.

2. Opravite več

Poleg neposrednih stroškov, povezanih z naročninami, zmanjšuje uporaba preveč aplikacij storilnost. Podobno kot pri preklapljanju med opravki na splošno, zapravljate s preklapljanji med različnimi aplikacijami čas in hkrati prihaja do frustracij pri zaposlenih. Te izgubljene minute in ure se sčasoma nakopičijo – to je čas, ki bi ga vaši zaposleni lahko porabili za opravila z višjo vrednostjo. V nadaljevanju je na voljo nekaj primerov, kako lahko usklajevanje poskrbi, da je delo učinkovitejše:

• Ena aplikacija za klepete, klice in srečanja omogoča zaposlenim, da hitro preklapljajo med komunikacijskimi načini. Če člani skupine npr. ugotovijo, da s klepetom ne odpravijo težave, lahko začnejo srečanje z vsemi udeleženci klepeta s klikom gumba.
• Pri delu na enem projektu bodo vaši zaposleni morda morali komunicirati s sodelavcem, nato sodelovati v dokumentu in nato pregledati urnik projekta – vse v nekaj urah. Dokončanje teh opravil je veliko preprostejše, če so vse aplikacije dostopne na eni platformi, npr. Microsoft Teams.
• Če so informacije na voljo na eni platformi, zaposleni ne bodo izgubljali časa z odpiranjem več različnih aplikacij, da bi našli tisto, kar iščejo.

3. Poenostavite tehnologijo

Aplikacije v oblaku je mogoče preprosteje nastaviti kot rešitve na mestu uporabe, vendar to ne pomeni, da ne vključujejo težav. Nekdo – po navadi član ekipe za IT – jih mora vzdrževati. To lahko vključuje dodajanje in odstranjevanje uporabnikov iz aplikacij, ko se njihove vloge v vašem podjetju spremenijo, integracijo aplikacij v druge sisteme, kot je rešitev za upravljanje dostopa do identitet, in odpravljanje težav, ki jih imajo vaši zaposleni s programsko opremo.

Z manj aplikacijami, za katere je treba zagotavljati podporo, boste članom skupine za IT omogočili, da več časa posvetijo večjim pobudam, ki bodo omogočile napredek vašega podjetja.

4. Dostopajte do boljših vpogledov

Podatki so eno od najboljših sredstev vašega podjetja. Za razumevanje, kdo so vaše najboljše stranke, odkrivanje prodajnih trendov in ostajanje na tekočem na področju proizvodnih izzivov potrebujete analizo podatkov. Če pa so podatki strank, finančne informacije in načrtovanje projektov razdeljeni na več aplikacij, boste morda spregledali pomembne vpoglede.

Z usklajevanjem aplikacij v eno samo rešitev ali zbirko dobro integriranih orodij za poslovno obveščanje lahko uporabniki lažje analizirajo podatke v celotnem podjetju in pridobijo ključne vpoglede, s katerimi lahko sprejemate pametnejše odločitve. Če ima na primer vaša skupina preprost dostop do podatkov strank na vseh stičnih točkah življenjskega cikla stranke, lahko predvideva potrebe stranke in zagotovi boljšo storitev. Če podatke o prodaji povežete s podatki o izkoristku zaposlenih, boste morda lažje razumeli, kako ste lahko učinkovitejši pri uporabi svojih virov. Poleg tega številne platforme vsebujejo pomembne metrike, ki jih lahko na kratko pregledate.

5. Okrepite varnost

V dandanašnjem svetu je vsaka naprava, uporabniški račun in aplikacija potencialni vhod za akterje s slabimi nameni, ki želijo ukrasti podatke ali kakor koli drugače ovirati vaše poslovanje. Če uporabljate aplikacije več različnih ponudnikov, obstaja večje tveganje za kršitev varnosti, saj veliko ljudi znova uporabi isto geslo v več računih. Če je ogrožen en račun, lahko napadalci te informacije uporabijo za dostop do drugih računov, vključno z omrežjem podjetja.

Če zmanjšate število aplikacij, ki jih vaša skupina uporablja, poenostavite varnost. Ko zaposleni za dostop do več aplikacij uporabljajo en račun, lahko uporabite enake varnostne nadzore v vseh njihovih aplikacijah. In če je treba spremljati manj aplikacij, obstaja večja verjetnost, da boste opazili varnostne dogodke, preden povzročijo pravo škodo v vašem podjetju.

Kako naj veste, ali imate preveč aplikacij

Številne aplikacije v oblaku lahko preprosto najdete in uporabljate. Pravzaprav morda ne poznate vseh aplikacij, ki jih vaše podjetje uporablja. Vendar, tudi če ste bili pri izbiri aplikacij za svoje podjetje zelo pozorni, so kljub temu morda na voljo priložnosti za uskladitev. Nekaj kazalnikov, ki kažejo, ali vaše podjetje uporablja preveč aplikacij:

• Oddelki ali projektne skupine uporabljajo različne aplikacije, ki imajo podobne funkcije. Vaša trženjska skupina da npr. v skupno uporabo datoteke z aplikacijo Microsoft OneDrive, vaša razvojna ekipa pa uporablja Box.
• Člani skupine morajo prenesti podatke iz enega sistema in jih naložiti v drugega, da opravijo delo. Prodaja mora npr. uvoziti informacije o strankah iz orodja za sledenje prodaje v orodje za vodenje projekta, ko zaključite prodajo.
• Pomembne informacije so razpršene v več različnih orodjih, zato morajo zaposleni iskati podatke v več aplikacijah, da najdejo tisto, kar potrebujejo.
• Zaradi pomanjkanja vidljivosti v podjetju je težko povezati dogodke, ki se odvijajo v projektih, virih in prihodkih.

Aplikacije v oblaku pomagajo vam in vaši skupini pri delu kjer koli. Vendar lahko preveč aplikacij tudi zmanjša vašo učinkovitost. Če želite izboljšati varnost, storilnost in upravljanje stroškov, si oglejte celovite rešitve, da ugotovite, ali obstajajo priložnosti za zmanjšanje števila aplikacij, ki jih vaša skupina uporablja vsak dan. Ali pa pridobite podrobnejšo analizo morebitnih prihrankov pri stroških pri usklajevanju aplikacij in izvedite samooceno, da ugotovite, ali je poenostavitev ekosistema aplikacij primerna za vaše podjetje.